Software voor een kleine VME: wat u echt nodig hebt, van 2 tot 20 kavels

Wat de wet eist, ook met 4 kavels

Een huis dat in drie appartementen is opgesplitst en aan drie gezinnen is verkocht, is een mede-eigendom in de zin van het Burgerlijk Wetboek, net als een blok van 150 woningen: de regeling geldt zodra een gebouw is verdeeld in kavels die elk een privatief deel en een aandeel in de gemeenschappelijke delen bevatten (art. 3.84, lid 1), en die artikelen zijn van dwingend recht. Alle details staan in Kleine VME van 2 tot 5 kavels. Dit blijft verplicht, hoeveel kavels er ook zijn:

• Een syndicus, vrijwillig of niet, met een schriftelijk contract ook als het mandaat gratis is, voor hoogstens drie jaar (art. 3.89, § 1). De wet kent geen mede-eigendom zonder syndicus.
• Elk jaar een algemene vergadering, minstens vijftien dagen vooraf bijeengeroepen, die de rekeningen goedkeurt, de begroting stemt en de syndicus kwijting geeft (art. 3.87, § 2 en § 3).
• Een verslag, opgesteld tijdens de vergadering en vóór het einde van de zitting ondertekend door de voorzitter, de secretaris en de nog aanwezige mede-eigenaars (art. 3.87, § 10). Zonder verslag bestaan de beslissingen niet, en de notaris vraagt de verslagen van de laatste drie jaar op zodra een kavel wordt verkocht. Zie Het verslag van de algemene vergadering.
• Twee bankrekeningen op naam van de vereniging, één voor het werkkapitaal en één voor het reservekapitaal, nooit de persoonlijke rekening van wie het beheer doet (art. 3.86, § 3).
• Een reservekapitaal (reservefonds) dat elk jaar met minstens 5 % van de gewone gemeenschappelijke lasten van het vorige boekjaar wordt aangevuld, tenzij de vergadering daar met een vierdevijfdemeerderheid van afziet (art. 3.86, § 3). Zie Het reservekapitaal.
• Een jaarafrekening: de rekeningen die aan de vergadering worden voorgelegd, tonen de ontvangsten en uitgaven, de thesaurie, de twee fondsen en het saldo van elke mede-eigenaar (art. 3.89, § 5, 15°). Zie De afrekening van de gemeenschappelijke lasten.
• Een commissaris van de rekeningen, elk jaar aangesteld, mede-eigenaar of niet, die het werk van de syndicus nakijkt (art. 3.91). Met twee kavels: de ene is syndicus, de andere commissaris.

Wat de wet onder 20 kavels versoepelt

De drempel is overal dezelfde: twintig kavels, kelders, garages en parkeerplaatsen niet meegeteld. Vier appartementen, vier kelders en twee garages zijn vier kavels. Daaronder:

• De boekhouding mag vereenvoudigd zijn (art. 3.89, § 5, 15°). Ze moet wel de ontvangsten en uitgaven, de thesaurie, het bedrag van het werkkapitaal en van het reservekapitaal, en de vorderingen en schulden tegenover elke mede-eigenaar weergeven. Het minimum genormaliseerd rekeningenstelsel van het koninklijk besluit van 12 juli 2012 geldt pas vanaf twintig kavels. Zie De boekhouding van de VME.
• De raad van mede-eigendom is facultatief (art. 3.90, § 1); de vergadering kan er een oprichten, maar met drie of vijf mede-eigenaars speelt ze die rol al zelf. Zie Raad van mede-eigendom en commissaris van de rekeningen.

Dat is alles. Begroting, jaarlijkse evaluatie van de contracten, mededinging: de andere taken van de syndicus (art. 3.89, § 5) gelden volledig, met 4 kavels zoals met 40. Een ‘vereenvoudigde boekhouding’ is geen rekeninguittreksel: elke verrichting krijgt een categorie en elke betaling wordt aan de juiste kavel toegewezen.

Wat elk kwartaal tijd kost voor een vrijwilliger

Het werk krimpt niet met het aantal kavels. In een gebouw van 4 tot 20 kavels komen voor de vrijwillige syndicus elk kwartaal dezelfde drie avonden terug:

• Het rekeninguittreksel indelen. Elke lijn van het uittreksel overtikken in een rekenblad, met haar categorie (water, lift, verzekering) en haar verdeelsleutel.
• De betalingen afpunten. Vrije mededelingen (‘Janssens 3de verdieping 2de kwartaal’) ontcijferen om te weten welke kavel welke provisieaanvraag heeft betaald, en wie achterloopt.
• Herinneren. Een e-mail per laattijdige betaler, met het exacte verschuldigde bedrag dat opnieuw berekend moet worden; en na een tijd een ingebrekestelling die geschreven moet worden.

En één keer per jaar: de afrekening kavel per kavel, de oproeping vijftien dagen vooraf, het verslag op de avond van de vergadering met de meerderheden die met de hand worden herrekend.

Wat Syndo doet voor een gebouw van 4 tot 20 kavels

Syndo is software voor de vrijwillige (niet-professionele) syndicus in België. Het vraagt u niet om een boekhouding te voeren: het voert ze zelf op basis van uw rekeninguittreksels, in drie stappen per kwartaal.

1. OpladenDe uittreksels van uw bank (CSV-export of CODA-bestanden), welke bank het ook is: de verrichtingen komen erbij zonder iets over te tikken. De basisakte en de laatste afrekening: kavels, aandelen en mede-eigenaars worden ingelezen en daarna door u nagekeken. Nooit uw bankcodes.
2. ValiderenEerst uw regels, daarna de AI: voor elke verrichting komt er een voorstel van categorie en verdeelsleutel. U valideert ze een voor een, de zekere in één keer, of alles samen na bevestiging; een correctie wordt een nieuwe regel.
3. VersturenDe provisieaanvragen volgens de aandelen, één pdf per mede-eigenaar met QR-code en gestructureerde mededeling. Achterstallen worden vanaf de vervaldag opgespoord en de herinneringen staan klaar, pas verstuurd na uw akkoord.

De rest van het jaar: de oproeping van de algemene vergadering (termijn van vijftien dagen berekend, kanaal per mede-eigenaar gecontroleerd), het verslag dat tijdens de vergadering wordt geschreven op basis van de aanwezigheden en de stemmingen en ter plaatse wordt ondertekend, de wateropnames ingevoerd en verdeeld, de afrekening van de collectieve verwarming gecontroleerd, het reservekapitaal apart opgevolgd met het minimum van 5 % elk jaar berekend. De boekhouding is de vereenvoudigde boekhouding die onder 20 kavels is toegestaan, met elk bedrag gekoppeld aan zijn bewijsstuk.

De applicatie is voorlopig alleen in het Frans beschikbaar; de Nederlandse versie is in voorbereiding. Tot de commerciële lancering wordt er niets verkocht: bij de lancering 30 dagen gratis proberen, zonder kredietkaart.

De prijs voor uw gebouw

Eén prijs per kavel: € 4 per kavel per maand in de jaarformule (€ 48 per kavel per jaar, in één keer betaald), of € 5 per kavel per maand in de maandformule, zonder verbintenis. Btw inbegrepen, geen opstartkosten, geen aanrekening per handeling.

Voor een gebouw van 4 kavels komt dat op € 192 per jaar voor de vereniging. Om met andere software te vergelijken: zie Syndicussoftware vergelijken.

Veelgestelde vragen

Lees ook in de gids