Algemene vergadering van de VME digitaal, hybride of schriftelijk: zo werkt het in België

Drie formaten, en eerst één vraag

Neem een VME met acht kavels. Twee eigenaars wonen in het buitenland. Een derde is 84 jaar en komt haast niet meer buiten haar appartement op het gelijkvloers. En vóór de winter moet er gestemd worden over de vervanging van de verwarmingsketel, op basis van een offerte van ongeveer € 14.000. Videovergadering, een volledig online vergadering of een document dat iedereen ondertekent?

Het Burgerlijk Wetboek kent die drie wegen, elk met eigen regels. Nog vóór u aan software denkt, vraagt u zich best af of de mede-eigenaars eerst moeten overleggen voor ze stemmen. Zo ja, dan hebt u een vergadering nodig: in een zaal met een online verbinding, of volledig op het scherm. Is iedereen het al eens, dan kan een schriftelijke beslissing volstaan.

Wat artikel 3.87 zegt, en wat het niet zegt

Volgens artikel 3.87, § 1, neemt elke mede-eigenaar deel aan de beraadslagingen, fysiek of, als de oproeping erin voorziet, op afstand. Volgens de toelichting bij het wetsvoorstel dat verderop aan bod komt, is die mogelijkheid ingevoegd door artikel 58 van de wet van 20 december 2020. Alles begint dus bij de oproeping. Vermeldt die alleen een vergadering in een zaal, dan kunt u de mede-eigenaar die in Lissabon zit er die avond niet zomaar online bij halen.

Over het programma, de identificatie, het stemmen op afstand of het ondertekenen van het verslag buiten de zaal zwijgt de tekst. De tips hieronder zijn voorzichtigheid, geen wettelijke verplichtingen.

Zaal en scherm tegelijk: de grijze zone

Leest u § 1, dan belet niets dat de ene mede-eigenaar naar de zaal komt en de andere online deelneemt: de tekst heeft het over elke mede-eigenaar. De indieners van wetsvoorstel DOC 56 1152, op 6 november 2025 in de Kamer ingediend (tekst gedateerd 20 oktober 2025), besluiten nochtans het omgekeerde. Volgens hen kiest de syndicus vandaag tussen een fysieke vergadering en een vergadering op afstand. Hybride vergaderingen ‘zijn echter wettelijk niet toegelaten’.

Hun tekst zou het gemengde formaat mogelijk maken onder twee voorwaarden: de oproeping kondigt het aan, en het reglement van interne orde (RIO) voorziet er uitdrukkelijk in. Een amendement van 14 januari 2026 beperkt die regeling tot de toekomst. Het stelt vast: ‘Er bestaat verwarring in de praktijk en de rechtsleer over de al dan niet geldigheid van hybride vergaderingen’. Op 6 november 2026 was het voorstel nog niet aangenomen.

De andere lezing heeft ook haar steunpunten. De gids van het notariaat beschrijft twee manieren om deel te nemen: fysiek, door naar de plaats van de vergadering te gaan, of op afstand, als de oproeping daarin voorziet en het organiseert. Een mix verbiedt de gids niet. Geen van beide lezingen is met zekerheid de juiste.

De toelichting verwijst naar een vonnis van de rechtbank van eerste aanleg Oost-Vlaanderen, afdeling Gent, van 2 januari 2023, zonder te zeggen wat het besliste. Dat vonnis lijkt niet gepubliceerd, en geen andere bekende uitspraak lijkt de vraag te beslechten. Een ontevreden mede-eigenaar zou een hybride AV dus kunnen aanvechten bij de vrederechter, zonder dat iemand weet hoe die zou oordelen.

Mijn standpunt, in afwachting van de wetgever: kondig het formaat in elke oproeping aan, en laat een algemene vergadering het principe goedkeuren en in het reglement van interne orde opnemen. En laat altijd een deur open voor wie liever zelf komt of een volmacht geeft.

Geen stembrief vooraf

Het Burgerlijk Wetboek kent geen stembrief die vóór een vergadering wordt opgestuurd wanneer die vergadering werkelijk samenkomt. Artikel 3.87 spreekt van deelnemen aan de beraadslagingen en berekent de meerderheid op de stemmen van de mede-eigenaars die ‘op het ogenblik van de stemming aanwezig of vertegenwoordigd zijn’ (§ 8). Tijdens de coronacrisis liet de wet van 20 december 2020 (art. 55) wel schriftelijke stemmen per post of per e-mail toe. Die regeling was tijdelijk en geldt niet meer.

De gids van het notariaat noemt stembrieven bij de werkwijze van een vergadering op afstand, zonder te zeggen dat ze de deelname vervangen. De stembrief van een afwezige zou dus niet als stem mogen tellen. Geen gepubliceerde uitspraak of officiële bron zegt dat echter met zoveel woorden. Wie niet kan komen en ook niet online kan deelnemen, heeft één veilige weg: de volmacht. Die kan per agendapunt steminstructies bevatten (art. 3.87, § 7; zie Volmachten op de AV).

