Vrijwillige syndicus worden in België: het logboek van de eerste twaalf maanden

Voor u ja zegt: vier vragen aan uzelf

De buur van de tweede verdieping wil er niet meer voor zorgen, of het syndicuskantoor heeft opgezegd, en iedereen kijkt naar u. Neem een week bedenktijd voor u ja zegt.

Weet ik wat ik onderteken? Een niet-professionele syndicus heeft dezelfde verplichtingen als een syndicuskantoor: de zestien taken van artikel 3.89, § 5, die u uitgelegd vindt in de taken van de syndicus. Wat niet bij uw taak hoort, leest u in wat doet een syndicus niet. Twijfelt u, lees dan eerst professionele of vrijwillige syndicus.

Hoe staan de rekeningen ervoor? Vraag de laatste jaarafrekening, het saldo van de twee rekeningen van de VME en de lijst van achterstallen. Een gebouw met € 4.000 onbetaalde lasten en geen reserve is geen reden om te weigeren, wel een reden om het de algemene vergadering te zeggen voor u aanvaardt.

Heb ik twee tot vier uur per maand, ook in augustus? Een lek kiest zijn moment niet.

Wie neemt het over als ik stop? Het gebouw blijft niet zonder syndicus: de algemene vergadering stelt een ander aan, of de vrederechter doet het op verzoek van een mede-eigenaar (art. 3.89, § 1). Kijk nu al uit naar een mogelijke opvolger.

Dag 1: de algemene vergadering die u aanstelt

Over de aanstelling stemt de algemene vergadering, bij volstrekte meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars (art. 3.87, § 8), over een punt dat op de agenda stond van een oproeping die minstens vijftien dagen voor de vergadering is verstuurd (art. 3.87, § 3). Is er helemaal geen syndicus? Wie de vergadering dan mag bijeenroepen, leest u in van syndicus veranderen.

Drie zaken moeten uit die vergadering komen en in het verslag staan:

1. Een schriftelijk contract. De wet eist het, ook voor een kosteloos mandaat: het beschrijft wat inbegrepen is en wat extra zou worden aangerekend (art. 3.89, § 1). Voor een vrijwilliger volstaat één bladzijde: naam, data, duur, ‘mandaat kosteloos uitgeoefend’ of het bedrag van de vergoeding, terugbetaling van kosten op bewijsstukken.
2. Een duur. Hoogstens drie jaar, en geen stilzwijgende verlenging: verlengen vraagt een uitdrukkelijke stemming van de algemene vergadering (art. 3.89, § 1). Ik raad een eerste mandaat van één jaar aan: na de eerste afrekening weet u of u doorgaat.
3. De beslissing over de verzekering. Bij een kosteloos mandaat is de premie van de aansprakelijkheidsverzekering van de syndicus een last van de vereniging (art. 3.89, § 5, 8°): laat er dezelfde dag over stemmen.

Twee regels tijdens de vergadering: u mag geen volmacht van een andere mede-eigenaar aannemen (art. 3.87, § 7), en u stemt niet mee over wat uw eigen opdracht betreft, zoals uw aanstelling of uw kwijting (art. 3.87, § 9). Vraag de vorige syndicus, nu iedereen aanwezig is, op welke datum hij het dossier overdraagt, en laat die datum in het verslag opnemen.

Week 1: aanplakken, KBO, rekening, verzekering

Aanplakken in de inkomhal (acht dagen)

Plak binnen acht dagen na het begin van uw opdracht een uittreksel van uw aanstelling aan in de inkomhal, onuitwisbaar en permanent leesbaar: datum van de aanstelling, naam, voornamen, beroep, woonplaats, een manier om u onverwijld te bereiken, en de plaats waar het reglement van interne orde (RIO) en het register van de beslissingen kunnen worden ingekeken (art. 3.89, § 2). Een A4 achter plexiglas volstaat.

Het ondernemingsnummer van de VME

De vereniging heeft een ondernemingsnummer, dat op al haar documenten staat (art. 3.86, § 1). Controleer het op de openbare website van de KBO (kbopub.economie.fgov.be) door op adres te zoeken. Vindt u niets, dan beschrijft Homegrade drie wegen: de notaris van de basisakte (betalend), een ondernemingsloket (betalend) of uzelf. In dat laatste geval stuurt u een e-mail naar het kantoor Rechtszekerheid van de FOD Financiën waaronder de gemeente valt, met de ingescande basisakte als bijlage: kosteloos, twee tot vier weken.

