Het verslag van de algemene vergadering van de VME: het stuk dat u beschermt bij de vrederechter

Een maandag in maart, vier maanden na de vergadering

Een VME met acht kavels en 1.000 aandelen. In november stemt ze over de renovatie van het dak: € 38.000. De mede-eigenaar van de tweede verdieping, die avond afwezig, krijgt het verslag en vindt de rekening gepeperd. In maart, enkele dagen voor het einde van de termijn, stapt hij naar de vrederechter. Quorum niet gehaald, zegt hij, tweederdemeerderheid niet behaald, punt dat niet op de agenda stond.

De rechter herbeleeft de vergadering niet. Hij leest het verslag. ‘Aanwezig: 6 kavels’, zonder aandelen: hij weet niet of het quorum gehaald was. ‘Goedgekeurd bij meerderheid’: welke meerderheid, op welke basis? ‘Varia: dak’: de beslissing valt. In alle drie de gevallen verliest de VME, niet omdat de beslissing slecht was, maar omdat niemand nog kan bewijzen dat ze correct is genomen.

Een verslag van de algemene vergadering van een VME is geen samenvatting. Het is een bewijsstuk. De rest van dit artikel volgt daaruit.

Zes vragen die de rechter aan het verslag van de algemene vergadering stelt

Een beslissing van de algemene vergadering kan worden vernietigd als ze onregelmatig, bedrieglijk of onrechtmatig is en de eiser persoonlijk nadeel berokkent (art. 3.92, § 3). Onregelmatigheid is de grond die het vaakst wordt aangevoerd, en het verslag bewijst ze of sluit ze uit.

Een verslag hoeft niet lang te zijn. Wie er niet bij was, moet elke berekening kunnen overdoen.

Vier maanden om aan te vechten, en wat het verslag aan de afloop verandert

Elke mede-eigenaar kan een onregelmatige, bedrieglijke of onrechtmatige beslissing die hem persoonlijk nadeel berokkent, laten vernietigen of wijzigen (art. 3.92, § 3). Hij heeft daarvoor vier maanden, te rekenen vanaf de dag van de vergadering, bij de vrederechter (Gerechtelijk Wetboek, art. 591). De dag waarop hij het verslag ontvangt, verandert niets aan dat vertrekpunt. De procedure staat in Een beslissing van de AV aanvechten en De vrederechter en de mede-eigendom.

Voor de VME sluit een nauwkeurig verslag eerst de gronden van onregelmatigheid af: quorum in cijfers, volmachtdragers bij naam, punt overgenomen uit de oproeping, meerderheid berekend op de juiste basis. Daarna legt het vast wie belang heeft om te procederen. Een mede-eigenaar die voor stemde, zal moeilijk een nadeel aantonen uit een beslissing die hij zelf heeft goedgekeurd. Het verslag zegt hoe hij stemde; daarom eist de wet de namen van wie tegenstemde en wie zich onthield. Ten slotte dateert het alles: de vergadering voor de vier maanden, de opname in het register en de verzending voor de dertig dagen.

Een correct verslag redt geen onrechtmatige beslissing. Maar het brengt het debat terug naar de grond van de zaak, waar de vergadering een goede kans heeft gelijk te hebben gehad.

Wat in het verslag moet staan, regel per regel

Het Burgerlijk Wetboek eist uitdrukkelijk maar drie dingen (art. 3.87, § 10): de beslissingen, de behaalde meerderheden en de namen van wie tegenstemde of zich onthield. De rest volgt uit wat de rechter zal moeten nagaan.

De hoofding

Naam van de VME, adres, ondernemingsnummer (KBO), datum, uur van opening en plaats. Vermeld of het om de gewone algemene vergadering gaat, om een buitengewone, of om een tweede vergadering die bijeengeroepen is omdat het quorum niet gehaald werd en die beraadslaagt ongeacht het aantal aanwezigen (art. 3.87, § 5).

Aanwezigheden en quorum

Per kavel: de naam van de mede-eigenaar, zijn aandelen (de bekende duizendsten), aanwezig, vertegenwoordigd (door wie) of afwezig. Een kavel in onverdeeldheid of met gesplitste rechten (vruchtgebruik, erfpacht, opstal, gebruik, bewoning) heeft maar één gemeenschappelijke lasthebber, die de betrokkenen aanwijzen en schriftelijk aan de syndicus meedelen. Zolang die niet is aangewezen, neemt de kavel niet deel aan de beraadslagingen (art. 3.87, § 1). Daarna het totaal van de aanwezige of vertegenwoordigde aandelen en de vaststelling van het quorum (art. 3.87, § 5): meer dan de helft van de mede-eigenaars met samen minstens de helft van de aandelen, of aanwezigen met samen meer dan drie vierde van de aandelen. Over volmachtdragers en hun grenzen leest u meer in Volmachten in de AV.

