Begroting van de VME in België: in één avond opgesteld op basis van uw rekeninguittreksels

Waarom de begroting van vorig jaar bijna nooit volstaat

Neem de Résidence Les Tilleuls, het voorbeeldgebouw van deze gids: 8 kavels in Elsene, 1.000 aandelen, een handelszaak op het gelijkvloers en zeven appartementen. Vorig jaar bracht elke kwartaalprovisie € 4.232,62 op, ongeveer € 16.930 over het hele jaar. Daarvan ging € 3.092 naar de reserverekening. Er bleef € 13.838 over voor het gas, de schoonmaak, de verzekering en al de rest.

Maar de rekeninguittreksels van de laatste twaalf maanden tonen € 16.327 aan lopende uitgaven. Het gat, bijna € 2.500, werd gedicht met voorschotten van de reserverekening naar de zichtrekening. Niemand heeft gefraudeerd. De begroting was gewoon van jaar tot jaar overgeschreven, zonder te kijken wat het gebouw echt betaalde.

Het Burgerlijk Wetboek legt twee begrotingen per jaar op (art. 3.89, § 5, 16°). De ene dekt de lopende uitgaven voor onderhoud, werking en beheer, de andere de te verwachten buitengewone uitgaven. Hoe u ze opstelt, zegt de wet niet. De methode hieronder kost één avond: de uittreksels herlezen, rechtzetten, aanvullen.

Wat u klaarlegt voor u begint

Leg de rekeninguittreksels van de laatste twaalf maanden klaar, van de zichtrekening en de reserverekening, in CSV als uw bank dat aanbiedt. Neem de lopende contracten met hun vervaldag en hun indexeringsclausule, dan de laatste jaarafrekening en het verslag van de laatste algemene vergadering. Voeg de lijst van de technische keuringen toe, met hun laatste datum; de jaarkalender van de syndicus zet ze op een rij.

Een rekenblad met vier kolommen volstaat: post, laatste twaalf maanden, voorgestelde begroting, reden van het verschil. De algemene vergadering leest de laatste kolom eerst.

Stap 1: twaalf maanden rekeninguittreksels, min wat niet terugkomt

Deel elke uitgaande betaling in bij een post. Haal er vóór u optelt vier soorten lijnen uit:

• de overschrijvingen naar de reserverekening: dat is het spaargeld van de VME, geen uitgave. Ze horen in de tweede begroting;
• de terugbetalingen, bijvoorbeeld aan de mede-eigenaar die twee keer had betaald;
• de uitzonderlijke werken: in Les Tilleuls het dak en het ereloon van de architect, bijna € 42.000 dit jaar betaald, die niet terugkomen;
• de voorschotten tussen rekeningen: een overboeking van de reserverekening naar de zichtrekening is geen ontvangst en geen uitgave.

Wat overblijft, zijn de lopende uitgaven. Voor het voorbeeldgebouw ziet het resultaat er zo uit.

Stap 2: rechtzetten wat de uittreksels verkeerd vertellen

Een rekeninguittreksel zegt wat betaald is. Het zegt niet wat verbruikt is, en ook niet wat nog verschuldigd is.

Voorschotten of verbruik. De € 553 per maand voor gas zijn voorschotten. De eindfactuur zal tonen of het gebouw meer of minder verbruikt heeft. Neem intussen de voorschotten als basis, en noteer dat erbij.

Een prijs die in de loop van het jaar verandert. In Les Tilleuls heeft het gascontract een vaste prijs tot 31 maart 2027 en gaat het daarna over naar een variabele prijs. De begroting rekent dus met drie maanden aan € 553 en, als hypothese, negen maanden aan 25 % meer. Een offerte van de leverancier die vóór de algemene vergadering binnenkomt, vervangt die hypothese.

De indexeringen. De schoonmaak en de brandverzekering worden op hun vervaldag geïndexeerd. Lees de clausule; staat er niets, neem dan een voorzichtige raming van enkele procenten, en vermeld dat het om een raming gaat.

