Commissaris van de rekeningen in de VME: de rekeningen van de syndicus controleren in tien stappen

Acht kavels, tweehonderd lijnen: hoeveel werk de controle echt is

De algemene vergadering heeft u net tot commissaris van de rekeningen benoemd, en u hebt nooit een boekhouding bijgehouden. Neem een doorsnee Belgisch gebouw: acht kavels, 1.000 aandelen (de duizendsten), een gewone begroting van € 14.400, opgevraagd in vier keer. Eén zichtrekening, één rekening voor het reservekapitaal.

Op een jaar telt de zichtrekening ongeveer tweehonderd verrichtingen. Er zijn tweeëndertig stortingen van mede-eigenaars (acht kavels, vier provisieaanvragen), daarna energie, verzekering, schoonmaak en enkele herstellingen. Tel daar een twintigtal lijnen op de reserverekening bij en een veertigtal facturen.

Reken voor dat volume een twintigtal minuten om de stukken te verzamelen, een uur voor de tien controles en veertig minuten voor het verslag. Dat is een schatting, voor rekeningen die bijgewerkt zijn. Een rommelige map verdubbelt de tijd.

Het Burgerlijk Wetboek beschrijft uw werk niet in detail: de commissaris controleert de rekeningen van de vereniging, en het reglement van interne orde (RIO) legt zijn bevoegdheden en verplichtingen vast (art. 3.91). Het controlerooster hieronder is een methode, geen wettelijke lijst, bedoeld voor de kleine VME met een vereenvoudigde boekhouding (De boekhouding van de VME).

Wie kan commissaris van de rekeningen worden

De algemene vergadering maakt die keuze elk jaar (art. 3.91), bij volstrekte meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen (art. 3.87, § 8), voor één persoon of een college.

De wet laat uitdrukkelijk toe dat het al dan niet mede-eigenaars zijn (art. 3.91): een accountant die door de vereniging wordt betaald, kan dus, maar in een klein gebouw is het bijna altijd een buur die het vrijwillig doet.

De syndicus is uitgesloten: hij mag de rekeningen die hij zelf bijhoudt niet controleren en ook niet in de raad van dezelfde vereniging zetelen (art. 3.89, § 9). Een lid van de raad van mede-eigendom sluit de tekst niet uit. Toch raad ik aan beide functies te scheiden, zodat twee verschillende mensen naar het beheer kijken. De partner of een familielid van de syndicus? Niets verbiedt het, maar de controle verliest er haar geloofwaardigheid door.

In de praktijk benoemt de gewone algemene vergadering de commissaris voor het lopende boekjaar, en brengt hij verslag uit op de volgende. Het punt komt dus op elke agenda terug (De algemene vergadering bijeenroepen). Ook met twee mede-eigenaars geldt de regel: de ene beheert, de andere controleert (De kleine VME).

De stukken die u zes weken vóór de AV bij de syndicus opvraagt

Doe één enkele schriftelijke aanvraag, voor:

• de rekeninguittreksels van alle bankrekeningen van de VME voor het boekjaar, met het saldo op de eerste dag;
• de boekhouding, of de export uit de software van de syndicus;
• de facturen, onkostennota's en lopende contracten (verzekering, onderhoud, energie, het contract van de syndicus met zijn erelonen);
• de goedgekeurde begroting en het verslag van de laatste algemene vergadering;
• de verstuurde provisieaanvragen en het ontwerp van jaarafrekening;
• de lijst van de mede-eigenaars met een betalingsachterstand, met de stappen die al gezet zijn.

Het Wetboek geeft de commissaris niet zwart op wit een recht op inzage, maar twee verwante regels wegen zwaar door. De raad van mede-eigendom mag alle stukken van het beheer inzien en kopiëren, nadat hij de syndicus heeft verwittigd (art. 3.90, § 4). En elke mede-eigenaar moet toegang hebben tot de niet-private documenten van de mede-eigendom (art. 3.89, § 5, 9°).

De stukken weigeren aan wie door de algemene vergadering met de controle is belast, zou dus moeilijk te verdedigen zijn. Het eenvoudigst blijft een clausule in het reglement van interne orde, door de algemene vergadering goedgekeurd: lijst van de stukken, termijn voor de overhandiging, formaat.

Waarom zes weken? De oproeping vertrekt minstens vijftien dagen vóór de vergadering, behalve bij dringende noodzaak (art. 3.87, § 3). Zo hebt u twee weken voor de controle, krijgt de syndicus een week om te corrigeren, en gaat uw verslag mee met de oproeping.

De tien controles, in volgorde

De volgorde telt: de eerste controles leggen betrouwbare beginbedragen vast, de volgende bouwen daarop voort. Noteer bij elke lijn ‘in orde’ of een opmerking.

