Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 5 novembre 2026. Version de préversion, à faire relire par un juriste avant l'ouverture commerciale.

En deux phrases

Le site public ne dépose aucun cookie et ne vous identifie pas : il compte ses visites de façon agrégée, et ne collecte des données vous concernant que si vous nous écrivez ou remplissez un formulaire. L'application traite les données d'une copropriété (noms, coordonnées, lots, opérations bancaires de l'association) pour le compte de cette association et de son syndic, en Europe, et pour rien d'autre.

Qui est responsable

Sur le site public, le responsable du traitement est l'éditeur : Sébastien Dellis, rue de Budapest 12, 1400 Nivelles, Belgique, bonjour@syndo.be.

Dans l'application, le responsable du traitement est l'association des copropriétaires (ACP), représentée par son syndic, qui décide quelles données y sont enregistrées. Syndo agit comme sous-traitant au sens du RGPD (art. 28) : il traite les données uniquement sur instruction de l'ACP, selon les conditions d'utilisation, et ne les utilise pas pour son propre compte.

Site public et outils du guide

• Mesure d'audience : nous comptons les visites avec Vercel Web Analytics et mesurons la vitesse des pages avec Vercel Speed Insights. Ces outils ne déposent aucun cookie, ne vous suivent pas d'un site à l'autre et ne nous donnent que des chiffres agrégés (pages vues, pays, type d'appareil, temps de chargement) : nous ne pouvons pas identifier un visiteur. Base légale : notre intérêt légitime à savoir quelles pages sont utiles et rapides. Aucune publicité.
• Les outils du guide (majorités, fonds de réserve, autodiagnostic, modèles) fonctionnent entièrement dans votre navigateur : ce que vous y saisissez n'est pas transmis.
• L'hébergeur (Vercel) conserve des journaux techniques (adresse IP, page demandée, horodatage) pendant 30 jours au plus, pour la sécurité et la disponibilité du service.
• Les polices de caractères sont servies par le site lui-même : aucune requête ne part vers Google Fonts ou un autre tiers.
• Si vous nous écrivez, votre message et votre adresse sont conservés le temps de traiter la demande, puis au plus 12 mois.
• Liste d'attente du lancement : si vous demandez à être prévenu du lancement, nous enregistrons votre adresse e-mail, la date d'inscription, la langue choisie et, si vous les indiquez, le nombre de lots et la commune de votre immeuble. Base légale : votre consentement, donné en envoyant le formulaire. Usage : vous envoyer un e-mail au lancement et mesurer l'intérêt par taille d'immeuble et par commune, jamais autre chose ; rien n'est transmis ni vendu. Les données sont hébergées dans l'Union européenne (Supabase), l'e-mail de lancement part par notre prestataire d'envoi (Postmark), et elles sont effacées au plus tard 12 mois après l'e-mail de lancement, ou plus tôt sur simple demande à bonjour@syndo.be.
• Candidature au programme des copropriétés fondatrices : si vous préinscrivez votre copropriété, nous enregistrons en plus votre rôle dans la copropriété (syndic bénévole, conseil, copropriétaire, autre), le numéro d'entreprise de l'association si vous le donnez, et la provenance de votre visite (par exemple « facebook », « google » ou « direct », d'après les paramètres de l'adresse par laquelle vous êtes arrivé et le site d'origine, gardés le temps de la visite dans le stockage de session de votre navigateur, effacé à la fermeture de l'onglet, sans cookie). Usage : vous recontacter pour préparer votre accès et savoir quels canaux font connaître Syndo ; mêmes garanties, hébergement et durée que la liste d'attente.

Application

Données traitées : identité et coordonnées des copropriétaires et des membres des organes de l'ACP (nom, adresse, e-mail, téléphone, lots détenus, quotes-parts), accords écrits pour la convocation par e-mail, opérations des comptes bancaires de l'ACP telles qu'exportées par la banque (date, montant, contrepartie, communication), factures des fournisseurs, appels de fonds et leur paiement, documents d'assemblée générale (convocations, procurations, présences, votes, procès-verbaux), journal des actions effectuées dans l'application.

Finalités : tenue des comptes de la copropriété, appels de fonds et suivi des paiements, préparation et tenue des assemblées générales, conservation des documents que la loi impose à l'ACP (Code civil, livre 3), accès de chaque copropriétaire aux informations qui le concernent.

Base légale : exécution des obligations légales et statutaires de l'ACP et de la mission du syndic (art. 3.89 du Code civil), et intérêt légitime de l'ACP à une gestion fiable de l'immeuble.

