FRNL Word een van de 10 stichtende VME's
Syndo

Dit privacybeleid bestaat ook in het Frans: Franstalige versie.

Privacybeleid

Laatst bijgewerkt op 5 november 2026. Voorversie, na te lezen door een jurist vóór de commerciële opening.

In twee zinnen

De publieke website plaatst geen enkele cookie en identificeert u niet: hij telt zijn bezoeken op geaggregeerde wijze, en verzamelt alleen gegevens over u als u ons schrijft of een formulier invult. De applicatie verwerkt de gegevens van een mede-eigendom (namen, contactgegevens, kavels, bankverrichtingen van de vereniging) voor rekening van die vereniging en haar syndicus, en voor niets anders. Ze worden opgeslagen in de Europese Unie; sommige dienstverleners die in de Verenigde Staten gevestigd zijn, kunnen er toegang toe hebben (zie ‘Waar en hoelang’).

Wie is verantwoordelijk

Op de publieke website is de uitgever de verwerkingsverantwoordelijke: Sébastien Dellis, rue de Budapest 12, 1400 Nivelles, Belgique, bonjour@syndo.be.

In de applicatie is de vereniging van mede-eigenaars (VME), vertegenwoordigd door haar syndicus, de verwerkingsverantwoordelijke: zij beslist welke gegevens er worden geregistreerd. Syndo treedt op als verwerker in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR, art. 28): het verwerkt de gegevens uitsluitend volgens de instructies van de VME, overeenkomstig de gebruiksvoorwaarden, en gebruikt ze niet voor eigen rekening.

Publieke website en tools van de gids

Applicatie

Verwerkte gegevens: identiteit en contactgegevens van de mede-eigenaars en van de leden van de organen van de VME (naam, adres, e-mail, telefoon, kavels in eigendom, aandelen), schriftelijke akkoorden voor de oproeping per e-mail, verrichtingen op de bankrekeningen van de VME zoals de bank ze exporteert (datum, bedrag, tegenpartij, mededeling), facturen van leveranciers, provisieaanvragen en de betaling ervan, documenten van de algemene vergadering (oproepingen, volmachten, aanwezigheden, stemmingen, notulen), logboek van de handelingen die in de applicatie worden verricht.

Doeleinden: de boekhouding van de mede-eigendom voeren, provisieaanvragen versturen en de betalingen opvolgen, de algemene vergaderingen voorbereiden en houden, de documenten bewaren die de wet aan de VME oplegt (Burgerlijk Wetboek, boek 3), en elke mede-eigenaar toegang geven tot de informatie die hem aanbelangt.

Rechtsgrond: nakoming van de wettelijke en statutaire verplichtingen van de VME en van de opdracht van de syndicus (art. 3.89 van het Burgerlijk Wetboek), en het gerechtvaardigd belang van de VME bij een betrouwbaar beheer van het gebouw.

Wie ziet wat: de syndicus heeft toegang tot de rekeningen en de stukken, net als, met leestoegang, de commissaris van de rekeningen en de raad van mede-eigendom. Een mede-eigenaar ziet alleen zijn eigen kavels, zijn provisieaanvragen en de documenten die voor iedereen bestemd zijn (oproepingen, notulen). Die afscherming dwingt de database zelf af, niet alleen het scherm.

Bankverrichtingen: ze worden geïmporteerd uit de exportbestanden die de syndicus oplaadt (CSV of CODA). Syndo heeft geen toegang tot de bankrekeningen en voert geen enkele betaling uit. Een geïmporteerde verrichting wordt nooit gewijzigd; correcties gebeuren via een afzonderlijke boeking, zodat de rekeningen controleerbaar blijven.

Ondersteuning door artificiële intelligentie: om een opgeladen factuur te lezen, om de basisakte en de laatste afrekening te lezen die bij de opstart worden opgeladen (kavels, aandelen, namen van de mede-eigenaars), of om een categorie voor te stellen voor een onbekende verrichting, kan Syndo de inhoud van dat document doorsturen naar een AI-dienstverlener (Anthropic). De syndicus moet dat voorstel altijd valideren; de AI beslist over geen enkel bedrag. De doorgestuurde gegevens dienen niet om de modellen van de dienstverlener te trainen, overeenkomstig zijn commerciële voorwaarden.

