Volmacht op de algemene vergadering van de VME: wie mag voor wie stemmen?

De wetsparagraaf die alles regelt

De hele materie past in één paragraaf van het Burgerlijk Wetboek, artikel 3.87, § 7, en die bevat vier regels. De zes gevallen hieronder passen ze alleen maar toe.

De eerste regel is de vrije keuze. Een mede-eigenaar die niet komt, wijst aan wie hij wil, al dan niet lid van de algemene vergadering. De bovenbuur, een dochter, een vriend, een advocaat: de wet legt geen lijst op.

De tweede: één naam, één vergadering. De volmacht vermeldt de naam van de volmachtdrager, is algemeen of bijzonder en dient maar één keer, tenzij ze notarieel is. Haalt de eerste vergadering het quorum niet, dan geldt ze ook voor de tweede, tenzij er uitdrukkelijk iets anders in staat.

De derde: drie volmachten per persoon, niet meer. De uitzondering is bedoeld voor kleine eigenaars. Wie met zijn eigen stemmen en die van zijn volmachtgevers samen niet hoger dan 10 % van de stemmen van alle kavels blijft, mag er meer aannemen.

De vierde: de syndicus krijgt nooit een volmacht. Dat geldt voor de beroepssyndicus en net zo goed voor de vrijwillige syndicus.

Nergens eist de wet een geschrift. Maar de volmacht moet iemand bij naam aanwijzen, en de syndicus moet ze kunnen nakijken en bij het dossier voegen. Gedateerd en ondertekend houdt ze stand; mondeling is ze niets waard.

In dezelfde paragraaf staat nog een vijfde regel: niemand stemt, voor zichzelf of voor anderen, met meer stemmen dan alle andere aanwezige en vertegenwoordigde mede-eigenaars samen. Die regel is bedoeld voor de projectontwikkelaar die de helft van het gebouw in handen houdt, maar treft ook de behulpzame buur die de aandelen van zijn volmachtgevers opstapelt.

Geval 1: het echtpaar of de samenwonenden

Veruit het vaakst voorkomende geval, en ook het geval dat het vaakst verkeerd wordt aangepakt. Staat het appartement op naam van beide echtgenoten, dan is de kavel onverdeeld tussen hen: één lid van de vergadering, één stem, in verhouding tot de aandelen van de kavel (art. 3.87, § 6).

Artikel 3.87, § 1 legt de regel vast. Bij verdeling van het eigendomsrecht op een privatieve kavel blijft het recht om aan de beraadslagingen deel te nemen geschorst tot de betrokkenen een lasthebber hebben aangewezen, van wie ze de identiteit schriftelijk aan de syndicus meedelen. Het woord ‘onverdeeldheid’ is uit de tekst verdwenen, maar daar gaat het wel degelijk om; de oorspronkelijke versie, in de wet van 30 juni 1994, sprak van een kavel die ‘het voorwerp is van een gewone onverdeeldheid’.

Dat geeft drie situaties. Mevrouw komt alleen: zij stemt voor de kavel als de syndicus in het dossier een door beiden ondertekende regel heeft die haar als lasthebber van de kavel aanwijst. Die aanwijzing is geen volmacht in de zin van § 7; de wet beperkt ze niet tot één vergadering en in de praktijk geldt ze tot ze schriftelijk wordt ingetrokken. Ze komen allebei: één stem, één stembriefje, dat van de aangewezen lasthebber. Geen van beiden komt: de aangewezen lasthebber geeft volmacht aan een derde, zoals elke mede-eigenaar, en die volmacht telt mee in het maximum van drie van die derde.

Mijn raad: vraag dat document één keer op, wanneer het koppel in het gebouw komt wonen, en neem het op in de lijst van de personen die mogen deelnemen (art. 3.89, § 5, 14°).