Het vergeten contract. Dat is de meest voorkomende valkuil. Het onderhoud van de lift kost € 660,37 per jaar, en op de uittreksels staat geen enkele betaling. Of de factuur nog niet binnen is of zoekgeraakt, maakt niet uit: ze is verschuldigd en komt in de begroting.

De keuringen die dit jaar vallen. De periodieke controle van de verwarmingsketel moet vóór mei 2027 gebeuren en het onderhoud van de brandblussers in februari. De test van de noodverlichting is zelfs al te laat. Niets daarvan is de voorbije twaalf maanden betaald; alles wordt het in de komende twaalf.

Het geluksjaar. € 47,90 klein onderhoud in een jaar: dat is een jaar zonder kapot slot of lek. Dat herhaalt zich niet: voorzie een forfait.

De gewone begroting van Les Tilleuls voor 2027, lijn per lijn

Dit is wat de twee stappen opleveren voor het boekjaar 2027.

De bedragen zijn afgerond op het tiental: een begroting tot op de cent toont een nauwkeurigheid die ze niet heeft. Hier valt het ronde totaal precies goed uit. € 20.000 voor 1.000 aandelen is € 20 per aandeel per jaar, € 5 per kwartaal.

Het voorbeeld gebruikt maar één verdeelsleutel, de aandelen (de duizendsten). Misschien sluit uw reglement van mede-eigendom de handelszaak op het gelijkvloers uit van de liftkosten, of verdeelt het de verwarming volgens meterstanden: bereken die lijnen dan apart. De sleutels en de regularisatie worden uitgelegd in Werkkapitaal en afrekeningen.

De tweede begroting: de buitengewone uitgaven die u ziet aankomen

Die tweede begroting dekt wat niet elk jaar terugkomt maar wat u ziet aankomen (art. 3.89, § 5, 16°). De wet geeft er geen lijst van. In de praktijk komen er drie dingen in.

1. De bijdrage aan het reservekapitaal. Het wettelijke minimum is 5 % van het totaal van de gewone gemeenschappelijke lasten van het voorgaande boekjaar (art. 3.86, § 3), in Les Tilleuls ongeveer € 820. Het reservekapitaal is uiterlijk vijf jaar na de voorlopige oplevering van de gemeenschappelijke delen verplicht. De algemene vergadering kan wel met een vierdevijfdemeerderheid beslissen het niet aan te leggen (zelfde artikel). De begroting stelt € 3.200 voor, iets meer dan de € 3.092 die vorig jaar werd gestort. De calculator voor het minimum geeft de ondergrens; de gids over het reservefonds legt uit hoe u een bedrag kiest dat de grote posten echt kan financieren.
2. De werken die al bekend zijn. In Les Tilleuls moeten de voordeur en de parlofoon vervangen worden: € 5.000 volgens de raming. Op de reserverekening staat € 14.812,83 op 31 oktober 2026. De begroting voorziet dus dat die werken uit de reserve worden betaald, zonder extra provisieaanvraag.
3. De terugbetaling aan de reserve. Als de zichtrekening bij de reserve heeft geleend, zoals hier, moet de algemene vergadering weten wanneer en hoe dat geld terugkomt.

Wat elke kavel per kwartaal zal betalen

Zodra de twee begrotingen zijn goedgekeurd, zet de syndicus ze om in provisieaanvragen. In Les Tilleuls maken € 20.000 gewone lasten en € 3.200 reserve samen € 23.200 per jaar. Dat is € 5.800 per kwartaal, of € 5,80 per aandeel per kwartaal.

Een appartement met 125 aandelen gaat van € 529,08 naar € 725 per kwartaal: 37 % meer. Dat cijfer zal de algemene vergadering onthouden. Toon het in de oproeping, samen met de kolom met de redenen. Een stijging die lijn per lijn is uitgelegd, wordt goedgekeurd; een stijging die men pas in de vergadering ontdekt, wordt weggestemd. En herinner aan vorig jaar: een te lage begroting bespaart niets, ze schuift het probleem door naar de reserve.

Bij de oproeping, en daarna twee stemmingen

De twee begrotingen moeten bij de agenda worden gevoegd (art. 3.89, § 5, 16°): ze vertrekken samen met de oproeping, minstens vijftien dagen vóór de vergadering, behalve in spoedeisende gevallen (art. 3.87, § 3). Voor de oproeping zelf, zie Een algemene vergadering bijeenroepen.