Formaat 1: vergadering in een zaal, open voor wie online deelneemt

In kleine gebouwen is dit het meest gebruikte formaat. U komt samen in de inkomhal of bij een mede-eigenaar thuis, met een laptop op tafel, en wie er niet bij is, volgt van thuis uit. Het is ook het formaat waarvan de geldigheid ter discussie staat. De voorzorgen hieronder verkleinen het risico op betwisting; ze nemen het niet weg.

De oproeping

De gewone vermeldingen blijven verplicht, met de termijn van vijftien dagen en een aangetekende brief, of een e-mail voor wie daar schriftelijk mee heeft ingestemd (art. 3.87, § 3; zie De algemene vergadering bijeenroepen). Voeg het luik ‘op afstand’ toe: hoe de link toekomt, hoe deelnemers zich identificeren en stemmen, wie ze bellen als het misloopt. Het eerste model onderaan deze pagina dekt dat allemaal.

De apparatuur

Speciale software is niet nodig, wel een videovergadering waarin iedereen alles hoort en het woord kan nemen: beraadslagen betekent kunnen tussenkomen. Met schermdelen toont u de offerte. Telefonisch inbellen helpt wie zijn verbinding kwijtraakt.

In de zaal is het geluid het echte probleem. Een laptop aan het uiteinde van de tafel vangt de stemmen achteraan niet op; een conferentieluidspreker, zelfs een eenvoudige, lost dat op. Test alles de avond voordien, met iemand op afstand.

Quorum en stemmingen

Bij de opening overloopt de voorzitter de aanwezigheden kavel per kavel, zonder onderscheid tussen zaal en scherm. Het quorum telt de mede-eigenaars die ‘aanwezig of vertegenwoordigd’ zijn (art. 3.87, § 5). De wet zegt niet met zoveel woorden dat wie via het scherm deelneemt, aanwezig is. Maar § 1 laat hem beraadslagen zoals wie in de zaal zit. Ik houd het daarom bij de logische lezing: hij telt als aanwezig, met zijn aandelen (art. 3.87, § 1, § 5 en § 6). Mocht het hybride formaat worden betwist, dan is het precies die telling die onder vuur komt. Noteer op de aanwezigheidslijst voor iedereen ‘in de zaal’, ‘op afstand’ of ‘vertegenwoordigd door’.

Vergeet de anonieme peiling van uw videoprogramma: het verslag moet de namen vermelden van wie tegenstemt en wie zich onthoudt (art. 3.87, § 10). De zaal stemt bij handopsteken, daarna roept de voorzitter elke online deelnemer bij naam af, die antwoordt met voor, tegen of onthouding. De meerderheid wordt in aandelen berekend, op de uitgebrachte stemmen van de aanwezige en vertegenwoordigde mede-eigenaars. Onthoudingen, blanco en ongeldige stemmen tellen niet mee (art. 3.87, § 8). Welke meerderheid voor welk punt? De tool Meerderheden in de AV geeft het antwoord.

Het verslag ondertekenen

Het verslag wordt tijdens de vergadering opgesteld en aan het einde van de zitting, na lezing, ondertekend (art. 3.87, § 10). Tekenen doen de voorzitter, de secretaris en elke mede-eigenaar die tot het einde is gebleven, of zijn volmachtdrager. Voor wie achter een scherm zit, is niets geregeld. Het dichtst bij de tekst: een elektronische handtekening vóór de sluiting, op het document dat in de vergadering is voorgelezen, en niet een verslag dat de dag nadien rondgaat. De waarde van een code per sms of van een andere elektronische handtekening komt aan bod in Het verslag van de algemene vergadering opstellen.

Onderbrekingen en pannes

Valt een deelnemer weg, noteer dan het uur. Hij stemt niet over de punten die zonder hem behandeld worden; ga na of er nog genoeg mensen zijn. Valt de verbinding van de zaal zelf weg, schors dan de vergadering, herstel de verbinding en noteer de hervatting in het verslag. Komt ze niet terug, werk de vergadering dan niet onder elkaar in de zaal af: de oproeping beloofde de anderen dat ze konden deelnemen. Roep dan beter opnieuw bijeen.

Formaat 2: een volledig digitale algemene vergadering

Geen zaal meer: iedereen neemt online deel. De toelichting bij het wetsvoorstel van 2025 beschouwt dit formaat vandaag als toegelaten, naar keuze van de syndicus.

De oproeping neemt de vermeldingen van formaat 1 over en vermeldt dat de vergaderplaats virtueel is. Voorzie dezelfde uitweg voor wie geen computer heeft of er niet mee overweg kan: telefonisch inbellen, hulp bij het installeren van de app, een volmacht. In een gebouw waar iemand woont die nooit online zal deelnemen, komt dit formaat erop neer dat u die persoon buitensluit. Ik raad het alleen aan in VME's waar iedereen er vooraf mee heeft ingestemd.