Geval 2: onverdeeldheid na een overlijden

De eigenaar van de derde verdieping overlijdt; zijn drie kinderen erven de kavel. Zolang ze het niet eens zijn over een lasthebber, heeft de kavel geen stem (art. 3.87, § 1). Hij wordt nog altijd opgeroepen en moet zijn lasten blijven betalen, maar hij is aanwezig noch vertegenwoordigd: hij telt niet mee voor het quorum en niet voor de meerderheden.

De wet heeft de meest klassieke blokkering voorzien: als een van de betrokkenen en zijn wettelijke of contractuele vertegenwoordiger niet aan de aanwijzing kunnen deelnemen, mogen de andere betrokkenen de lasthebber geldig aanwijzen. Twee erfgenamen op drie volstaan dus als de derde onbereikbaar of onbekwaam is. Wie gewoon weigert te tekenen, is een geval dat de tekst niet beslecht; sleept de blokkering aan, dan belandt ze uiteindelijk bij de vrederechter.

Schrijf de erfgenamen aan zodra u van het overlijden weet: vraag een lasthebber en de naam van de notaris die de nalatenschap regelt. Roep de kavel daarna op op het adres van die lasthebber of, als er geen antwoord komt, op het adres van de overledene en van elke gekende erfgenaam, en noteer in het verslag dat de kavel niet vertegenwoordigd was. Willen de erfgenamen zich door een buur laten vertegenwoordigen, dan ondertekent de aangewezen lasthebber de volmacht, niet elk van de drie.

Geval 3: vruchtgebruiker en blote eigenaar

Het appartement aan de kinderen schenken en zelf het vruchtgebruik houden komt in België heel vaak voor. Wie stemt er daarna? De ouders alleen niet, de kinderen alleen evenmin. Het Burgerlijk Wetboek behandelt vruchtgebruik, erfpacht, opstal, gebruik en bewoning op dezelfde manier als de verdeling van het eigendomsrecht: geen stem zolang de betrokkenen geen lasthebber hebben aangewezen (art. 3.87, § 1).

Meestal wijst de schenkingsakte, of een brief die vruchtgebruiker en blote eigenaar samen ondertekenen, de vruchtgebruiker aan: degene die het appartement bewoont en de gewone lasten betaalt. De syndicus roept die lasthebber op en kent hem de stem van de kavel toe.

Geval 4: de kavel is van een vennootschap

Een dokterspraktijk op het gelijkvloers in handen van een BV, een appartement in een patrimoniumvennootschap: de mede-eigenaar is hier een rechtspersoon. Die stemt via haar wettelijk orgaan, de zaakvoerder of bestuurder, zonder volmacht, want die vertegenwoordigt de vennootschap op grond van de statuten. De syndicus controleert dat in de Kruispuntbank van Ondernemingen en bewaart het uittreksel in het dossier.

Stuurt de zaakvoerder een werknemer of zijn boekhouder, dan gaat het om een volmacht in de zin van artikel 3.87, § 7. Het orgaan van de vennootschap ondertekent ze, ze wijst de persoon bij naam aan en ze telt mee in het maximum van drie van die persoon.

Grensgeval: de vrijwillige syndicus die ook zaakvoerder is van de vennootschap die de kavel bezit, stemt voor haar als orgaan, niet als volmachtdrager. De letter van artikel 3.87, § 7 gaat alleen over de volmachtdrager, en voor zover ik weet beslecht geen enkele gepubliceerde uitspraak dit geval. Laat voor de zekerheid in het verslag opnemen dat hij als orgaan van de vennootschap stemt; over zijn eigen opdracht stemt hij in geen geval mee (art. 3.87, § 9).

Geval 5: de huurder

De algemene vergadering bestaat alleen uit de eigenaars van kavels (art. 3.87, § 1). De huurder heeft er geen eigen stem; de syndicus die hem beleefd wegstuurt als hij zonder document opdaagt, is in zijn recht.

Niets belet de eigenaar wel om hem een volmacht te geven: de volmachtdrager mag al dan niet lid van de algemene vergadering zijn, en de huurder is een derde zoals een ander (art. 3.87, § 7). Een verhuurder die in het buitenland woont, kan zijn huurder volmacht geven, met of zonder steminstructies.

