Jaarafrekening van de gemeenschappelijke lasten in een VME: een uitgewerkt voorbeeld, van de begroting tot het saldo per kavel

Het voorbeeld: 8 kavels, een handelszaak op het gelijkvloers, drie verdeelsleutels

Een afrekening begrijpt u beter aan de hand van een gebouw dan van een definitie. Neem een gebouw met 8 kavels en 1.000 aandelen, met een handelszaak op het gelijkvloers: beneden een bakkerij, daarboven zeven appartementen van de eerste tot de vierde verdieping. Het boekjaar loopt van 1 september tot 31 augustus. We volgen het boekjaar 2025-2026, van de begroting tot de goedkeuring van de rekeningen.

Het reglement van mede-eigendom voorziet in drie sleutels. Het is dat reglement dat ‘de met redenen omklede criteria en de berekeningswijze van de verdeling van de lasten’ bevat (art. 3.85, § 1, 2°). In principe worden de lasten verdeeld naar de waarde van de kavels, of naar het nut dat een dienst voor elke kavel heeft (art. 3.81). Hier volgen de algemene lasten de aandelen uit de basisakte (de bekende duizendsten), op 1.000. De lift wordt alleen over de appartementen verdeeld, op 880: de bakkerij gebruikt hem niet en het reglement sluit haar uit. Het water volgt de tussenmeters van elke kavel.

Geen verwarming in dit voorbeeld, zodat het leesbaar blijft. Een collectieve verwarming brengt een vierde sleutel mee, en vaak een aparte afrekening van het meetbedrijf: zie Verwarmingskosten verdelen.

September: de goedgekeurde begroting wordt vier provisieaanvragen

De algemene vergadering heeft een begroting voor de lopende uitgaven van € 10.702,40 goedgekeurd, die de syndicus had opgesteld en bij de oproeping had gevoegd (art. 3.89, § 5, 16°). Hoe u die begroting opbouwt, leest u in De begroting van de VME; hier volgen we ze tot aan de provisieaanvragen. De syndicus splitst ze op volgens de drie sleutels: € 8.200,00 algemene lasten, € 1.302,40 lift en € 1.200,00 water.

Daarna vraagt hij in september, december, maart en juni telkens een vierde van de begroting op, elke post volgens zijn sleutel. Eén uitzondering: het water. Zolang de meters niet zijn opgenomen, kent niemand het verbruik van elke kavel, dus wordt de waterprovisie volgens de aandelen opgevraagd. De afrekening zet dat later recht.

De bijdrage aan het reservekapitaal wordt in dezelfde brief opgevraagd, maar staat niet in deze tabel en ook niet in de afrekening (daarover verderop meer).

Op 31 augustus: de lijst van wat het gebouw betaald heeft

Bij de afsluiting legt de syndicus de lijst vast van de lopende uitgaven die via de rekening van de VME zijn betaald. Achter elke lijn zitten een of meer facturen; achter elke factuur een verrichting op het rekeninguittreksel.

Per sleutel geeft dat € 8.068,52 algemene lasten, € 1.310,17 lift en € 1.158,68 water. De begroting was wat ruim, vooral voor de algemene lasten, waarvoor € 8.200,00 was voorzien.

Elke factuur volgt haar sleutel, tot op de cent

Voor alle sleutels geldt één formule: bedrag van de post × coëfficiënt van de kavel ÷ totaal van de coëfficiënten. Voor kavel 2G:

• Algemene lasten: € 8.068,52 × 130 / 1.000 = € 1.048,91 (exact berekend 1.048,9076, afgerond op de cent).
• Lift: € 1.310,17 × 130 / 880 = € 193,55. De bakkerij betaalt € 0,00; de € 1.310,17 wordt verdeeld over de zeven appartementen.
• Water: € 1.158,68 × 46 / 280 = € 190,35, voor 46 m³ verbruik op 280. De gemiddelde prijs komt uit op € 4,14 per m³, vaste vergoeding inbegrepen.

