De vereniging van mede-eigenaars (VME): identiteit, rekeningen, gegevens en archief

Wanneer bestaat de vereniging van mede-eigenaars?

De VME verkrijgt rechtspersoonlijkheid wanneer beide voorwaarden vervuld zijn:

1. de onverdeeldheid is ontstaan, doordat minstens één kavel aan een andere eigenaar is overgedragen of toebedeeld;
2. de basisakte en het reglement van mede-eigendom zijn overgeschreven bij de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie (het vroegere hypotheekkantoor).

Zolang de statuten niet zijn overgeschreven, kan de VME zich tegenover derden niet op haar rechtspersoonlijkheid beroepen. Derden kunnen dat omgekeerd wel: een leverancier kan dus tegen haar optreden.

U hoeft niets te doen om haar op te richten: er zijn geen verenigingsstatuten op te stellen en er is geen kapitaal te storten.

Naam, zetel en ondernemingsnummer

• Benaming: ‘vereniging van mede-eigenaars’, gevolgd door het adres van het gebouw. Voorbeeld: Vereniging van mede-eigenaars Residentie De Linden, Lindenstraat 12, [postcode en gemeente].
• Zetel: in het gebouw zelf. Bij een groep van gebouwen wijst de basisakte aan in welk gebouw de zetel gevestigd is.
• Ondernemingsnummer: de VME is ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Haar nummer moet op al haar documenten staan: oproepingen, provisieaanvragen, brieven, contracten.

De syndicus inschrijven in de KBO

Sinds 1 april 2017 moeten de gegevens van de syndicus in de KBO geregistreerd zijn, onder het nummer van de VME. Dat gebeurt via een erkend ondernemingsloket en moet bij elke verandering van syndicus opnieuw gebeuren, ook voor een vrijwillige syndicus. Het loket rekent daarvoor kosten aan, die per loket verschillen en ten laste van de VME mogen komen.

Zonder die inschrijving heeft de nieuwe syndicus het moeilijk om zich te laten erkennen door de bank, de leveranciers of de notarissen. Een boete is vandaag niet voorzien. Een wetsvoorstel uit 2024 voert er wel een in, van € 26 tot € 10.000, maar toen dit artikel werd bijgewerkt, was het nog niet aangenomen.

De bankrekeningen

Het geld van de VME staat op rekeningen op haar naam, nooit op de persoonlijke rekening van de syndicus. De wet vereist minstens:

• een rekening voor het werkkapitaal (ook werkingsfonds genoemd), waarop de provisies voor de gewone uitgaven binnenkomen;
• een aparte rekening voor het reservekapitaal (het reservefonds), waarop de stortingen voor grote werken worden opgespaard.

Om die rekeningen te openen of te wijzigen, vraagt de bank doorgaans de statuten, de notulen waarin de syndicus is aangesteld en een uittreksel uit de KBO. Ze identificeert ook de VME en de personen die haar vertegenwoordigen, zoals de antiwitwaswetgeving voorschrijft. Sommige banken rekenen sinds 2023 specifieke jaarlijkse kosten aan voor VME-rekeningen. Vergelijk dus voor u een rekening opent.

Wat de VME bezit en wat ze verschuldigd is

Het vermogen van de VME beperkt zich tot de roerende goederen die ze nodig heeft voor haar doel: het gebouw bewaren en beheren. Concreet gaat het om haar geld, haar materiaal en haar archief. De gemeenschappelijke delen behoren toe aan de mede-eigenaars, niet aan de VME; de akten die erop betrekking hebben, worden wel op naam van de vereniging overgeschreven.

Een vonnis tegen de VME kan worden uitgevoerd op het vermogen van elke mede-eigenaar, naar verhouding van de aandelen waarmee hij stemt. Een schuld van de vereniging is dus in laatste instantie een schuld van iedereen.

Deelverenigingen

In een geheel van minstens 20 kavels dat bestaat uit fysiek gescheiden gebouwen of delen, kan de basisakte deelverenigingen oprichten. Elke deelvereniging beheert de gemeenschappelijke delen van haar gebouw, met een eigen algemene vergadering. Ze kan pas rechtspersoonlijkheid hebben vanaf het moment dat de hoofdvereniging die heeft.

De persoonsgegevens van de mede-eigenaars

De syndicus moet de lijst van de mede-eigenaars en hun contactgegevens bijhouden. Dat is een wettelijke verplichting, en die rechtvaardigt deze gegevensverwerking. De Gegevensbeschermingsautoriteit herinnert er echter aan dat die rechtsgrond grenzen heeft.

• In 2023 gaf ze een waarschuwing aan een syndicus die op de AV aan alle mede-eigenaars een overzicht van de privatieve kosten had uitgedeeld, waarop één mede-eigenaar herkenbaar stond met de vermelding ‘onbetaald’. Deel met anderen alleen wat nodig is.
• In 2020 oordeelde ze dat na de verkoop van de kavels de VME verantwoordelijk is voor de verwerking van de camerabeelden van het gebouw, en niet de projectontwikkelaar.
• Mede-eigenaars kunnen hun rechten (inzage, verbetering) uitoefenen bij de syndicus, ook als er geen functionaris voor gegevensbescherming is.

Archief en overdracht van het dossier

• De syndicus bezorgt het volledige beheersdossier aan zijn opvolger binnen 30 dagen na het einde van zijn mandaat. Is er geen opvolger, dan overhandigt hij het aan de voorzitter van de laatste algemene vergadering.
• Hij bewaart het postinterventiedossier van het gebouw, dat bij werken wordt opgesteld.
• Hij geeft de mede-eigenaars inzage in de documenten die niet van privéaard zijn, op de manier die het RIO of de algemene vergadering bepaalt.
• Het RIO en het register van de beslissingen worden bijgehouden op de zetel van de vereniging.

De wet legt geen algemene bewaartermijn op. Beroepssyndici moeten de bewijsstukken tien jaar na de kwijting bewaren: een goede regel voor elke syndicus.

Het recht op een vertaling

Elke mede-eigenaar kan vragen dat een document van de vereniging wordt vertaald in de taal, of een van de talen, van het taalgebied waar het gebouw ligt. De vertaling is ten laste van de VME.

Veelgestelde vragen