Zonder volmacht behoudt hij een recht op informatie: de syndicus plakt de datum van de algemene vergaderingen aan in de gemeenschappelijke delen, zodat bewoners zonder stemrecht hun vragen of opmerkingen schriftelijk kunnen bezorgen (art. 3.89, § 5, 6°). De vergadering mag hem ook uitnodigen met raadgevende stem, zonder stemrecht. Voor de verdeling van de lasten tussen verhuurder en huurder, zie Verhuren in mede-eigendom.

Geval 6: de syndicus of een lid van de raad als volmachtdrager

De vraag die het vaakst komt, en de meest voor de hand liggende: ‘Ik kan niet komen, ik geef jou mijn volmacht, jij beheert het gebouw toch.’ Nee. Een syndicus mag een mede-eigenaar nooit vertegenwoordigen op de algemene vergadering (art. 3.87, § 7), vrijwillig of professioneel, eigenaar van een kavel of niet. Heeft hij er een, dan stemt hij voor die kavel en voor niets anders.

De reden past in één zin: de syndicus legt verantwoording af aan de vergadering, die zijn rekeningen goedkeurt en hem kwijting geeft; met de stemmen van zijn buren zou hij over zijn eigen kwijting stemmen. Een volmacht die hij toch zou hebben gekregen, telt niet mee, en de stemming waarin ze de doorslag zou hebben gegeven, wordt aanvechtbaar.

Voor de leden van de raad van mede-eigendom bevat de wet geen gelijkaardig verbod: een lid van de raad mag een volmacht aannemen, binnen het maximum van drie. Hij blijft wel gebonden aan de regel over belangenconflicten: geen enkele lasthebber of werknemer van de vereniging, en geen enkele dienstverlener die door een andere overeenkomst met haar verbonden is, neemt persoonlijk of bij volmacht deel aan de beraadslagingen en stemmingen over de opdracht die hem is toevertrouwd (art. 3.87, § 9). De tekst mikt in de eerste plaats op de syndicus, de aannemer of de dienstverlener. Of hij ook geldt voor de verkozen leden van de raad, bijvoorbeeld bij het agendapunt ‘delegatie van opdrachten aan de raad’, is een kwestie van interpretatie: geen enkele officiële bron bevestigt het. Bij twijfel stemt de vergadering over dat punt zonder de stemmen van dat lid, volmachten inbegrepen, en vermeldt het verslag dat. Hetzelfde voorbehoud geldt voor de commissaris van de rekeningen die mede-eigenaar is, bij het punt over zijn eigen verslag.

Algemene of bijzondere volmacht, steminstructies

Het Burgerlijk Wetboek onderscheidt twee vormen, zonder er een op te leggen (art. 3.87, § 7).

Een steminstructie verbindt de volmachtdrager tegenover zijn volmachtgever, niet tegenover de vergadering. Stemt hij anders, dan blijft de stem geldig voor de VME en regelen zij het onderling; de syndicus controleert alleen het bestaan, de naam en het aantal volmachten.

Een ‘blanco volmacht’, zonder naam van een volmachtdrager, in te vullen tijdens de vergadering, wijst niemand bij naam aan: ze is niets waard (art. 3.87, § 7). Hetzelfde geldt voor een volmacht ‘voor alle vergaderingen van het jaar’, tenzij ze notarieel is. Op die twee punten is het Belgische recht strenger dan het Franse recht; modellen van Franse websites zijn niet geschikt.

Model van volmacht

Het model hieronder past op één bladzijde. Wie de steminstructies niet invult, geeft een algemene volmacht.

U vindt dit model en de andere documenten voor de vergadering op de pagina Modellen voor de algemene vergadering.

