Verplicht reservefonds van de VME in België: hoeveel opzijzetten, en hoe krijgt u het gestemd?

Het reservefonds is verplicht: waar de 5 % vandaan komt

Het Burgerlijk Wetboek legt elke VME twee fondsen op (art. 3.86, § 3). Het werkkapitaal betaalt de uitgaven die elk jaar terugkomen. Het reservekapitaal, in de volksmond het reservefonds, betaalt de uitgaven die niet terugkomen: verwarmingsketel, lift, dak. Dat tweede fonds zorgt voor discussie op de vergadering, omdat het vandaag geld kost voor werken die nog niemand ziet.

De wet legt een ondergrens en een termijn vast. De ondergrens citeer ik woordelijk, want elk woord telt: de VME legt een reservekapitaal aan ‘waarvan de jaarlijkse bijdrage niet lager mag zijn dan vijf procent van het totaal van de gewone gemeenschappelijke lasten van het voorgaande boekjaar’. De termijn: uiterlijk vijf jaar na de voorlopige oplevering van de gemeenschappelijke delen (art. 3.86, § 3). De regel komt uit de wet van 18 juni 2018 en geldt voor de vergaderingen die sinds 1 januari 2019 plaatsvinden. Voor een gebouw dat meer dan vijf jaar geleden is opgeleverd, geldt de verplichting meteen; alleen nieuwbouw krijgt dankzij die vijf jaar wat uitstel.

De vergadering kan beslissen dit fonds niet aan te leggen, maar alleen met een vierdevijfdemeerderheid (art. 3.86, § 3). De wet zegt niet hoelang die vrijstelling geldt. Omdat de bijdrage elk jaar opnieuw wordt berekend, raad ik aan ze elk boekjaar te laten bevestigen, in een verslag waarin de meerderheid na te gaan is.

Het woord dat telt is ‘gewone’: energie voor de gemeenschappelijke delen, water, schoonmaak, onderhoud, verzekeringen, het honorarium van vorig jaar. Niet de buitengewone werken, en ook niet de reservebijdrage zelf. Haalt uw laatste jaarafrekening die twee door elkaar, splits ze dan voor u rekent.

Wat 5 % echt dekt, en wat niet

Neem een gebouw met 8 kavels in Elsene, 1.000 aandelen (duizendsten), € 14.000 gewone lasten in het laatste boekjaar. De wettelijke ondergrens komt uit op € 700 per jaar. Dat is € 175 per kwartaal voor het hele gebouw, ongeveer € 22 voor een kavel van 125 aandelen. De calculator voor het minimum maakt die berekening voor uw gebouw.

Aan dat tempo staat er na tien jaar € 7.000 in de reserve. Genoeg voor een collectieve verwarmingsketel uit het instapsegment of voor het schilderwerk van de traphal. Meer niet.

Het dak van dit gebouw dateert van 1998. De dakdekker die voor een lek langskwam, geeft het nog een twaalftal jaar en raamt de vervanging op € 60.000, isolatie inbegrepen. Over twaalf jaar zit er aan 5 % € 8.400 in de reserve. Dan ontbreekt er € 51.600, of € 6.450 per kavel, in één keer op te vragen. Dat wordt gegarandeerd het jaar waarin twee mede-eigenaars net met pensioen zijn gegaan en een derde zijn appartement aan het verkopen is.

De 5 % is een ondergrens, geen doel. De wet zegt het op haar manier: de syndicus stelt elk jaar een begroting op van de voorzienbare buitengewone uitgaven (art. 3.89, § 5, 16°), en die heeft alleen zin als een reserve ze kan opvangen.

Een reserveplan voor tien jaar op één bladzijde

De methode past in vier kolommen. Reken op een avond, liefst samen met een buur die het gebouw kent.

1. Zet de grote posten op een rij. Dak, gevels, verwarmingsketel, lift, ramen van de gemeenschappelijke delen, deur en parlofoon, waterkolom, schilderwerk van de traphal. Onder 20 kavels volstaan zeven tot tien regels.
2. Geef elke post een jaartal. Vertrek van de leeftijd van het onderdeel en zijn gebruikelijke levensduur. Reken op 30 tot 40 jaar voor een dak, 15 tot 20 voor een verwarmingsketel, 25 voor een lift vóór de modernisering, 10 voor het schilderwerk van de traphal. Heeft een architect een technische staat opgemaakt, dan is die bepalend.
3. Begroot elke post. Een indicatieve offerte, een factuur van een naburig gebouw, de prijsvork van een vakman. Rond naar boven af en tel er 10 % bij voor onvoorziene kosten.
4. Deel de kostprijs door het aantal resterende jaren. Dat is het jaarlijkse deel van de post. De som van de jaarlijkse delen is de bijdrage van het gebouw; elke kavel betaalt daarvan zijn aandeel.