Lezen van de ‘te classificeren’ verrichtingen: uitsluitend wanneer de syndicus erom vraagt, stuurt Syndo naar Anthropic, in reeksen van maximaal 30, de verrichtingen die door geen enkele regel worden herkend (datum, bedrag, richting, naam en IBAN van de tegenpartij, mededeling, omschrijving), de lijst van de lastencategorieën van het gebouw en de referenties van de kavels met de naam van hun houders, om een betaling van een mede-eigenaar te herkennen. Het antwoord is een voorgestelde lezing die de syndicus bevestigt of corrigeert.

Waar en hoelang

De gegevens van de applicatie worden gehost in de Europese Unie. Hosting: Vercel Inc. (Verenigde Staten) voor de publieke website, verspreid via zijn wereldwijde netwerk, en voor de applicatie, die in de Europese Unie draait; Supabase voor de database en de stukken, die in de Europese Unie worden bewaard. Ze worden bewaard zolang de overeenkomst met de VME loopt, daarna in exporteerbare vorm aan de syndicus terugbezorgd en binnen 90 dagen verwijderd, behalve wanneer de VME wettelijk verplicht is ze langer te bewaren (de boekhoudkundige documenten en de notulen blijven in het archief van de vereniging).

Technische dienstverleners: hosting en database (Vercel, Supabase), verzending van e-mails (Postmark), extractie van documenten en lezen van de te classificeren verrichtingen (Anthropic). Met elk van hen geldt een verwerkersovereenkomst die in overeenstemming is met de AVG (art. 28) en deel uitmaakt van zijn contractuele voorwaarden. Vercel Inc., Supabase Inc., Postmark (ActiveCampaign) en Anthropic PBC zijn vennootschappen die in de Verenigde Staten gevestigd zijn: ook wanneer de gegevens in de Europese Unie worden opgeslagen, kunnen ze vanuit de Verenigde Staten worden verwerkt of geraadpleegd, met name de inhoud die naar Anthropic wordt gestuurd om documenten en te classificeren verrichtingen te lezen, en de e-mails die via Postmark worden verstuurd. Die doorgiften steunen op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie (besluit 2021/914), die in die overeenkomsten zijn opgenomen. Een kopie van die waarborgen is op verzoek verkrijgbaar via bonjour@syndo.be.

Uw rechten

U kunt vragen om inzage in uw gegevens, om rectificatie, om wissing binnen de grenzen van de wettelijke verplichtingen van de VME, om beperking van de verwerking en om overdraagbaarheid; u kunt bezwaar maken tegen elke verwerking die op het gerechtvaardigd belang steunt en uw akkoord met de oproeping per e-mail op elk moment intrekken (dan geldt de aangetekende brief). Voor de gegevens van de applicatie wendt u zich eerst tot de syndicus van uw gebouw, die er verantwoordelijk voor is; Syndo zal hem daarbij bijstaan. Voor de publieke website schrijft u naar bonjour@syndo.be; we antwoorden binnen een maand. U kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel).

Cookies en opslag in de browser

Publieke website: geen enkele cookie. Alleen de herkomst van uw bezoek (parameters van het adres waarlangs u binnenkwam en website van herkomst) wordt bewaard in de sessieopslag van de browser, die wordt gewist bij het sluiten van het tabblad, om bij een formulier te worden gevoegd als u er een verstuurt. De bezoekersmeting die hierboven is beschreven, slaat niets op uw toestel op.

Applicatie: strikt noodzakelijke sessiecookies (identificatie van de aangemelde gebruiker), die worden verwijderd bij het afmelden of wanneer de sessie verloopt; een cookie syndo_langue, één jaar bewaard, die de gekozen taal onthoudt; en, in de lokale opslag van de browser, een weergavegeheugen (de automatisch gevalideerde facturen die u al hebt gezien). De applicatie telt haar bezoeken ook met Vercel Web Analytics, zonder cookie, met enkele anonieme gebeurtenissen (bijvoorbeeld ‘import gestart’). Geen meet- of reclamecookies.

Als we ooit een niet-noodzakelijke cookie zouden toevoegen, vragen we eerst uw toestemming, en weigeren is dan even eenvoudig als aanvaarden.

Beveiliging

Versleutelde verbinding (HTTPS), aanmelding via een link die naar het e-mailadres van de houder wordt gestuurd, afscherming per mede-eigendom in de database, logboek van gevoelige handelingen, back-ups volgens het plan van de hostingprovider van de database (dagelijks zodra naar een betalende formule wordt overgestapt). Er worden geen sleutels of echte gegevens bewaard in de broncode van de software.