Fonds de roulement et décomptes de charges

Qui paie quoi

Les quotes-parts de chaque lot sont fixées dans l'acte de base selon sa valeur. Le règlement de copropriété indique les critères motivés et le mode de calcul de la répartition des charges : quotes-parts pour les charges générales, clés particulières pour l'ascenseur (les lots qui en profitent), le chauffage ou l'eau (les relevés de compteurs).

Modifier la répartition des charges est une modification des statuts : il faut la majorité des quatre cinquièmes. Modifier les quotes-parts elles-mêmes exige en principe l'unanimité.

Les provisions et le fonds de roulement

Le syndic appelle des provisions, souvent par trimestre, pour couvrir les dépenses courantes. Chaque lot reçoit idéalement sa propre communication structurée : son virement est alors reconnu sans erreur.

Ce que montre un bon décompte

Les charges réelles de la période par catégorie, la clé de répartition de chacune, la part du lot, les provisions versées et le solde. Chaque montant doit pouvoir être relié à sa facture. Le chauffage réparti par compteurs se régularise une fois par an, à la réception des relevés.

Quelle comptabilité ?

Une copropriété de moins de 20 lots, sans compter caves, garages et parkings, peut tenir une comptabilité simplifiée : recettes, dépenses, trésorerie, fonds de roulement et de réserve, créances et dettes des copropriétaires. À partir de 20 lots, le plan comptable normalisé s'applique.

Lot loué : ce que paie le locataire, ce que paie le propriétaire

Face à l'association, c'est toujours le copropriétaire qui doit les charges, même quand son lot est loué. Il les récupère ensuite auprès de son locataire selon le bail et les règles de la région. Le principe est le même partout : le propriétaire supporte les charges liées à la propriété du bien, le locataire celles liées à son usage.

Ce tableau donne la règle générale. Le bail peut répartir certaines charges autrement, dans les limites fixées par chaque région.

Flandre : une liste régionale

Pour les baux conclus depuis le 1er janvier 2019, le décret flamand sur les baux d'habitation est accompagné d'une liste non limitative qui répartit les frais entre bailleur et locataire. Elle met notamment à charge du locataire l'énergie et le nettoyage des communs, et fixe forfaitairement les honoraires du syndic à 34 % pour le locataire et 66 % pour le bailleur, et le concierge à 75 % et 25 %. Les frais qui n'y figurent pas suivent le principe propriété et usage.

Bruxelles : seulement ce que le bail énumère

• Pour les baux conclus ou renouvelés depuis le 1er novembre 2024, le locataire ne paie que les charges énumérées limitativement dans le bail. Le bail doit les estimer, préciser s'il s'agit de frais réels ou d'un forfait, expliquer la méthode de calcul et indiquer les quotités du logement dans la copropriété.
• Les charges correspondent à des dépenses réelles, sauf forfait expressément convenu. Les frais de rappel ou de recouvrement qui ne sont pas imputables au locataire ne peuvent pas lui être réclamés.
• Le bailleur établit un décompte annuel distinct et l'envoie dans les douze mois, avec les justificatifs. Quand l'immeuble est géré par un syndic, il peut fournir un résumé et donner un accès gratuit aux pièces.
• Le précompte immobilier reste à charge du bailleur.

Wallonie : le bail décide

Aucun texte wallon ne règle spécifiquement les honoraires du syndic : ils ne peuvent être mis à charge du locataire que si le bail le prévoit. Sans clause, ils restent au propriétaire. Les autres charges suivent le principe propriété et usage, et doivent en principe correspondre à des dépenses réelles.

Erreurs fréquentes

• Deux lignes inversées dans le tableau de chauffage, et deux lots paient l'un pour l'autre.
• Une facture payée mais reprise dans aucun décompte.
• Une énergie appelée qui ne correspond pas aux factures payées, sans régularisation.
• Des provisions mal libellées par les copropriétaires, rapprochées au mauvais trimestre.