Het bureau

Voorzitter en secretaris. Voorzag de oproeping in online deelname, dan vermeldt het verslag wie in de zaal zat en wie via het scherm deelnam (zie De AV op afstand).

Elk punt, in de volgorde van de oproeping

Per punt: het nummer en de titel uit de oproeping, dan de tekst van de beslissing. Vervolgens de vereiste meerderheid (volstrekte meerderheid, twee derde, vier vijfden of eenparigheid volgens art. 3.88, § 1 en § 3), de stemmen voor, tegen en de onthoudingen in aandelen, en ten slotte de namen van wie tegenstemde of zich onthield. Onder ‘varia’ wordt niets beslist: dat punt stond niet op de agenda. Sluit af met het uur van sluiting en de vermelding dat het verslag is voorgelezen.

De berekening van de meerderheid

Beslissingen worden genomen met volstrekte meerderheid van de stemmen van de mede-eigenaars die op het ogenblik van de stemming aanwezig of vertegenwoordigd zijn (art. 3.87, § 8). Onthoudingen, ongeldige en blanco stemmen tellen niet als uitgebrachte stemmen. Neem het dak opnieuw: 740 aandelen aanwezig of vertegenwoordigd, 440 voor, 160 tegen, 140 onthoudingen. Uitgebrachte stemmen: 600; twee derde: 400; goedgekeurd. Met de onthoudingen in de basis is twee derde van 740 gelijk aan 494: verworpen. Het verslag vermeldt dus de gebruikte basis. De tool Welke meerderheid voor welke beslissing? geeft de drempel en het resultaat.

Wie niet mag stemmen

Wie door de VME gemachtigd of tewerkgesteld is, of haar onder een ander contract diensten levert, neemt niet deel aan de beraadslaging en de stemming over de opdracht die hem is toevertrouwd (art. 3.87, § 9). Niet persoonlijk en niet bij volmacht. Bij het punt ‘kwijting aan de syndicus’ vermeldt het verslag dat de syndicus-mede-eigenaar niet heeft gestemd en geeft het de basis zonder zijn aandelen. Werden de stemmen van een volmachtdrager beperkt (art. 3.87, § 7), schrijf het dan op.

Opstellen, voorlezen, ondertekenen: alles gebeurt voor iedereen naar huis gaat

De wet legt de volgorde vast. De syndicus stelt het verslag van de beslissingen op; aan het einde van de zitting en na lezing ondertekenen de voorzitter, de secretaris die bij de opening is aangewezen en elke mede-eigenaar die nog in de zaal is, of zijn volmachtdrager (art. 3.87, § 10). Opstellen, voorlezen, ondertekenen, in die volgorde en dezelfde avond: daaraan ontleent het document zijn waarde. Over een verslag dat de dag nadien uit het geheugen wordt uitgetikt, kan regel per regel worden gediscussieerd.

Kom dus met een kant-en-klaar geraamte: hoofding, kavels en aandelen, agendapunten met de vereiste meerderheid naast elk punt. Tijdens de vergadering hoeft u alleen nog de aanwezigen aan te vinken, de volmachtdragers te noteren, de stemmen te tellen en elke beslissing uit te schrijven. Voor acht kavels lukt dat binnen de tijd van de vergadering.

De voorzitter is een mede-eigenaar (art. 3.87, § 5). De secretaris wordt bij de opening aangewezen, en de wet zegt niet wie dat moet zijn; in een klein gebouw is het vaak de syndicus. Bent u syndicus en mede-eigenaar, neem dan het secretariaat en laat het voorzitterschap aan iemand anders: de voorzitter ondertekent een verslag dat de VME tegenover de syndicus bindt.

Wie ondertekent

Wie vóór het einde vertrokken is, ondertekent niet, en zijn vertrek maakt niets ongeldig: noteer het uur, zodat u weet aan welke stemmingen hij heeft deelgenomen. Een mede-eigenaar die tegenstemde, ondertekent ook; hij bevestigt de inhoud, niet zijn akkoord. Weigert hij, schrijf die weigering dan op in plaats van een lege plek te laten.