De inschrijving van uw mandaat in de KBO

Sinds 1 april 2017 wordt het mandaat van de syndicus, professioneel of niet, in de KBO ingeschreven onder het nummer van de VME (art. 3.89, § 3, en koninklijk besluit van 15 maart 2017). Een erkend ondernemingsloket doet dat met het KBO-nummer van de vereniging, het uittreksel uit het verslag waarin u bent aangesteld en uw rijksregisternummer. Het inschrijvingsrecht, vastgelegd in het koninklijk besluit van 28 mei 2003 en elk jaar geïndexeerd, is overal hetzelfde: € 111,50 per inschrijving of wijziging (tarief 2026 van de ondernemingsloketten, te bevestigen bij het loket), te betalen door de VME. Het einde van het mandaat van uw voorganger wordt als wijziging aangegeven, binnen dezelfde termijnen (koninklijk besluit van 15 maart 2017); naargelang van het loket zit dat in de vervanging inbegrepen of wordt het apart aangerekend.

Het Burgerlijk Wetboek bestraft een niet-ingeschreven mandaat niet. Een wetsvoorstel van augustus 2024 (DOC 56 0210) wil dat veranderen: aanvankelijk een geldboete van € 26 tot € 10.000, na de amendementen van 2025 sancties die de Koning bepaalt, met een voorafgaande waarschuwing als de syndicus een mede-eigenaar is. De beoogde inwerkingtreding is 1 januari 2027. Op 6 november 2026 vonden we geen aanneming in de plenaire vergadering en geen publicatie in het Belgisch Staatsblad: de sanctie zou dus nog niet van kracht zijn. Schrijf u toch in de eerste week in.

De rekening op naam van de VME

Het geld van de vereniging staat op rekeningen op haar naam, met werkkapitaal en reservekapitaal gescheiden (art. 3.86, § 3). Nooit op uw eigen rekening, ook niet ‘in afwachting van’. Bestaan de rekeningen al, laat u dan als gevolmachtigde toevoegen in de plaats van de vorige syndicus: de bank zal het verslag van uw aanstelling vragen, uw identiteitskaart en vaak het bewijs van inschrijving in de KBO. Kosten: van nul tot een tiental euro per maand, naargelang van de bank (schatting op basis van de openbare tarieven, na te kijken).

De aansprakelijkheidsverzekering

Sluit voor de VME, en op haar kosten als u vrijwilliger bent, een BA-verzekering ‘syndicus’ of ‘mandataris van een VME’ af (art. 3.89, § 5, 8°), en bewaar het attest. Reken op enkele tientallen tot iets meer dan honderd euro per jaar voor een klein gebouw (schatting, vraag twee offertes). Kijk meteen ook de brandverzekering van het gebouw na: de verzekeringen van de VME.

Maand 1 tot 3: het dossier van de vorige syndicus overnemen

Uw voorganger heeft dertig dagen na het einde van zijn mandaat om u het volledige dossier te bezorgen, boekhouding en activa inbegrepen, met de lopende schadegevallen en de historiek van de rekeningen (art. 3.89, § 5, 7°). Teken geen ontvangstbewijs ‘volledig dossier’ zonder alles te hebben nagelopen: basisakte en reglement van mede-eigendom met hun wijzigingen, reglement van interne orde en register van de beslissingen (die binden u, art. 3.93), lijst van de mede-eigenaars, boekhouding van de laatste drie boekjaren met afrekeningen en rekeninguittreksels, lopende contracten, keuringsverslagen, postinterventiedossier (art. 3.89, § 5, 10°), openstaande schadegevallen of geschillen. Zes maanden later, als de afrekening niet klopt, heeft de vorige syndicus zijn kwijting al.

De eerste maand leest u de basisakte (aandelen, verdeling van de lasten) en de laatste afrekening (wat elke kavel betaald heeft en nog moet betalen). De twee volgende maanden punt u de boekhouding af tegen de rekeninguittreksels, lijn per lijn. Een onverklaard verschil meldt u meteen schriftelijk aan de vorige syndicus, niet pas wanneer hij kwijting moet krijgen.

Maand 4 tot 6: de eerste provisieaanvragen en de eerste facturen

Werd er een begroting goedgekeurd, dan is de provisieaanvraag van het kwartaal er een vierde van, verdeeld volgens de aandelen of de verdeelsleutels van het reglement, plus het deel voor het reservekapitaal, dat op elke provisieaanvraag vermeld staat (art. 3.86, § 3). Is er geen begroting, ga dan door met de provisies van de laatste algemene vergadering en bereid er een voor uw eigen vergadering voor: de begroting van de VME.

In dit kwartaal wordt ook het ritme van het gebouw zichtbaar: de elektriciteit van de gemeenschappelijke delen om de twee maanden, het onderhoud van de verwarmingsketel in het najaar. Elke factuur wordt betaald van de rekening van de VME en blijft gekoppeld aan haar bewijsstuk. Onder twintig kavels (kelders, garages en parkeerplaatsen niet meegeteld) volstaat een vereenvoudigde boekhouding die minstens de ontvangsten en uitgaven weergeeft (art. 3.89, § 5, 15°): de boekhouding van de VME.

