De algemene vergadering van de VME bijeenroepen in België: de retroplanning van D-45 tot D+30

Wie een algemene vergadering bijeenroept, plant achteruit

Een mislukte oproeping merkt u niet op de avond van de vergadering. U merkt ze vier maanden later, wanneer de buur van de tweede verdieping, die de stemming over het dak heeft verloren, ontdekt dat zijn aangetekende brief twee dagen te laat is vertrokken en daarmee naar de vrederechter stapt. Sinds ik mijn gebouw beheer, tel ik niet meer vooruit: ik leg de datum van de vergadering vast en zet dan elke mijlpaal terugrekenend op de kalender. Elke stap hieronder verwijst naar het artikel van het Burgerlijk Wetboek dat hem oplegt. De termijnen zijn kalenderdagen; valt een datum op een zaterdag of een feestdag, dan neem ik de werkdag ervoor.

D-45: de datum kiezen en het gebouw verwittigen

Uw reglement van interne orde (RIO) moet een jaarlijkse periode van vijftien dagen vastleggen waarin de gewone algemene vergadering plaatsvindt (art. 3.85, § 3, 3°). Binnen dat venster kiest u de datum, buiten de schoolvakanties en de brugdagen. Ontbreekt die periode in uw reglement, dan voegt de syndicus ze zelf toe, zonder stemming, omdat de wet ze oplegt (art. 3.93, § 3); hoe u dat aanpakt, leest u in de statuten van de VME.

Zes weken vóór de vergadering reserveert u de ruimte (de inkomhal volstaat vaak, plooistoelen inbegrepen) en begint u aan de dossiers die tijd vragen: de rekeningen van het boekjaar, de begroting, offertes voor de werken waarover gestemd wordt, het jaarverslag van de raad van mede-eigendom als er een is. Ik stuur ook iedereen een kort bericht met de gekozen datum en de uiterste datum om een agendapunt te vragen. Dat bericht geldt niet als oproeping; het voorkomt alleen dat iemand op D-15 wakker schiet met een punt dat ter stemming moet en de deur al dicht vindt.

D-30: uiterste datum voor agendapunten van de mede-eigenaars

Elke mede-eigenaar, en de raad van mede-eigendom als die bestaat, mag een of meer punten op de agenda laten zetten (art. 3.87, § 4). Voor de gewone algemene vergadering moet de syndicus elk schriftelijk voorstel opnemen dat hij minstens drie weken vóór de eerste dag van de periode uit het reglement heeft ontvangen (art. 3.87, § 3). Lees dat goed: u telt vanaf het begin van de periode, niet vanaf de dag van de vergadering. Legt het reglement ‘de tweede helft van maart’ vast, dan valt de grens drie weken vóór 16 maart, ook al hebt u de 28e gekozen.

Een laattijdige vraag belandt niet in de prullenbak: ze schuift door naar de volgende vergadering (art. 3.87, § 4). En over de inhoud heeft de syndicus niets te zeggen: het punt dat hem stoort, ook als het over zijn eigen beheer gaat, komt er net zo goed op. Ik noteer bij elke vraag de datum van ontvangst, want die beslist bij betwisting.

D-18: de aangetekende brieven vertrekken (vijftien dagen wettelijk, drie als marge)

De wet wil dat de oproeping minstens vijftien dagen vóór de vergadering ter kennis wordt gebracht, behalve in dringende gevallen (art. 3.87, § 3). Vijftien, geen eenentwintig: de termijn van 21 dagen die u hier en daar leest, komt uit de Franse wet en geldt bij ons niet.

Blijft een vraag die het Wetboek niet regelt: telt u vanaf de afgifte bij de post of vanaf de ontvangst? Die woorden wijzen eerder naar de ontvangst, maar geen enkele tekst zegt het. Ik houd het dus op de strengste lezing: de brief is vijftien volle dagen vóór de vergadering in handen van de mede-eigenaar. Een aangetekende brief die op maandag wordt afgegeven, komt dinsdag of woensdag aan, en nog later als de geadresseerde niet thuis is en hem op het postkantoor moet gaan afhalen. Vandaar mijn mijlpaal: de aangetekende brieven gaan op D-18 naar de post, en nooit op een vrijdagavond vóór een verlengd weekend.

