Van syndicus veranderen in België: het gebouw overnemen zonder iets te verliezen

Hoe het mandaat van de huidige syndicus eindigt

Het klassieke scenario in een gebouw met 8 of 12 kavels: een syndicuskantoor dat er al jaren zit, een factuur die blijft stijgen, e-mails waarop niemand antwoordt. Op een dag zegt een mede-eigenaar: ‘ik kan dat wel’. Deze pagina is voor hem. Eerste vraag: hoe kan het lopende mandaat eindigen? Daar hangen de kostprijs en de duur van de overname van af.

Een mandaat dat afloopt zonder stemming, loopt niet zomaar door, ook niet als het contract van stilzwijgende verlenging spreekt: alleen een uitdrukkelijke beslissing van de vergadering verlengt het (art. 3.89, § 1). De datum van de aanstelling vindt u in het register van de beslissingen (art. 3.93). Valt de vervaldag vóór de volgende gewone vergadering? Dan is mijn raad duidelijk: ontsla de syndicus niet, laat het mandaat aflopen.

Het contract van de vertrekkende syndicus

Het Burgerlijk Wetboek legt een schriftelijk contract op dat de prestaties en hun prijs vermeldt (art. 3.89, § 1), maar het bepaalt geen opzegtermijn en geen ontslagvergoeding. Lees het contract vóór de stemming en zoek naar drie clausules.

• De vervaldag. Ligt die dichtbij, dan is een ontslag overbodig.
• De opzegtermijn. Sommige kantoren voorzien enkele maanden voor elke vervroegde beëindiging: die termijn bepaalt de datum van inwerkingtreding waarover u stemt.
• De verbrekingsvergoeding en de kosten voor de overdracht van het dossier. Een forfait ‘voor afsluiting’ of ‘voor overdracht van het archief’ kan verstopt zitten in de bijkomende prestaties. Staat het er niet in, dan kan de syndicus het bij zijn vertrek ook niet zomaar aanrekenen: een prestatie die niet in het contract staat, wordt alleen vergoed op beslissing van de algemene vergadering (art. 3.89, § 1).

Het ontslag gaat onmiddellijk in. Een onrechtmatig ontslag kan wel recht geven op een schadevergoeding (FOD Justitie, brochure ‘Mede-eigendom’). Het risico blijft klein als het verslag de beslissing motiveert met gedateerde feiten en als de opzegtermijn wordt gerespecteerd. Voorziet het contract een zware vergoeding bij ontslag zonder reden? Laat het dan vóór de vergadering nalezen door een advocaat.

Als de syndicus helemaal niet meer reageert

Soms begint alles met stilte: geen antwoord meer, geen vergadering meer, facturen die zich opstapelen. Er zijn twee wegen, en u kunt ze tegelijk bewandelen.

De vergadering samenroepen zonder hem. Mede-eigenaars die samen minstens een vijfde van de aandelen in de gemeenschappelijke delen bezitten, vragen schriftelijk een algemene vergadering. Het agendapunt: ‘einde van het mandaat en aanstelling van een nieuwe syndicus’. Roept niemand de vergadering binnen dertig dagen bijeen, dan doet een van de ondertekenaars het zelf (art. 3.87, § 2). Is er helemaal geen syndicus meer, dan roept de raad van mede-eigendom de vergadering bijeen. Is er geen raad, dan de voorzitter van de laatste algemene vergadering, en daarna die mede-eigenaars van het vijfde (art. 3.87, § 2).

Een voorlopige syndicus vragen aan de rechter. Is de syndicus verhinderd of blijft hij in gebreke, dan kan elke mede-eigenaar de vrederechter vragen een voorlopige syndicus aan te stellen. De zittende syndicus wordt dan in de zaak geroepen (art. 3.89, § 8). Dat is de weg voor dringende zaken die niet op een vergadering kunnen wachten: waterschade die u moet aangeven, een verzekeringspremie die betaald moet worden. Voorwaarden en verloop: voorlopige syndicus en voorlopig bewindvoerder.

Begin in beide gevallen met een aangetekende brief die de concrete tekortkomingen opsomt, afgetoetst aan de taken van de syndicus. Dat is zijn laatste kans, en uw bewijs voor de vergadering of de rechter.