Een mede-eigenaar die op de vervaldag niet betaald heeft, krijgt binnen vijftien dagen een schriftelijke herinnering. Niet later: het mandaat waarin men ‘het even laat passeren’, eindigt met een kavel die € 2.000 achterstal heeft.

Maand 7 tot 9: uw eerste algemene vergadering voorbereiden

Uw reglement van interne orde legt de jaarlijkse periode van vijftien dagen vast waarin de gewone algemene vergadering plaatsvindt (art. 3.85, § 3), en binnen die periode houdt u ze (art. 3.87, § 2). Tel terug: drie weken voor die periode is de uiterste datum voor de punten die de mede-eigenaars op de agenda willen (art. 3.87, § 3), en die herinnert u hen een maand vooraf; minstens vijftien dagen voor de vergadering vertrekt de oproeping, aangetekend of via een ander middel dat schriftelijk aanvaard is (art. 3.87, § 3). Op de dag zelf moet het quorum van artikel 3.87, § 5, bereikt zijn, en het verslag dat aan het einde van de vergadering wordt ondertekend, gaat binnen dertig dagen naar iedereen (art. 3.87, § 10 en § 12).

Op de agenda staan minstens: de rekeningen en de afrekening, de kwijting van de vorige syndicus en die van uzelf, de twee begrotingen (art. 3.89, § 5, 16°), de aanstelling van de commissaris van de rekeningen (art. 3.91), en uw verzekering als daarover nog niet gestemd is. Inhoud van de oproeping, quorum en model: een algemene vergadering van de VME bijeenroepen.

Maand 10 tot 12: de eerste afrekening

De jaarafrekening is het moment waarop een vrijwillige syndicus zichzelf beoordeelt: de uitgaven van het boekjaar, verdeeld over de kavels volgens de sleutels van het reglement en vergeleken met de provisies die elke eigenaar betaald heeft, met per kavel een saldo als resultaat. Om te kloppen heeft elke uitgave een bewijsstuk, elk bewijsstuk een sleutel, en is het verdeelde totaal tot op de cent gelijk aan het totaal van de uitgaven. Uittreksels afgepunt vanaf het eerste kwartaal: één weekend. Anders vier.

Voeg ze bij de oproeping, samen met de volgende begroting. Vergeet de reserve niet: de jaarlijkse bijdrage aan het reservekapitaal mag niet lager zijn dan 5 % van het totaal van de gewone gemeenschappelijke lasten van het voorgaande boekjaar, tenzij de algemene vergadering met een vierdevijfdemeerderheid anders beslist (art. 3.86, § 3). Zie het reservefonds.

Hoeveel tijd per maand, en mag u een vergoeding krijgen

Voor een gebouw van vier tot tien kavels zonder werken rekent u op twee tot vier uur per maand: facturen betalen en klasseren, de rekening afpunten, op twee of drie berichten antwoorden (grootteorde, geen officieel cijfer). Tel daar per jaar een dag bij voor de algemene vergadering en een of twee dagen voor de afrekening en de begroting. Een schadegeval, een werf of de verkoop van een kavel (antwoord aan de notaris binnen vijftien en daarna dertig dagen, art. 3.94) kost telkens enkele uren. Het eerste jaar telt dubbel.

Over het geld laat de wet de algemene vergadering beslissen. Kosteloos of bezoldigd mandaat; in het tweede geval staat het bedrag in het schriftelijke contract, en een dienst die niet in het contract staat, wordt alleen betaald met het akkoord van de algemene vergadering (art. 3.89, § 1). In kleine gebouwen ziet u twee formules: kosteloos met terugbetaling van de kosten op bewijsstukken, of een forfaitaire jaarlijkse vergoeding. Krijgt u een vergoeding, dan kan de algemene vergadering u vragen de verzekering zelf te betalen.

De startchecklist, met de kosten

De twee meest gemaakte fouten in het eerste mandaat

Geld van het gebouw voorschieten. De loodgieter van uw eigen rekening betalen ‘omdat het sneller gaat’ en het daarna terugnemen. Elke omweg via een privérekening breekt het spoor tussen de uitgave en het bewijsstuk, en dat is precies waar een commissaris van de rekeningen eerst naar kijkt. Alles gaat via de rekening van de VME (art. 3.86, § 3), ook € 40.

De eerste algemene vergadering laten liggen. Niemand vraagt ernaar, en de periode uit het reglement verstrijkt zonder oproeping. Een vergadering die buiten de periode wordt gehouden, of die tien dagen vooraf wordt bijeengeroepen, loopt het risico dat de vrederechter haar beslissingen vernietigt. Noteer de periode in uw agenda op de dag dat u het reglement van interne orde krijgt.

Veelgestelde vragen