Inhoudelijk verandert er niets: quorum van art. 3.87, § 5, wettelijke meerderheden, stemming bij naamafroeping. Voorzitter en secretaris worden online aangewezen, en iedereen zet zijn camera aan tijdens de aanwezigheidscontrole. Alle handtekeningen onder het verslag worden vóór de sluiting online gezet. Daarna volgen het register en de verzending aan iedereen binnen dertig dagen (art. 3.87, § 12; art. 3.93, § 4).

Het zwakke punt van dit formaat is de verbinding van wie de vergadering leidt. Valt de voorzitter of de syndicus weg zonder terug te komen, dan stopt u. Een stemming die niemand heeft vastgesteld, kunt u achteraf niet reconstrueren.

Formaat 3: schriftelijk beslissen, zonder te vergaderen

Volgens artikel 3.87, § 11, kunnen de leden van de VME ‘met eenparigheid, schriftelijk alle beslissingen nemen’ die tot de bevoegdheid van de algemene vergadering behoren, ‘met uitzondering van die welke bij authentieke akte moeten worden verleden’. Geen oproeping, geen quorum, geen zaal.

Alle kavels, niet alleen wie antwoordt

Eenparigheid betekent: elke kavel, zonder uitzondering. Het stilzwijgen van één mede-eigenaar blokkeert evenveel als een weigering. Voor een kavel in onverdeeldheid of in vruchtgebruik tekent de lasthebber van wie de identiteit schriftelijk aan de syndicus is meegedeeld (art. 3.87, § 1). Het onderwerp maakt geen verschil. De goedkeuring van de rekeningen, die in de vergadering een volstrekte meerderheid vraagt, vereist hier het akkoord van iedereen. Hetzelfde geldt voor werken aan de gemeenschappelijke delen waarvoor in de vergadering een tweederdemeerderheid nodig zou zijn (art. 3.88, § 1, 1°, b).

De uitgesloten beslissingen

Het Burgerlijk Wetboek geeft geen lijst van de beslissingen die bij authentieke akte moeten worden verleden. Minstens drie ervan wijst het met zekerheid aan. Eerst elke wijziging van de statuten, dat wil zeggen van de basisakte of het reglement van mede-eigendom (art. 3.85, § 1). Daaronder valt de wijziging van de aandelen (de ‘duizendsten’), waarvoor bovendien ieders akkoord nodig is (art. 3.88, § 3). En de wijziging van de verdeling van de lasten (art. 3.88, § 1, 2°, a). Ook de ontbinding van de VME wordt bij authentieke akte vastgesteld (art. 3.97). Voor die beslissingen hebt u een algemene vergadering nodig, en daarna de notaris.

Het reglement van interne orde wordt daarentegen bij onderhandse akte opgesteld (art. 3.85, § 3): dat kunt u dus schriftelijk en met eenparigheid wijzigen. Een aankoop, een verkoop of een erfdienstbaarheid op een gemeenschappelijk deel belandt uiteindelijk bij de notaris: leg hem de vraag voor voordat u voor de schriftelijke weg kiest.

Hoe gaat u te werk

Elke mede-eigenaar krijgt dezelfde tekst, woord voor woord, met de stukken (offerte, afrekening) en een uiterste datum. Hij tekent met de hand of elektronisch en stuurt het document terug. De syndicus bewaart alle handtekeningen, en de wet is duidelijk: ‘De syndicus stelt hiervan notulen op’ (art. 3.87, § 11). Daarna schrijft hij de beslissing in het register van de beslissingen in en bezorgt hij ze binnen dertig dagen aan iedereen.

Die termijn roept een vraag op. § 12 heeft het wel degelijk over schriftelijke beslissingen, maar de termijn van dertig dagen loopt volgens de tekst vanaf de algemene vergadering, en die heeft niet plaatsgevonden. De tekst geeft geen uitsluitsel. Het voorzichtigst zou zijn te rekenen vanaf de laatste handtekening, want op die dag bestaat de beslissing. Heel kleine VME's maken veel gebruik van deze weg: zie De kleine VME.

Eén ‘nee’ volstaat

Eén mede-eigenaar die onbereikbaar is, of één weigering, en de beslissing bestaat niet. Dan rest u niets anders dan een algemene vergadering bijeen te roepen, waar de gewone meerderheid speelt. Verzin geen ‘eenparigheid van wie antwoordt’: niets in de tekst ondersteunt dat.

Twee modellen om aan te passen

Het eerste model voegt u bij de oproeping voor een hybride vergadering, na de gewone vermeldingen. Met het tweede verzamelt u een schriftelijke beslissing met eenparigheid.

Veelgestelde vragen