Van syndicus veranderen in drie maanden: van contract tot dossier

Reken op ongeveer drie maanden, waarvan de helft vóór de vergadering.

Twee stemmingen, één vergadering

Het punt aankondigen. De vergadering beslist alleen over punten die in de oproeping staan, en die oproeping vertrekt minstens vijftien dagen vóór de vergadering (art. 3.87, § 3). Komt de gewone vergadering eraan, vraag de syndicus dan schriftelijk om de wissel op de agenda te zetten; anders kan een vijfde van de aandelen een buitengewone vergadering eisen (art. 3.87, § 2). De termijnen staan uitgelegd in de algemene vergadering van de VME bijeenroepen.

De kandidaat en zijn contract bijvoegen. De oproeping vermeldt de naam van de kandidaat en bevat een ontwerp van schriftelijk contract. Voor een vrijwilliger volstaat één bladzijde: duur, kosteloos of tegen vergoeding, onkosten, en een verzekering ten laste van de VME als het mandaat kosteloos is (art. 3.89, § 5, 8°).

Over beide beslissingen na elkaar stemmen. Ik raad aan om in dezelfde vergadering eerst over het einde van het mandaat en dan over de aanstelling te stemmen, met een gemeenschappelijke datum van inwerkingtreding. Anders staat het gebouw wekenlang zonder iemand die de verwarmingstechnicus kan betalen. Elke stemming vergt een volstrekte meerderheid van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars (art. 3.87, § 8).

Wie betrokken is, stemt niet mee. Wie een opdracht van de VME heeft gekregen, neemt niet deel aan de beraadslaging en de stemming over die opdracht, niet persoonlijk en niet bij volmacht (art. 3.87, § 9). Een vertrekkende syndicus die mede-eigenaar is, stemt dus niet over zijn eigen vertrek, en hij mag geen enkele volmacht hebben (art. 3.87, § 7). De tekst gaat niet over de kandidaat, die nog geen opdracht heeft. Toch raad ik voorzichtigheidshalve aan dat hij zich onthoudt bij zijn eigen aanstelling en dat het verslag dat vermeldt: zo kan niemand dat punt gebruiken om de beslissing aan te vechten.

De kwijting voor later houden. Geen kwijting op de dag van het vertrek: die wacht tot de volgende vergadering, als het dossier binnen is en de rekeningen nagekeken zijn.

De eerste week: wat er verandert als u iemand opvolgt

De basisformaliteiten en hun kosten vindt u in vrijwillige syndicus worden. Dit komt erbij als u een andere syndicus opvolgt.

• Het aanplakken. Binnen acht dagen na de start van uw mandaat plakt u een uittreksel van uw aanstelling aan bij de ingang van het gebouw: datum van aanstelling, naam, voornamen, beroep, woonplaats, hoe men u kan bereiken, en waar het reglement van interne orde en het register van de beslissingen ter inzage liggen (art. 3.89, § 2). Haal dat van uw voorganger weg.
• De KBO. Het mandaat van de syndicus wordt ingeschreven onder het ondernemingsnummer van de VME (art. 3.89, § 3, en koninklijk besluit van 15 maart 2017). Die inschrijving gebeurt opnieuw bij elke wissel van syndicus, op basis van het verslag dat u aanstelt (Homegrade). Laat ook het einde van het mandaat van uw voorganger registreren, anders blijft hij vermeld als vertegenwoordiger van de VME. Bij het ondernemingsloket zou dat gelden als een wijziging van de inschrijving, inbegrepen in dezelfde aanvraag of apart aangerekend, afhankelijk van het loket: vraag vooraf naar het tarief.
• De bank. Vervang de vorige syndicus als gemachtigde op de rekeningen van de VME en laat zijn onlinetoegang afsluiten. Neem het verslag van uw aanstelling en uw identiteitskaart mee.
• De verzekering. Uw aansprakelijkheid als syndicus moet verzekerd zijn, op kosten van de vereniging als het mandaat kosteloos is (art. 3.89, § 5, 8°). De polis van een syndicuskantoor dekt dat kantoor, meestal niet zijn opvolger.

Schrijf daarna de mede-eigenaars aan (nieuwe contactpersoon, en nieuw rekeningnummer als dat verandert), vervolgens de verzekeraar van het gebouw en de leveranciers met een lopend contract.

