Convoquer une assemblée générale de copropriété en Belgique

Qui convoque, et quand

C'est le syndic qui convoque. L'assemblée ordinaire se tient au moins une fois par an, pendant la période fixée par le règlement de copropriété : « la première quinzaine de novembre », par exemple. Le syndic peut aussi convoquer une assemblée extraordinaire quand une décision ne peut pas attendre.

Les copropriétaires qui détiennent ensemble au moins un cinquième des quotes-parts peuvent exiger une assemblée. Si le syndic ne réagit pas, ils peuvent la convoquer eux-mêmes.

Le délai de 15 jours

La convocation doit être communiquée au moins quinze jours avant l'assemblée. Seule une urgence justifiée permet un délai plus court. Le délai protège le droit de chacun à préparer la réunion : une convocation tardive rend les décisions contestables.

En pratique, un recommandé met un ou deux jours à arriver, davantage si le destinataire est absent et doit le retirer à la poste. Prévoyez donc une marge : nous conseillons d'envoyer les recommandés au moins 18 jours avant l'assemblée.

Recommandé ou e-mail ?

Le recommandé reste la règle. L'e-mail n'est permis que pour les copropriétaires qui l'ont accepté individuellement, explicitement et par écrit. Une clause générale du règlement d'ordre intérieur ne suffit pas, pas plus qu'un e-mail de réponse « ok » à la convocation de l'an dernier.

La solution simple : faire signer à chaque copropriétaire, une fois pour toutes, un accord daté qui mentionne l'adresse e-mail à utiliser, et le conserver. Dans un même immeuble, il est normal d'avoir des copropriétaires convoqués par e-mail et d'autres par recommandé.

Ce que contient la convocation

• le lieu, la date et l'heure de l'assemblée ;
• l'ordre du jour, point par point, assez précis pour que chacun sache ce qui sera décidé ;
• la façon de consulter les documents utiles (comptes, devis, contrats) ;
• une procuration, pour ceux qui ne pourront pas venir.

Une bonne pratique, même si la loi ne l'impose pas : indiquer pour chaque point la majorité requise (absolue, deux tiers, quatre cinquièmes). Chacun sait alors à l'avance ce qui est en jeu.

Les points demandés par les copropriétaires

Tout copropriétaire peut demander l'ajout d'un point en écrivant au syndic. Pour l'assemblée ordinaire, la demande doit arriver au moins trois semaines avant le premier jour de la période prévue pour l'assemblée. Le syndic doit alors l'inscrire. Une demande plus tardive est reportée à l'assemblée suivante.

Six erreurs fréquentes, vues sur le terrain

1. Convoquer tout le monde par e-mail parce que « c'est plus simple », sans accord écrit de chacun.
2. Compter les 15 jours à partir du dépôt d'un recommandé posté un vendredi soir : le destinataire le reçoit le mardi, et le délai saute.
3. Oublier les lots à plusieurs titulaires : indivisaires, ou nu-propriétaire et usufruitier, doivent désigner un mandataire commun. Sans lui, le lot ne vote pas. Demandez-le dès la convocation.
4. Un ordre du jour vague, comme « travaux » ou « divers » : on ne peut pas valablement décider sur un point qui n'est pas annoncé clairement.
5. Une procuration préremplie au nom du syndic : le syndic ne peut pas être mandataire d'un copropriétaire.
6. Ne pas joindre les devis d'un point de travaux : sans documents, l'assemblée reporte souvent la décision d'un an.

Si le quorum n'est pas atteint, et après l'AG

L'assemblée ne peut délibérer que si plus de la moitié des copropriétaires, détenant au moins la moitié des quotes-parts, sont présents ou représentés, ou si les présents détiennent plus des trois quarts des quotes-parts. Sinon, une seconde assemblée est convoquée au moins quinze jours plus tard. Elle délibère quel que soit le nombre de présents.

Le procès-verbal est signé en fin de séance par le président, le secrétaire et tous les copropriétaires encore présents ou leurs mandataires. Les décisions sont consignées dans le registre et transmises dans les trente jours. Un copropriétaire qui estime une décision irrégulière, frauduleuse ou abusive peut saisir le juge de paix dans les quatre mois.