E-mail alleen met een ondertekend akkoord van elke mede-eigenaar

De wettelijke verzendwijze is de aangetekende zending. De uitzondering: de mede-eigenaar die individueel, uitdrukkelijk en schriftelijk heeft ingestemd met een ander communicatiemiddel (art. 3.87, § 3). Drie voorwaarden, en ze zijn alle drie nodig: een akkoord per persoon, een akkoord dat zegt waarop het slaat, en een schriftelijk akkoord dat u bewaart. Een artikel in het reglement van interne orde volstaat hier niet, een stemming in de algemene vergadering evenmin, en een ‘voor mij is dat goed’ aan het einde van een vergadering nog minder.

In een gebouw met tien kavels hebt u bijvoorbeeld vijf ondertekende akkoorden en vijf aangetekende brieven. Wat telt, is het bewijs van verzending voor elke mede-eigenaar: het postbewijs aan de ene kant, de gearchiveerde e-mail met zijn datum aan de andere. De kosten van die zendingen zijn voor de VME (art. 3.87, § 3): voorzie er een lijn voor in de begroting.

Drie verplichte vermeldingen, twee van gezond verstand

Artikel 3.87, § 3 legt drie dingen op in de oproeping:

1. de plaats, de dag en het uur van de vergadering;
2. de agenda, dus de lijst van punten die ter bespreking worden voorgelegd, ook die welke mede-eigenaars of de raad tijdig hebben gevraagd;
3. de manier waarop de stukken kunnen worden ingekeken die bij de agendapunten horen: waar, wanneer en hoe men de rekeningen, offertes en contracten kan lezen.

Ik voeg er twee aan toe die de wet niet vraagt. Online deelnemen, als u dat aanbiedt: dat kan alleen als de oproeping erin voorziet (art. 3.87, § 1); zie de AV op afstand. En de vereiste meerderheid bij elk punt, zodat niemand uit de lucht valt wanneer de gevelwerken een tweederdemeerderheid vragen.

Voeg een blanco volmacht toe en, voor de gewone algemene vergadering, de twee begrotingen (gewone uitgaven en voorzienbare buitengewone uitgaven), die de syndicus bij de agenda moet voegen van de vergadering die erover stemt (art. 3.89, § 5, 16°). Rekeningen die u de avond vooraf krijgt, kunt u niet onderzoeken; dat argument komt bij de vrederechter telkens terug.

Kavels met meer dan één titularis

Onverdeeldheid, blote eigendom en vruchtgebruik, erfpacht, opstal, recht van gebruik of bewoning: zolang de betrokkenen niet schriftelijk één gemeenschappelijke lasthebber bij de syndicus hebben aangewezen, is hun recht om aan de vergadering deel te nemen geschorst (art. 3.87, § 1). Ik vraag die aanwijzing in de oproeping zelf, met een zin die alleen nog ondertekend moet worden. Het geval dat het vaakst vergeten wordt: het gescheiden koppel dat het appartement in onverdeeldheid houdt.

Uw data

Vul de datum van uw AV in en de eerste dag van de periode uit uw reglement:

Berekend in kalenderdagen. Controleer de periode in uw reglement van interne orde en neem wat marge als een datum in een weekend valt.

Wie de AV nog kan bijeenroepen

De syndicus roept alles bijeen, ook de vergadering die over zijn eigen herbenoeming beslist. Maar hij zit nooit voor, het voorzitterschap gaat naar een mede-eigenaar (art. 3.87, § 5), en hij stemt niet mee over de opdracht die hem wordt toevertrouwd (art. 3.87, § 9). De vergadering die een vijfde van de aandelen eist, volgt dezelfde vormen en dezelfde termijn van vijftien dagen: de dertig dagen gaan over de verzending van de oproeping, niet over de vergadering zelf.

D-dag: eerst tellen, dan openen

Vóór de eerste stemming telt u twee keer: de hoofden en de aandelen, de bekende duizendsten. De vergadering beraadslaagt geldig als meer dan de helft van de mede-eigenaars aanwezig of vertegenwoordigd is en zij samen minstens de helft van de aandelen bezitten, of anders als de aanwezigen en vertegenwoordigden samen meer dan drie vierde van de aandelen bezitten, ongeacht hun aantal (art. 3.87, § 5). De uitkomst komt in het verslag. De volmachten tellen mee, met een maximum van drie per volmachtdrager, tenzij zijn stemmen samen onder 10 % van de stemmen van de VME blijven, en nooit op naam van de syndicus (art. 3.87, § 7).