1. De rekeningen staan op naam van de VME. Elk van de twee fondsen heeft een eigen rekening, geopend op naam van de VME (art. 3.86, § 3). Bovenaan de rekeninguittreksels moeten de naam van de VME en haar ondernemingsnummer (KBO-nummer) staan, niet de naam van de syndicus. Een persoonlijke rekening waarop de lasten binnenkomen: dat is het ernstigste signaal van het hele rooster.
2. De beginsaldi nemen die van vorig jaar over. Op de eerste dag van het boekjaar toont elke rekening het eindsaldo dat op de laatste algemene vergadering is voorgelegd. Het rekeninguittreksel van die datum zegt hetzelfde.
3. De boekhouding klopt met de rekeninguittreksels. Op de laatste dag van het boekjaar is het saldo in de boekhouding gelijk aan dat op het rekeninguittreksel, rekening per rekening. Vergelijk ook de totalen van de ontvangsten en de uitgaven. Een verschil van een euro moet u kunnen verklaren, net als een verschil van duizend.
4. Elke betaling heeft haar factuur. Bij elke uitgave hoort een stuk dat aan de vereniging is gericht, met datum, bedrag en voorwerp. Ik raad aan alle uitgaven boven € 500 te controleren, en één op vijf daaronder.
5. Elke factuur is één keer betaald, aan de juiste leverancier. Zoek naar dubbele betalingen en naar overschrijvingen naar een ongebruikelijk rekeningnummer. Een factuur die bij de afsluiting ontvangen maar nog niet betaald is, is een schuld van de vereniging en hoort in de rekeningen te staan.
6. De provisieaanvragen volgen de goedgekeurde begroting. Het totaal dat over het jaar is opgevraagd, komt overeen met de goedgekeurde begroting, verdeeld volgens de aandelen of de verdeelsleutels van het reglement. Elke provisieaanvraag vermeldt het deel dat voor het reservekapitaal bestemd is (art. 3.86, § 3). Zie Werkkapitaal en afrekening van de gemeenschappelijke lasten.
7. Elke storting is aan de juiste kavel toegewezen. Het totaal dat volgens de rekeninguittreksels van de mede-eigenaars is ontvangen, is gelijk aan het totaal dat op de kavels is gecrediteerd. Een ‘niet geïdentificeerde’ storting die bij de afsluiting nog openstaat, verdient een vraag.
8. De achterstallen zijn gekend en worden opgevolgd. Voor elke kavel met een achterstand: het bedrag, de oudste openstaande vervaldag, de verstuurde herinneringen. Een schuld van meer dan een jaar waarvoor niets is ondernomen, moet u melden (zie Een mede-eigenaar betaalt zijn lasten niet).
9. Het reservekapitaal is volledig. Het saldo in de boekhouding is gelijk aan dat van de reserverekening. De jaarlijkse bijdrage bedraagt minstens 5 % van het totaal van de gewone gemeenschappelijke lasten van het voorgaande boekjaar. Die bijdrage is verplicht uiterlijk vijf jaar na de voorlopige oplevering van de gemeenschappelijke delen, tenzij met een vierdevijfdemeerderheid anders is beslist (art. 3.86, § 3). Elke uitgave beantwoordt aan een beslissing of een verantwoorde uitgave; een voorschot aan de zichtrekening moet zichtbaar zijn en daarna worden terugbetaald (Het reservefonds).
10. De afrekening verdeelt wat werkelijk is uitgegeven. De lasten die over de kavels zijn verdeeld, zijn samen gelijk aan de lasten die volgens de boekhouding zijn betaald. Elke uitgave volgt de juiste verdeelsleutel, en de erelonen van de syndicus stemmen overeen met zijn contract.

Onder 20 kavels toont de vereenvoudigde boekhouding minstens de ontvangsten en uitgaven, de thesaurie en het bedrag van elk fonds. Ze toont ook wat elke mede-eigenaar aan de vereniging verschuldigd is, of wat de vereniging hem verschuldigd is (art. 3.89, § 5, 15°). Ontbreekt een van die elementen? Dan is dat al een opmerking.

Als een bedrag niet klopt

De meeste verschillen zijn onschuldig: een overschrijving die op 31 december vertrok en op 2 januari aankwam. Een factuur van december die in het volgende boekjaar is geboekt. De buur die zonder gestructureerde mededeling betaalt, en wiens storting op de verkeerde kavel belandt. Begin altijd met een schriftelijke vraag aan de syndicus, nooit met een conclusie.

Geef hem een week om te antwoorden of te corrigeren. Uw verslag maakt daarna het onderscheid tussen wat u hebt vastgesteld, wat vóór de vergadering is gecorrigeerd en wat nog openstaat: feiten met datum en bedrag, zonder bijvoeglijke naamwoorden.