Dertig dagen om alles terug te krijgen

Hoe het mandaat ook geëindigd is, de vorige syndicus heeft dertig dagen om alles over te dragen. Het dossier gaat naar de nieuwe syndicus, of bij gebrek daaraan naar de voorzitter van de laatste algemene vergadering (art. 3.89, § 5, 7°). De wet noemt de boekhouding, de beheerde activa en elk schadegeval, met de historiek van de rekening waarmee het is afgehandeld. Ze vermeldt ook de stukken die de besteding verantwoorden van elk bedrag dat niet op de rekeningen van de VME staat.

Voor ik een ontvangstbewijs teken, zou ik stuk voor stuk nagaan:

• De statuten: basisakte, reglement van mede-eigendom en hun wijzigingen, reglement van interne orde.
• De beslissingen: het register en de verslagen van de algemene vergaderingen, zo mogelijk sinds de oprichting van de VME (art. 3.93).
• De mensen: lijst van de mede-eigenaars met adressen, kavels en aandelen (de duizendsten), en de rekening van elk van hen (betaalde provisies, achterstallen, afbetalingsplannen).
• Het geld: boekhouding van de laatste drie boekjaren, afrekeningen, goedgekeurde begrotingen, uittreksels van de zicht- en spaarrekeningen, betaalde en onbetaalde facturen.
• De activa: saldi van het werkkapitaal en het reservekapitaal (het reservefonds), op rekeningen op naam van de vereniging (art. 3.86, § 3), met de bankkaarten, codes of volmachten.
• Het gebouw: contracten (lift, verwarming, schoonmaak, energie), verzekeringspolissen, keuringsverslagen, plannen, postinterventiedossier (art. 3.89, § 5, 10°), sleutels en badges.
• De lopende dossiers: schadegevallen en de rekening waarmee ze zijn afgehandeld, geschillen, invorderingen, goedgekeurde maar onafgewerkte werken, waarborgen.

Vraag de boekhouding op in pdf voor het archief en als rekenblad om ermee verder te werken. De wet legt geen formaat op, maar een kantoor met boekhoudsoftware kan bijna altijd het grootboek en de toestand per mede-eigenaar exporteren.

Een punt dat vaak vergeten wordt: het geld van de VME hoort op rekeningen die op naam van de vereniging zijn geopend (art. 3.86, § 3), niet op een derdenrekening van het kantoor. Is dat niet zo, dan zet u de overdracht van de saldi bovenaan in uw brief.

De dertigste dag is voorbij

Niets ontvangen? Schakel bij elke stap een tandje hoger, altijd schriftelijk.

1. De herinnering. Een gedateerde e-mail die opsomt wat ontbreekt, met acht dagen om het te bezorgen.
2. De ingebrekestelling. Een aangetekende brief die artikel 3.89, § 5, 7°, aanhaalt en herinnert aan de verstreken uiterste datum. Voeg de lijst van wat ontbreekt bij en kondig aan dat u naar de rechter stapt als er binnen een precieze termijn niets komt.
3. De vrederechter. Bevoegd is de vrederechter van het kanton waar het gebouw ligt, ongeacht het bedrag (Gerechtelijk Wetboek, art. 591, 2°). Hij neemt kennis van geschillen over het gebruik, het genot, het onderhoud, het behoud of het beheer van het gemeenschappelijke goed bij mede-eigendom. De VME, vertegenwoordigd door haar nieuwe syndicus (art. 3.89, § 5, 4°), kan hem vragen de overdracht te bevelen, zo nodig onder verbeurte van een dwangsom. Ze kan ook een schadevergoeding eisen als het ontbreken van het dossier haar schade heeft berokkend. De syndicus treedt op met de machtiging van de vergadering; daarom staat die in de beslissing die hem aanstelt (zie het model hierboven). Zonder die machtiging kan hij op eigen gezag alleen een dringende of bewarende vordering instellen, die de vergadering zo snel mogelijk moet bekrachtigen (art. 3.92, § 1). Procedure: de vrederechter in mede-eigendom.

Bouw intussen het dossier opnieuw op. De bank bezorgt de uittreksels aan de syndicus die als gemachtigde geregistreerd is. De notaris die de basisakte heeft verleden, bewaart er een kopie van, en de buren hebben vaak hun oproepingen en verslagen bijgehouden.

Veelgestelde vragen