Hier komen de acht tussenmeters samen precies uit op de hoofdmeter. In een echt gebouw ontbreken er bijna altijd een paar m³: een lek, de kraan op de koer, een oude meter die te weinig telt. Het reglement of de algemene vergadering moet bepalen wie dat verschil betaalt; de werkwijze staat in De waterfactuur verdelen.

Blijft de cent. De kavels 1D, 2D en 3D hebben elk 125 aandelen, en hun exacte deel in de algemene lasten bedraagt € 1.008,565. Drie halve centen maken anderhalve cent, en die kunt u niet splitsen. 1D betaalt € 1.008,57, de twee andere € 1.008,56, en het totaal komt precies uit op € 8.068,52. Ik raad aan de afrondingsregel als opmerking op de afrekening te zetten. Wie hem aankondigt, krijgt er geen discussie over; wie hem verzwijgt, wekt bij iedereen argwaan. Voor een losse factuur verdeelt de calculator voor de aandelen het bedrag tot op de cent.

Het saldo per kavel, en de twee controles die u moet doen

Voor elke kavel zet de afrekening het aandeel in de werkelijke uitgaven naast de opgevraagde provisies. Positief saldo: de kavel betaalt bij. Negatief saldo: de kavel krijgt geld terug.

Twee controles volstaan om te weten of de afrekening klopt. De kolom ‘Aandeel in de uitgaven’ moet gelijk zijn aan het totaal van de facturen, € 10.537,37. De kolom met de saldi moet gelijk zijn aan het verschil tussen uitgaven en provisies: € 10.537,37 − € 10.702,40 = −€ 165,03. Klopt een van beide niet tot op de cent, dan is er een factuur vergeten, dubbel geteld of via de verkeerde sleutel verdeeld.

2G betaalt bij, terwijl de begroting te ruim was. Dat is geen fout. Zijn waterprovisies waren berekend op zijn aandelen (€ 156,00), en hij heeft voor € 190,35 verbruikt. 2D, een kleine verbruiker, dankt zijn terugbetaling van € 86,71 vooral aan het water.

Het saldo wordt berekend op de opgevraagde provisies, niet op de betaalde. Stel dat kavel 4 de provisieaanvraag van juni niet betaald heeft. Zijn afrekening verandert niet: de onbetaalde € 312,80 blijft daarnaast verschuldigd, en zijn rekeningoverzicht toont beide bedragen apart. De afrekening geeft hem € 32,09 terug. Waarom zou u hem dat storten terwijl hij € 312,80 schuldig is? Na de goedkeuring van de rekeningen kan de syndicus het bedrag aanrekenen op de achterstal, die daardoor daalt tot € 280,71, en hem dat schriftelijk meedelen. Die schuldvergelijking tussen twee wederzijdse geldschulden zou toegelaten zijn op grond van het gemene verbintenissenrecht (Burgerlijk Wetboek, boek 5). De invordering zelf volgt een eigen weg: Een mede-eigenaar betaalt zijn lasten niet.

Vóór de verzending: zes fouten die een afrekening onderuithalen

Een afrekening wordt zelden aangevochten om een groot bedrag. Ze wordt aangevochten omdat één lijn niet te verantwoorden is, en vanaf dan wekt niets nog vertrouwen.

