L'association des copropriétaires : identité, comptes, données et archives

Quand l'ACP existe-t-elle ?

L'association des copropriétaires acquiert la personnalité juridique quand deux conditions sont toutes deux remplies :

1. l'indivision est née, par la cession ou l'attribution d'au moins un lot à un autre propriétaire ;
2. l'acte de base et le règlement de copropriété ont été transcrits à l'Administration générale de la Documentation patrimoniale (l'ancien bureau des hypothèques).

Tant que les statuts ne sont pas transcrits, l'ACP ne peut pas se prévaloir de sa personnalité face aux tiers. Les tiers, eux, peuvent la lui opposer : un fournisseur peut donc agir contre elle.

Aucune démarche de création n'est nécessaire : il n'y a ni statuts d'association à rédiger, ni capital à verser.

Nom, siège et numéro d'entreprise

• Dénomination : « association des copropriétaires », suivie de l'adresse de l'immeuble. Exemple : Association des copropriétaires Résidence Les Tilleuls, rue des Tilleuls 12, 1400 Nivelles.
• Siège : dans l'immeuble. Pour un groupe d'immeubles, l'acte de base désigne celui qui l'accueille.
• Numéro d'entreprise : l'ACP est inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE). Son numéro doit figurer sur tous ses documents : convocations, appels de fonds, courriers, contrats.

Inscrire le syndic à la BCE

Depuis le 1er avril 2017, les données du syndic doivent être enregistrées à la BCE, au numéro de l'ACP. La démarche passe par un guichet d'entreprises agréé et doit être refaite à chaque changement de syndic, même bénévole. Le guichet facture des frais, variables selon le guichet, qui peuvent être mis à charge de l'ACP.

Sans cette inscription, le nouveau syndic aura du mal à se faire reconnaître par la banque, les fournisseurs ou les notaires. Aucune amende n'est prévue à ce jour ; une proposition de loi déposée en 2024 en prévoit une, de 26 à 10 000 €, mais elle n'était pas adoptée au moment de cette mise à jour.

Les comptes bancaires

Les fonds de l'ACP sont placés sur des comptes ouverts à son nom, jamais sur le compte personnel du syndic. La loi impose au minimum :

• un compte pour le fonds de roulement, qui reçoit les provisions des dépenses courantes ;
• un compte distinct pour le fonds de réserve, qui accumule les apports destinés aux gros travaux.

Pour ouvrir ou modifier ces comptes, la banque demande en général les statuts, le PV de désignation du syndic et l'extrait BCE. Elle procède aussi à l'identification de l'ACP et des personnes qui la représentent au titre de la législation anti-blanchiment ; certaines banques facturent depuis 2023 des frais annuels spécifiques aux comptes d'ACP. Comparez avant d'ouvrir.

Ce que possède l'ACP, et ce qu'elle doit

Le patrimoine de l'ACP se limite aux biens meubles nécessaires à son objet : conserver et administrer l'immeuble. Concrètement, ses fonds, son matériel, ses archives. Les parties communes appartiennent aux copropriétaires, pas à l'ACP ; les actes qui les concernent sont toutefois transcrits au nom de l'association.

Un jugement rendu contre l'ACP peut être exécuté sur le patrimoine de chaque copropriétaire, au prorata des quotes-parts qui servent au vote. Une dette de l'association est donc, en dernier ressort, une dette de chacun.

Les associations partielles

Dans un ensemble d'au moins 20 lots composé de bâtiments ou de parties physiquement distincts, l'acte de base peut créer des associations partielles. Chacune gère les parties communes de son bâtiment, avec sa propre assemblée. Elles ne peuvent avoir la personnalité juridique qu'à partir du moment où l'association principale en dispose.

Les données personnelles des copropriétaires

Le syndic doit tenir à jour la liste des copropriétaires et de leurs coordonnées : c'est une obligation légale, qui justifie ce traitement de données. Mais l'Autorité de protection des données rappelle que cette base légale a des limites.

• En 2023, elle a adressé un avertissement à un syndic qui avait distribué en AG, à tous les copropriétaires, un relevé des frais privatifs où un copropriétaire était identifié avec la mention « impayé ». Communiquez aux autres seulement ce qui est nécessaire.
• En 2020, elle a jugé qu'après la vente des lots, c'est l'ACP qui est responsable du traitement des images de vidéosurveillance de l'immeuble, et non le promoteur.
• Les copropriétaires peuvent exercer leurs droits (accès, rectification) auprès du syndic, même sans délégué à la protection des données.

Archives et transmission du dossier

• Le syndic transmet le dossier complet de gestion à son successeur dans les 30 jours qui suivent la fin de son mandat. À défaut de successeur, il le remet au président de la dernière assemblée générale.
• Il conserve le dossier d'intervention ultérieure de l'immeuble, établi lors de travaux.
• Il permet aux copropriétaires d'accéder aux documents qui ne sont pas d'ordre privé, selon les modalités du ROI ou de l'assemblée.
• Le ROI et le registre des décisions sont tenus au siège de l'association.

La loi ne fixe pas de durée générale de conservation. Les syndics professionnels doivent garder les pièces justificatives dix ans après la décharge : c'est une bonne règle à suivre pour tout syndic.

Le droit à la traduction

Tout copropriétaire peut demander la traduction d'un document de l'association dans la langue, ou l'une des langues, de la région linguistique où se trouve l'immeuble. La traduction est à charge de l'ACP.