U hebt een volstrekte meerderheid nodig van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars; onthoudingen, ongeldige en blanco stemmen tellen niet als uitgebrachte stemmen (art. 3.87, § 8). Ik raad twee afzonderlijke beslissingen aan. Anders stemt wie alleen de bijdrage aan de reserve betwist, tegen het geheel.

De algemene vergadering kan een post in de vergadering wijzigen. Noteer de wijziging met het nieuwe totaal in het verslag, en herbereken dan de provisieaanvragen.

Tijdens het boekjaar: let op de energie, niet op de lampen

Vergelijk elk kwartaal de werkelijke uitgaven met de begroting, post per post. Een verschil op een kleine post is geen lijn waard. De energie, die hier 40 % van de begroting uitmaakt, volgt u vanaf het eerste kwartaal op.

Gaat het om enkele honderden euro, wacht dan de jaarafrekening af, die per kavel regulariseert (Werkkapitaal en afrekeningen). Daarboven raad ik een aanvullende provisieaanvraag aan in plaats van in de reserve te putten. Dat is een nieuwe inbreng, dus een beslissing van de algemene vergadering (art. 3.86, § 3). In principe is daarvoor een buitengewone algemene vergadering nodig, tenzij uw reglement de syndicus toestaat binnen een bepaalde grens een aanvulling op te vragen.

Maak vooral niet dezelfde fout als in Les Tilleuls: het tekort zonder beslissing met de reserve aanvullen. De boekhouding van de VME toont elk fonds apart, en zulke overboekingen vallen daar meteen op.

Als de algemene vergadering nee stemt

De wet regelt dit geval niet. Wat volgt, is een voorzichtige lezing, die u naast uw reglement van mede-eigendom moet leggen.

De lopende contracten blijven gelden, met of zonder goedgekeurde begroting. De syndicus behoudt de bevoegdheid om bewarende maatregelen te treffen en daden van voorlopig beheer te stellen (art. 3.89, § 5, 2°). Een lek herstellen of een premie betalen valt daaronder. Hij kan daarentegen niet op eigen gezag nieuwe provisieaanvragen vastleggen: over de inbreng van de mede-eigenaars beslist de algemene vergadering (art. 3.86, § 3).

Sommige reglementen bepalen dat de provisies verder worden opgevraagd op basis van de laatst goedgekeurde begroting. Zegt uw reglement niets, dan zou die voortzetting te verdedigen zijn als daad van voorlopig beheer (art. 3.89, § 5, 2°). Maar geen enkele tekst voorziet erin, en een mede-eigenaar zou ze kunnen betwisten.

Drie mogelijke antwoorden, van het lichtste tot het zwaarste:

1. De lijn vinden die het blokkeert. De afwijzing gaat bijna altijd over een of twee posten. Een becijferd wijzigingsvoorstel in de vergadering volstaat vaak.
2. Opnieuw bijeenroepen. Een buitengewone algemene vergadering, met een herziene begroting en een nota die op de bezwaren antwoordt, minstens vijftien dagen na de verzending van de oproeping (art. 3.87, § 3). Verzuimt de syndicus dat te doen of weigert hij het onrechtmatig, dan kan elke mede-eigenaar de rechter vragen de bijeenroeping te bevelen (art. 3.92, § 4).
3. Naar de vrederechter stappen. Verhindert een minderheid de algemene vergadering op onrechtmatige wijze een beslissing te nemen? Dan kan elke benadeelde mede-eigenaar de rechter vragen in haar plaats te beslissen (art. 3.92, § 8). Komt het financiële evenwicht van de mede-eigendom ernstig in gevaar, dan kan de syndicus de aanstelling van een voorlopig bewindvoerder vragen, op kosten van de vereniging. Mede-eigenaars die samen minstens een vijfde van de aandelen bezitten, kunnen dat ook (art. 3.92, § 2). Zie De vrederechter en de mede-eigendom.

Veelgestelde vragen