Sommige vaststellingen vragen een krachtiger aanbeveling: een rekening op naam van de syndicus, uitgaven zonder stuk die steeds terugkomen, een reservekapitaal dat zonder uitleg is aangesproken. Raad de algemene vergadering dan aan de stemming over de rekeningen uit te stellen, of de kwijting te weigeren. Alleen zij beslist.

Het verslag aan de algemene vergadering, en daarna de stemming

Uw verslag is schriftelijk, gedateerd en ondertekend, en gaat mee met de oproeping: zo heeft iedereen vijftien dagen om het te lezen. Een à twee bladzijden volstaan; het model hieronder volgt het controlerooster.

Het eindigt met een van drie formules: ‘de rekeningen stemmen overeen’, ‘ze stemmen overeen onder voorbehoud’ of ‘de controle laat niet toe hun goedkeuring aan te bevelen’.

De commissaris keurt de rekeningen niet goed. Hij geeft een advies. De algemene vergadering stemt daarna over de rekeningen, en vervolgens over de kwijting aan de syndicus, telkens bij volstrekte meerderheid (art. 3.87, § 8). Homegrade rekent ook de kwijting aan de commissaris en aan de leden van de raad tot die stemmingen.

Een lasthebber van de vereniging of iemand die door haar in dienst is genomen, met de syndicus voorop, neemt niet deel aan de beraadslagingen en stemmingen over de opdracht die hem is toevertrouwd (art. 3.87, § 9). De wet zegt niet of de commissaris die de algemene vergadering aanstelt, onder dat woord ‘lasthebber’ valt. Als dat zo is, zou een commissaris die ook mede-eigenaar is niet mogen stemmen over zijn eigen kwijting. Uit voorzorg onthoudt hij zich beter, en noteert het verslag dat.

Het Burgerlijk Wetboek definieert de kwijting niet. Doorgaans begrijpt men eronder dat de algemene vergadering het beheer goedkeurt zoals het haar is voorgelegd; wat voor haar verborgen is gehouden, zou er niet onder vallen. Laat in het verslag de uitslag van elke stemming afzonderlijk opnemen (Het verslag van de algemene vergadering).

De raad van mede-eigendom: verplicht vanaf 20 kavels, mogelijk daaronder

De raad komt bovenop de commissaris; hij vervangt hem niet. Soms leest u dat een raad de commissaris overbodig maakt: artikel 3.91 voorziet niet in die uitzondering. Voor de drempel van 20 kavels tellen kelders, garages en parkeerplaatsen niet mee.

Een gebouw met veertien appartementen, veertien kelders en acht parkeerplaatsen telt in de zin van de wet maar veertien kavels. Daar is geen raad verplicht.

Ontbreekt de verplichte raad, dan kan elk lid van de algemene vergadering de VME voor de rechter dagen. Het vraagt de rechter die rol toe te vertrouwen aan mede-eigenaars, of aan een derde die door de vereniging wordt betaald (art. 3.90, § 1).

Om in de raad te zetelen, moet u een zakelijk recht op een kavel hebben en stemrecht in de algemene vergadering (art. 3.90, § 1): een huurder hoort er niet in. De algemene vergadering verkiest elk lid afzonderlijk, bij volstrekte meerderheid, voor een hernieuwbaar mandaat dat loopt tot de volgende gewone algemene vergadering (art. 3.90, § 3). De wet legt het aantal leden niet vast.

Onder 20 kavels is mijn advies eenvoudig: begin met een goed toegeruste commissaris. Een raad brengt extra vergaderingen mee; hij loont bij een grote werf, of wanneer meerdere mede-eigenaars een beroepssyndicus van dichtbij willen opvolgen.

Wat de raad doet, en wat hij aan anderen overlaat

De wet geeft de raad de opdracht erop toe te zien dat de syndicus zijn taken naar behoren uitvoert (art. 3.90, § 1). De commissaris kijkt naar de cijfers; de raad kijkt naar wat er gebeurt. Zijn de beslissingen van de laatste algemene vergadering uitgevoerd, worden de werken opgevolgd? De details vindt u in De taken van de syndicus.

Hij mag elk stuk van het beheer inzien en kopiëren, na de syndicus te hebben verwittigd (art. 3.90, § 4). Met een tweederdemeerderheid kan de algemene vergadering hem ook welbepaalde taken delegeren, voor ten hoogste een jaar. Wat de wet voorbehoudt aan de syndicus, de algemene vergadering en de commissaris, blijft buiten zijn bereik (art. 3.90, § 4). Een voorbeeld: binnen een goedgekeurd budget de tuinman kiezen uit drie offertes.

Elk jaar bezorgt hij de gewone algemene vergadering een omstandig verslag over zijn werk (art. 3.90, § 4). Hij beslist niets in naam van de algemene vergadering, plaatst geen bestellingen buiten zijn delegatie en controleert de rekeningen niet in de plaats van de commissaris. De zelfdiagnose toont wat er in uw VME nog ontbreekt.

Veelgestelde vragen