• Een sleutel die niet die van het reglement is. De bakkerij voor het gemak laten meebetalen aan de lift: de sleutel staat in de statuten, de syndicus beslist er niet over.
• Reserve of werken vermengd met de gewone lasten. Het totaal lijkt niet meer op de begroting, en niemand begrijpt de terugbetalingen nog.
• Een factuur die dubbel geteld of vergeten is. De controle van de totalen ziet dat alleen als de facturen op de uittreksels zijn afgepunt.
• Een factuur die over twee boekjaren loopt. In een vereenvoudigde boekhouding, onder 20 kavels, hoort een verzekeringspremie die in januari voor twaalf maanden wordt betaald bij het boekjaar waarin ze betaald is, of wordt ze pro rata verdeeld. Kies, noteer de regel op de afrekening en houd u er elk jaar aan. In een dubbele boekhouding volgens het minimum genormaliseerd rekeningenstelsel (koninklijk besluit van 12 juli 2012 tot vaststelling van een minimum genormaliseerd rekeningenstelsel voor verenigingen van mede-eigenaars) wordt het deel dat het volgende boekjaar betreft in principe naar dat boekjaar overgedragen.
• Betaalde provisies die voor opgevraagde provisies worden aangezien. De achterstal van de kavel die niet betaald heeft, verdwijnt in een saldo, en de kavel die wel betaald heeft, betaalt voor hem mee.
• Een waterverschil dat niemand verklaart tussen de hoofdmeter en de som van de tussenmeters.

De goedkeuring van de rekeningen, en waarover de vergadering niet stemt

De syndicus houdt de boekhouding op een duidelijke, nauwkeurige en gedetailleerde manier bij. Onder 20 kavels, kelders, garages en parkeerplaatsen niet meegerekend, volstaat een vereenvoudigde boekhouding (art. 3.89, § 5, 15°): zie De boekhouding van de VME.

Het Burgerlijk Wetboek beschrijft de goedkeuring van de rekeningen niet in detail. Het noemt de laatste door de algemene vergadering goedgekeurde balans wel bij de inlichtingen die een koper moet krijgen (art. 3.94, § 1, 6°). De algemene vergadering keurt de rekeningen dus goed. Dat gebeurt elk jaar, op de gewone algemene vergadering die plaatsvindt in de periode die het reglement van interne orde vastlegt (art. 3.87, § 2). Ik raad aan er drie afzonderlijke punten van te maken op de agenda.

1. De goedkeuring van de rekeningen van het boekjaar: het totaal van de uitgaven per post, de opgevraagde provisies en de verdeling over de kavels.
2. De kwijting aan de syndicus voor zijn beheer tijdens het boekjaar, waarover volgens het gebruik apart wordt gestemd. Boek 3 van het Burgerlijk Wetboek vermeldt ze niet. Ze wordt doorgaans begrepen als de goedkeuring van het beheer zoals het aan de vergadering is voorgesteld; wat voor de vergadering verborgen werd gehouden, zou ze niet dekken. Een syndicus die zelf mede-eigenaar is, neemt niet deel aan de beraadslaging en de stemming over zijn eigen opdracht (art. 3.87, § 9).
3. De begroting van het volgende boekjaar, die de volgende provisieaanvragen bepaalt.

Omdat de wet geen gekwalificeerde meerderheid oplegt, worden deze punten gestemd bij volstrekte meerderheid van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars, onthoudingen niet meegeteld (art. 3.87, § 8). De commissaris van de rekeningen, die de algemene vergadering elk jaar aanstelt om de rekeningen te controleren (art. 3.91), brengt in de praktijk verslag uit vóór de stemming. In een kleine VME is dat vaak een mede-eigenaar die een avond heeft vrijgemaakt om de facturen af te punten.

De algemene vergadering stemt niet over de verdeelsleutel, want die staat in het reglement. De handelszaak laten meebetalen aan de lift, bijvoorbeeld, wijzigt de statuten en vraagt een vierdevijfdemeerderheid (art. 3.88, § 1, 2°, a).

Voeg de globale afrekening en de individuele afrekening van elke kavel bij de oproeping, en wacht de stemming af om terug te betalen of de bijbetalingen op te vragen. Elke mede-eigenaar kan de facturen inkijken: de syndicus moet toegang geven tot alle documenten die geen privékarakter hebben (art. 3.89, § 5, 9°).