Is het quorum niet gehaald, dan roept u een tweede vergadering bijeen, die plaatsvindt na een termijn van minstens vijftien dagen en geldig beraadslaagt, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars en de aandelen die zij bezitten (art. 3.87, § 5). Het is een volwaardige vergadering: nieuwe oproeping, dezelfde vormen, dezelfde termijn, dezelfde agenda. Tenzij anders vermeld, gelden de volmachten van de eerste vergadering ook voor de tweede (art. 3.87, § 7).

Andere termijn, ander geval: de dertig dagen van artikel 3.88, § 4 gaan over een vereiste eenparigheid die niet werd gehaald omdat mede-eigenaars afwezig waren; een nieuwe vergadering, minstens dertig dagen later, beslist dan met eenparigheid van de aanwezigen.

D+30: het verslag, daarna vier maanden stilte

Het verslag schrijft u niet de dag erna. De syndicus stelt het op tijdens de vergadering, met de behaalde meerderheden en de naam van wie tegenstemde of zich onthield, en laat het aan het einde van de vergadering ondertekenen door de voorzitter, de secretaris die bij de opening is aangewezen en alle mede-eigenaars die nog aanwezig zijn, of hun volmachtdragers (art. 3.87, § 10). Een verslag dat de week nadien rondgaat, volgt die regel niet.

Uiterlijk dertig dagen na de vergadering heeft de syndicus de beslissingen opgenomen in het register op de zetel van de VME (art. 3.93, § 4) en ze bezorgd aan elke houder van een zakelijk recht met stemrecht (art. 3.87, § 12). Wie na die termijn niets heeft ontvangen, meldt dat schriftelijk aan de syndicus. Wat er in het verslag hoort, leest u in Het verslag van de algemene vergadering opstellen.

Dan begint de laatste termijn van de kalender: vier maanden vanaf de datum van de vergadering, waarin elke mede-eigenaar de vrederechter kan vragen een onregelmatige, bedrieglijke of onrechtmatige beslissing die hem persoonlijk nadeel berokkent, te vernietigen of te wijzigen (art. 3.92, § 3). Daarna staan de beslissingen vast. Hoe dat in zijn werk gaat, leest u in Een beslissing van de AV aanvechten.

Waarop een vergadering sneuvelt bij de vrederechter

Vijf fouten keren terug in de vonnissen die een vergadering vernietigen. Vrijwillige syndici te goeder trouw maken ze allemaal, en de tweede vaker dan de andere.

1. Alles per e-mail versturen zonder individueel schriftelijk akkoord. Voor wie niet heeft getekend, is de oproeping niet in de vereiste vorm gebeurd, ook al heeft hij het bericht gelezen, en wordt de regelmatigheid van de vergadering aanvechtbaar (art. 3.87, § 3).
2. De vijftien dagen zo krap mogelijk tellen, vanaf de afgifte van de aangetekende brief, op een vrijdag vóór een verlengd weekend. De wet spreekt van een oproeping die ter kennis wordt gebracht; een rechter kan uitgaan van de dag waarop ze gelezen kon worden, niet van de dag van afgifte.
3. Stemmen over een punt dat niet op de agenda staat. Het Wetboek verbiedt het niet met zoveel woorden, maar het maakt van de agenda een verplichte vermelding in de oproeping (art. 3.87, § 3) en verwijst laattijdige vragen naar de volgende vergadering (art. 3.87, § 4). Een stemming onder ‘Varia’ of over een punt dat tijdens de vergadering opduikt, wordt doorgaans als onregelmatig beschouwd en blijft vier maanden aanvechtbaar (art. 3.92, § 3). ‘Varia’ informeert, het beslist niet.
4. De gemeenschappelijke lasthebber vergeten bij een kavel in onverdeeldheid of in vruchtgebruik, en dan een van de onverdeelde eigenaars alleen laten stemmen terwijl zijn recht om deel te nemen geschorst was (art. 3.87, § 1).
5. De syndicus laten voorzitten, of een volmacht op zijn naam aanvaarden. De syndicus zit niet voor (art. 3.87, § 5) en kan geen volmachtdrager zijn (art. 3.87, § 7).

Geen enkele fout kost veel om te vermijden. Elke fout kost een vergadering die over moet, en soms een jaar werken.

Veelgestelde vragen