Voor ons gebouw met 8 kavels geeft dat het volgende.

Dat is € 1.212 per jaar voor een kavel van 125 aandelen, € 101 per maand. Bijna veertien keer het wettelijke minimum, en de echte kostprijs van een appartement in dit gebouw. Met dit plan zijn de vier posten binnen twintig jaar betaald zonder één enkele buitengewone provisieaanvraag. Gewoon € 112.000 delen door twintig jaar zou niet werken: in 2038 zou er € 15.000 ontbreken voor het dak. Is een post betaald, dan valt zijn regel weg en daalt de bijdrage.

Meer dan het minimum beslissen: welke meerderheid

De bijdrage aan het reservekapitaal is een inbreng waarover de algemene vergadering beslist (art. 3.86, § 3), elk jaar, samen met de begroting van de buitengewone uitgaven (art. 3.89, § 5, 16°). Voor die stemming is geen gekwalificeerde meerderheid voorgeschreven. Ze gebeurt bij volstrekte meerderheid van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars, zonder rekening te houden met onthoudingen en ongeldige of blanco stemmen (art. 3.87, § 8).

Van € 700 naar € 9.700 per jaar gaan vraagt dus geen vierdevijfdemeerderheid. Die drempel geldt alleen in de andere richting, om van het fonds af te zien. Toch twee kanttekeningen.

• Legt uw reglement van mede-eigendom zelf een percentage of een bedrag voor de bijdrage vast, dan komt een blijvende overschrijding neer op een wijziging van de statuten. Een tweederdemeerderheid als de clausule alleen het beheer van de gemeenschappelijke delen betreft (art. 3.88, § 1, 1°, a), een vierdevijfdemeerderheid voor elke andere wijziging van de statuten (art. 3.88, § 1, 2°, a), en in beide gevallen een authentieke akte bij de notaris (art. 3.85, § 1).
• De bijdrage wordt verdeeld volgens de verdeelsleutel van de algemene lasten, in principe de aandelen. Die sleutel wijzigen verandert de verdeling van de lasten, en daarvoor is een vierdevijfdemeerderheid nodig (art. 3.88, § 1, 2°, a).

Over de werken zelf wordt apart gestemd, als het zover is: een tweederdemeerderheid voor werken aan de gemeenschappelijke delen, een volstrekte meerderheid voor werken die de wet oplegt en voor bewarende werken (art. 3.88, § 1, 1°, b). Een reserve aanleggen verplicht de vergadering niet om de werken uit te voeren; het bespaart haar een lening op de dag dat ze ertoe beslist.

Vier bezwaren, vier antwoorden in cijfers

De bezwaren zijn altijd dezelfde, en uw plan beantwoordt ze beter dan een principe.

‘Dat is geld dat stilligt.’ Neem opnieuw het dak van € 60.000 over twaalf jaar. Via de reserve: € 52 per maand per kavel. Via een buitengewone provisieaanvraag als het zover is: € 7.500 per kavel binnen enkele weken, of hetzelfde bedrag plus intresten als de VME leent. Het geld ligt niet stil, het voorkomt een lening.

‘Ik ga verkopen, ik betaal voor de anderen.’ Het gestorte deel blijft bij de vereniging (art. 3.94, § 5, 2°). Maar de koper kent het saldo van de reserve vóór het compromis (art. 3.94, § 1), en een gebouw met € 40.000 opzij verkoopt beter dan een gebouw met een dak dat vernieuwd moet worden en nul op de rekening.

‘We zien wel als het zover is.’ Zonder reserve zorgt een buitengewone provisieaanvraag voor achterstallen, achterstallen vertragen de werken, en vertraagde werken kosten meer. Onderaan die helling, als het financiële evenwicht ernstig in gevaar is, kan de syndicus, of kunnen mede-eigenaars die samen minstens een vijfde van de aandelen in de gemeenschappelijke delen bezitten, de rechter vragen een voorlopig bewindvoerder aan te stellen, op kosten van de vereniging (art. 3.92, § 2).

‘De buurman betaalt toch nooit.’ De reservebijdrage is een last zoals een andere: de syndicus kan alle gerechtelijke en buitengerechtelijke maatregelen nemen voor de invordering ervan (art. 3.86, § 3), en de achterstallen volgen de verkoper tot aan het compromis (art. 3.94, § 1, 2°). Hoe u met een wanbetaler omgaat, leest u in Een mede-eigenaar betaalt zijn lasten niet.

Stuur het plan mee met de oproeping, niet pas tijdens de vergadering: wie het die dag pas ontdekt, stemt uit reflex tegen. Op de agenda staat een precies voorstel van beslissing, met het bedrag per jaar, per kwartaal en per 100 aandelen.