Wat een elektronische handtekening of een handtekening per sms waard is

Boek 3 zegt niets over de vorm van de handtekening; het antwoord staat in boek 8 van het Burgerlijk Wetboek, over het bewijs. Een handtekening is een teken of een opeenvolging van tekens, aangebracht met de hand, elektronisch of via ieder ander procedé, waarmee een persoon zich identificeert en zijn wil te kennen geeft (art. 8.1, 2°). De elektronische handtekening is die welke de Europese eIDAS-verordening definieert, van de eenvoudigste tot de gekwalificeerde (art. 8.1, 3°; verordening (EU) nr. 910/2014, art. 3, punten 10 tot 12). Die verordening stelt twee regels (art. 25). De gekwalificeerde handtekening, bijvoorbeeld met de elektronische identiteitskaart, heeft dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening. Een eenvoudigere handtekening mag niet worden geweigerd louter omdat ze elektronisch is of niet gekwalificeerd.

Een code die per sms naar het bekende gsm-nummer van de mede-eigenaar wordt gestuurd, tijdens de vergadering wordt ingegeven, van een tijdstempel is voorzien en aan de exacte tekst van het verslag is gekoppeld, valt in die tweede categorie. Ontvankelijk dus, maar niet van rechtswege gelijkgesteld met een handgeschreven handtekening. De rechter oordeelt, op basis van het bewaarde spoor, of ze de ondertekenaar echt identificeert. Bewaar dat spoor (nummer, uur, hash van het document) bij het verslag; tegenover de buur die alles betwist, laat u ook met de hand ondertekenen. Voor wie op afstand deelneemt, heeft de wet niets geregeld; onderteken elektronisch vóór de sluiting, niet de dag erna (zie De AV op afstand).

Acht fouten die steeds terugkomen in verslagen

1. ‘Aanwezig: 6 kavels op 8’, zonder aandelen: noch het quorum noch enige meerderheid is na te gaan.
2. ‘Goedgekeurd bij meerderheid’, zonder cijfers of berekeningsbasis.
3. Cijfers zonder namen. ‘2 onthoudingen’ zegt niet wie; de wet eist de namen (art. 3.87, § 10).
4. ‘Eenparig’ terwijl iemand zich onthield of vóór de stemming vertrok.
5. Een beslissing onder ‘varia’: een goedgekeurde offerte, een verlengd mandaat, een nieuwe last.
6. De syndicus-mede-eigenaar die over zijn eigen kwijting stemt, met zijn aandelen nog in de basis (art. 3.87, § 9).
7. Een verslag dat de dag erna wordt opgesteld en ‘ter ondertekening’ wordt rondgestuurd: de handtekeningen staan er, de wettelijke volgorde niet.
8. Een verslag dat op de 35e dag vertrekt, zonder bewijs van verzending. De vertraging vernietigt de beslissing niet, maar verzwakt de VME op al de rest.

Na de vergadering: dertig dagen, een register, een bewijs van verzending

De syndicus heeft dertig dagen vanaf de vergadering om de beslissingen in het register van de beslissingen op te nemen (art. 3.87, § 12). Binnen dezelfde termijn bezorgt hij ze aan elke houder van een zakelijk recht op een kavel die stemrecht heeft, en aan de syndici van de deelverenigingen als die er zijn. De wet spreekt alleen van de beslissingen; stuur het volledige verslag. Schriftelijke beslissingen die eenparig zijn genomen, volgen dezelfde regel (art. 3.87, § 11 en § 12).

De verzendwijze is vrij; een aangetekende brief is alleen verplicht voor de oproeping (art. 3.87, § 3). E-mail voor wie daarmee heeft ingestemd (zie De AV bijeenroepen), een gewone brief voor de anderen. Bewaar het bewijs van verzending en de datum ervan: de syndicus moet aantonen dat hij de dertig dagen heeft gerespecteerd. Een mede-eigenaar die binnen die termijn niets heeft ontvangen, moet dat schriftelijk aan de syndicus melden (art. 3.87, § 12).

Het register ligt op de zetel van de VME, dus in het gebouw, en elke belanghebbende kan het er kosteloos inkijken (art. 3.86, § 1; art. 3.93, § 4). Dat geldt voor een mede-eigenaar, maar ook voor de notaris van een koper, die de syndicus sowieso om de verslagen van de laatste drie jaar vraagt; die moeten binnen vijftien dagen worden bezorgd (art. 3.94, § 1, 5°). Het register is geen tweede verslag, maar de chronologische lijst van de beslissingen, elk gedateerd en genummerd, met de meerderheid en de verwijzing naar het volledige verslag. Een map of een bestand, zolang er achteraf niets in kan worden herschreven: nummer de regels en laat nooit een gat. Aan het einde van het mandaat hoort het register bij het dossier dat binnen dertig dagen aan de opvolger wordt overgedragen (art. 3.89, § 5, 7°).

Veelgestelde vragen