Een meningsverschil regelt u in de vergadering, vóór de stemming. Daarna kan een mede-eigenaar die door een onregelmatige, bedrieglijke of onrechtmatige beslissing een persoonlijk nadeel lijdt, de vrederechter vragen die beslissing te vernietigen of te wijzigen. Hij heeft daarvoor vier maanden vanaf de algemene vergadering (art. 3.92, § 3; Gerechtelijk Wetboek, art. 591, 2°bis). Een duidelijke afrekening, met de facturen erbij, leidt daar zelden toe.

Het werkkapitaal: voorschotten, geen spaarpot

De provisies die we net hebben afgerekend, hebben een wettelijke naam. Het werkkapitaal (ook werkingsfonds genoemd) is de som van de voorschotten die de mede-eigenaars betalen voor de periodieke uitgaven: verwarming en verlichting van de gemeenschappelijke delen, beheerskosten, huisbewaarder (art. 3.86, § 3). Het staat op een aparte rekening op naam van de VME (art. 3.86, § 3), die de syndicus beheert (art. 3.89, § 5, 3°).

In ons voorbeeld worden de provisies elk jaar met de afrekening geregulariseerd, en loopt de zichtrekening leeg en weer vol op het ritme van de provisieaanvragen. Sommige algemene vergaderingen leggen daarnaast een vast voorschot aan, bijvoorbeeld één kwartaal lasten, waarmee facturen worden betaald die binnenkomen vóór de stortingen. Notaire.be beschrijft die werkwijze met vaste provisies, gevolgd door een regularisatie.

Het verschil wordt zichtbaar bij een verkoop. De verkoper wordt schuldeiser van de VME voor zijn deel in het werkkapitaal over de periode waarin hij de gemeenschappelijke delen niet meer gebruikt. De syndicus maakt die berekening (art. 3.94, § 5). De koper draagt de gewone lasten vanaf de dag waarop hij het genot heeft van de gemeenschappelijke delen (art. 3.94, § 2). Was 2G verkocht met ingenot op 1 maart, dan was zijn afrekening op die datum gesplitst, en had elk de uitgaven van zijn eigen periode betaald.

Reserve, werken, verwijlinteresten: wat buiten de afrekening blijft

Het reservekapitaal hoort er niet in thuis. In ons gebouw wordt er elk kwartaal € 773,00 in gestort. Het is het spaargeld van de VME voor de niet-periodieke uitgaven (art. 3.86, § 3). Bij een verkoop blijft het deel van de verkoper eigendom van de vereniging (art. 3.94, § 5). Het wettelijke minimum en het plan voor tien jaar vindt u in Het reservefonds van de VME.

Ook de buitengewone werken horen er niet in. Stel dat het dak € 39.916,00 heeft gekost, in twee facturen, betaald uit de reserve. Waren die bij de algemene lasten geboekt, dan had elke kavel enkele duizenden euro moeten bijbetalen en was het totaal bijna vijf keer hoger uitgevallen dan de begroting. Een buitengewone provisieaanvraag waartoe de algemene vergadering beslist, volgt u op een eigen lijn op, met een eigen balans.

Verwijlinteresten, herinneringskosten en achterstallen blijven er ook buiten: ze betreffen maar één mede-eigenaar en komen op zijn rekeningoverzicht.

Verhuurde kavel: de afrekening gaat naar de eigenaar

De VME kent alleen de mede-eigenaar: hij krijgt de afrekening, betaalt bij of krijgt de terugbetaling, ook als de huurovereenkomst bepaalde lasten ten laste van de huurder legt. Daarna maakt hij zijn eigen afrekening voor de bewoner, waarin hij afzondert wat hij volgens de huurovereenkomst en de regels van zijn gewest mag doorrekenen: zie Een appartement verhuren in mede-eigendom. Daarvoor heeft hij een afrekening per post nodig, met de sleutel van elke lijn: aan een los totaal heeft hij niets.

Veelgestelde vragen