Qui voit quoi : le syndic et, en lecture, le commissaire aux comptes et le conseil de copropriété accèdent aux comptes et aux pièces. Un copropriétaire ne voit que ses propres lots, ses appels de fonds et les documents destinés à tous (convocations, procès-verbaux). Ce cloisonnement est appliqué par la base de données elle-même, pas seulement par l'écran.

Opérations bancaires : elles sont importées à partir des exports que le syndic dépose (CSV ou CODA). Syndo n'a pas accès aux comptes bancaires et n'exécute aucun paiement. Une opération importée n'est jamais modifiée ; les corrections passent par une écriture distincte, pour que les comptes restent vérifiables.

Assistance par intelligence artificielle : pour lire une facture déposée, lire l'acte de base et le dernier décompte déposés à la mise en place (lots, quotités, noms des copropriétaires), ou proposer une catégorie à une opération inconnue, Syndo peut transmettre le contenu de ce document à un prestataire d'IA (Anthropic). Cette proposition est toujours soumise à la validation du syndic ; aucun montant n'est décidé par l'IA. Les données transmises ne servent pas à entraîner les modèles du prestataire, conformément à ses conditions commerciales.

Lecture des opérations « à classer » : uniquement lorsque le syndic le demande, Syndo envoie à Anthropic, par lots de 30 au plus, les opérations qu'aucune règle ne reconnaît (date, montant, sens, nom et IBAN de la contrepartie, communication, libellé), la liste des catégories de charges de l'immeuble et les références des lots avec le nom de leurs titulaires, pour reconnaître un paiement de copropriétaire. La réponse est une lecture proposée que le syndic confirme ou corrige.

Où et combien de temps

Les données de l'application sont hébergées dans l'Union européenne. Hébergement : Vercel Inc. (États-Unis) pour le site public, diffusé par son réseau mondial, et pour l’application, exécutée dans l’Union européenne ; Supabase pour la base de données et les pièces, conservées dans l’Union européenne. Elles sont conservées pendant la durée du contrat avec l'ACP, puis restituées au syndic sous forme exportable et supprimées dans les 90 jours, sauf obligation légale de conservation plus longue qui incombe à l'ACP (les documents comptables et les procès-verbaux restent dans les archives de l'association).

Prestataires techniques : hébergement et base de données (Vercel, Supabase), envoi d'e-mails (Postmark), extraction de documents et lecture des opérations à classer (Anthropic). Chacun est lié par un contrat de sous-traitance conforme au RGPD ; les transferts hors UE, lorsqu'ils existent, reposent sur le cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework) lorsque le prestataire y adhère, ou sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Vos droits

Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification, leur effacement dans les limites des obligations légales de l'ACP, la limitation du traitement et la portabilité ; vous pouvez vous opposer à tout traitement fondé sur l'intérêt légitime et retirer à tout moment votre accord à la convocation par e-mail (le recommandé s'applique alors). Pour les données de l'application, adressez-vous d'abord au syndic de votre immeuble, qui en est responsable ; Syndo l'assistera. Pour le site public, écrivez à bonjour@syndo.be ; nous répondons dans un délai d'un mois. Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles).

Cookies et stockage dans le navigateur

Site public : aucun cookie. Seule la provenance de votre visite (paramètres de l'adresse d'arrivée et site d'origine) est gardée dans le stockage de session du navigateur, effacé à la fermeture de l'onglet, pour être jointe à un formulaire si vous en envoyez un. La mesure d'audience décrite plus haut ne stocke rien sur votre appareil.

Application : des cookies de session strictement nécessaires (identification de l'utilisateur connecté), supprimés à la déconnexion ou à l'expiration de la session ; un cookie syndo_langue, conservé un an, qui retient la langue que vous avez choisie ; et, dans le stockage local du navigateur, une mémoire d'affichage (les factures validées automatiquement que vous avez déjà vues). L'application compte aussi ses visites avec Vercel Web Analytics, sans cookie, avec quelques événements anonymes (par exemple « import lancé »). Aucun cookie de mesure ou de publicité.

Si nous ajoutions un jour un cookie non nécessaire, nous vous demanderions d'abord votre accord, avec un refus aussi simple que l'acceptation.

Sécurité

Connexion chiffrée (HTTPS), authentification par lien envoyé à l'adresse e-mail du titulaire, cloisonnement par copropriété dans la base de données, journal des actions sensibles, sauvegardes selon le plan de l'hébergeur de la base de données (quotidiennes dès le passage à une offre payante). Aucune clé ni donnée réelle n'est conservée dans le code source du logiciel.