Waar het geld staat: de reserverekening

Het geld van de vereniging staat op rekeningen op haar naam. De wet eist een aparte rekening voor het werkkapitaal en een andere voor het reservekapitaal (art. 3.86, § 3). Een rekening op naam van de syndicus, ook van een vrijwillige syndicus, ook met het etiket ‘mede-eigendom’, is in strijd met de wet. Ze stelt het geld van de buren bloot aan de nalatenschap of de schuldeisers van wie de rekening op zijn naam heeft.

Welk soort rekening? Dat zegt de wet niet. Een spaarrekening op naam van de VME volstaat; boven enkele tienduizenden euro is een termijnbelegging die op het reserveplan is afgestemd te verdedigen, als de algemene vergadering daartoe beslist heeft. Elke belegging waarvan de waarde kan dalen, valt af: de vereniging kan geen ander vermogen hebben dan de roerende goederen die nodig zijn voor haar doel (art. 3.86, § 3), en de syndicus die de reserve op de beurs zou zetten, is daarvoor aansprakelijk.

Een ander verbod, en dat komt vaker voor: de reserve stilletjes naar de zichtrekening overschrijven omdat het kwartaal krap is. Elke overschrijving van die aard is een voorschot dat moet worden terugbetaald en aan de vergadering getoond, en ook de vereenvoudigde boekhouding moet het bedrag van elk fonds tonen (art. 3.89, § 5, 15°).

Het gebouw heeft nooit een reserve aangelegd

Dat is het geval in veel kleine, oudere gebouwen die buren onder elkaar beheren. Tenzij er een beslissing met vierdevijfdemeerderheid in een verslag staat, is de vereniging in overtreding sinds haar vergaderingen van 2019 (art. 3.86, § 3; wet van 18 juni 2018). Niemand komt dat ambtshalve bestraffen; de eerste grote werken doen dat wel. Drie beslissingen volstaan.

1. De reserverekening openen op naam van de VME. Een beslissing van de vergadering, en daarna naar de bank met het verslag waarin de syndicus werd aangesteld en het KBO-nummer.
2. De jaarlijkse bijdrage laten goedkeuren, minstens 5 % van de gewone lasten van vorig jaar, bij volstrekte meerderheid, met het reserveplan als u het hebt kunnen opmaken. Ze zit vanaf het volgende kwartaal in de provisieaanvragen.
3. Als er werken op komst zijn, een buitengewone provisieaanvraag laten goedkeuren om de reserve op te bouwen. Eén bedrag, verdeeld volgens de aandelen, rechtstreeks gestort op de reserverekening, waartoe de vergadering beslist zoals voor elke inbreng (art. 3.86, § 3). Spreid het over twee of drie kwartalen als sommige mede-eigenaars weinig financiële ruimte hebben: een aanvaarde betaalkalender is beter dan een achterstal.

Voor ons gebouw met 8 kavels, dat van nul vertrekt en zijn dak over twaalf jaar moet vernieuwen, volstaat € 5.000 per jaar als u nu begint, en is € 7.500 nodig als de vergadering nog vier jaar twijfelt. Elke vergadering die de beslissing uitstelt, verhoogt het aandeel van iedereen.

Uw kavel verkopen: de reserve blijft bij de VME

Als een mede-eigenaar verkoopt, blijft zijn deel van de reserve bij de vereniging (art. 3.94, § 5, 2°). De syndicus betaalt hem daarvan niets terug. Het werkkapitaal volgt een andere logica: het is een voorschot dat met de jaarafrekening wordt geregulariseerd (art. 3.86, § 3). De verkoper krijgt het deel terug dat overeenstemt met de periode waarin hij de gemeenschappelijke delen niet meer gebruikt, en hetzelfde bedrag wordt bij de koper opgevraagd (art. 3.94, § 5, 1°). Zie Werkkapitaal en afrekening van de gemeenschappelijke lasten.

Verkoper en koper kunnen afspreken dat de koper de waarde van het reservedeel aan de verkoper terugbetaalt, bovenop de prijs. Die afspraak hoort in het compromis; de vereniging verschuift zelf geen euro op de rekening. Na de ondertekening is het te laat om eraan te denken.

Voor de syndicus: vijftien dagen om het bedrag van beide fondsen mee te delen vóór het compromis (art. 3.94, § 1), dertig dagen om te antwoorden op de aangetekende brief van de notaris vóór de akte (art. 3.94, § 2). Behoudens andersluidend beding zijn de provisieaanvragen voor het reservekapitaal die vóór de overdracht zijn beslist en daarna worden opgevraagd, voor rekening van de koper (art. 3.94, § 2). Alles in detail leest u in Een appartement verkopen in mede-eigendom.

Veelgestelde vragen