Als een volmacht niet in orde is

Het Burgerlijk Wetboek voorziet in geen aparte sanctie voor de volmachtdrager die met vier volmachten opdaagt, alleen in de algemene sanctie. Een onregelmatige, bedrieglijke of onrechtmatige beslissing die een mede-eigenaar persoonlijk nadeel berokkent, kan op zijn verzoek door de vrederechter worden vernietigd of gewijzigd, binnen vier maanden na de vergadering (art. 3.92, § 3; Gerechtelijk Wetboek, art. 591). Een stemming waarin een ongeldige volmacht de meerderheid heeft doen kantelen, valt in die categorie.

Het risico hangt af van de stemming. Rekeningen die met 80 % van de stemmen zijn goedgekeurd, wankelen niet door een vierde volmacht; gevelwerken van 60.000 euro die met twee stemmen verschil zijn aangenomen, betekenen vier maanden onzekerheid en misschien een zaak bij de vrederechter.

Vandaar een voorzichtigheidsregel die ik als de enige redelijke beschouw: de volmacht te veel telt niet mee, de volmachtdrager hoort dat bij binnenkomst en het verslag vermeldt het. Beter een ontevreden mede-eigenaar dan een vernietigde beslissing.

De volmachten bij het verslag bewaren

Het verslag (de notulen) wordt op het einde van de vergadering ondertekend door de voorzitter, de secretaris en de mede-eigenaars die nog aanwezig zijn, of hun volmachtdragers (art. 3.87, § 10). De volmachten bewijzen dat die volmachtdragers mochten tekenen en stemmen. Hecht ze met een nietje aan de aanwezigheidslijst, die zelf aan het originele verslag vastzit, en bewaar alles bij het register van de beslissingen (art. 3.93, § 4).

De wet legt geen bewaartermijn vast. Vier maanden, de termijn om een beslissing aan te vechten, is het strikte minimum; het dossier gaat hoe dan ook over naar de volgende syndicus (art. 3.89, § 5, 7°). Bewaar alles, het neemt bijna geen plaats in.

Voor schriftelijke beslissingen met eenparigheid (art. 3.87, § 11) en voor deelname op afstand is geen volmacht nodig: iedereen spreekt zich zelf uit. Zie Algemene vergadering op afstand en schriftelijke beslissingen.

Wat de syndicus controleert voor de opening

Het kwartier voor de opening beslist over de geldigheid van de hele vergadering. Zeven controles, in deze volgorde.

1. De aanwezigheidslijst. Iedereen tekent naast zijn kavel, met de vermelding ‘aanwezig’ of ‘vertegenwoordigd door’. Ze stelt het quorum van artikel 3.87, § 5 vast: meer dan de helft van de mede-eigenaars, die samen minstens de helft van de aandelen bezitten, of meer dan 75 % van de aandelen, ongeacht het aantal personen.
2. De aandelen van elke kavel. Die uit de basisakte of de laatste wijziging ervan, niet die overgeschreven uit de vorige AV.
3. De hoedanigheid van elke stemmer. Enige eigenaar, lasthebber van een onverdeelde kavel of van een kavel met gesplitst eigendomsrecht (brief in het dossier), orgaan van een vennootschap (KBO-uittreksel), volmachtdrager.
4. Elke volmacht. Naam van de volmachtgever, kavel, naam van de volmachtdrager, datum van de vergadering, handtekening. Andere datum of geen naam: geweigerd.
5. De teller per volmachtdrager. Maximaal drie, of meer als zijn aandelen en die van zijn volmachtgevers samen niet hoger zijn dan 10 % (art. 3.87, § 7).
6. De rem op het stemgewicht. Niemand weegt zwaarder dan alle andere aanwezigen en vertegenwoordigden samen (art. 3.87, § 7).
7. De belangenconflicten. Syndicus die mede-eigenaar is, lid van de raad, aannemer die mede-eigenaar is: duid de punten aan waarover zij niet stemmen (art. 3.87, § 9).

Pas daarna opent de voorzitter de vergadering, met de agenda uit de oproeping.

Veelgestelde vragen