Les missions du syndic : la liste complète, article par article

Les seize missions de l'article 3.89, §5

Quels que soient les pouvoirs que lui donne le règlement d'ordre intérieur, le syndic est chargé de :

1. Exécuter les décisions de l'assemblée générale et les faire exécuter.
2. Accomplir les actes conservatoires et d'administration provisoire : faire réparer une fuite, sécuriser une façade, payer une facture d'énergie.
3. Administrer les fonds de l'association : fonds de roulement et fonds de réserve, sur des comptes distincts au nom de l'ACP.
4. Représenter l'association, en justice et dans la gestion des affaires communes. Un recommandé adressé à l'ACP doit, à peine de nullité, être envoyé au domicile du syndic (à défaut, à sa résidence ou à son siège social) et au siège de l'association.
5. Fournir au notaire, dans les 30 jours, le relevé des dettes et dépenses demandé lors de la vente d'un lot.
6. Afficher les dates des assemblées dans les parties communes, pour que les occupants puissent formuler par écrit leurs demandes ou observations relatives aux parties communes.
7. Transmettre le dossier complet de gestion dans les 30 jours de la fin de son mandat, à son successeur ou, à défaut, au président de la dernière AG.
8. Souscrire une assurance responsabilité couvrant l'exercice de sa mission et en fournir la preuve. Si le mandat est gratuit, l'assurance est payée par l'ACP.
9. Permettre aux copropriétaires d'accéder aux documents et informations qui ne sont pas d'ordre privé, selon les modalités fixées par le ROI ou l'assemblée.
10. Conserver le dossier d'intervention ultérieure de l'immeuble.
11. Présenter plusieurs devis, établis sur la base d'un cahier des charges, chaque fois que le montant fixé par l'AG pour la mise en concurrence est dépassé.
12. Soumettre à l'AG ordinaire un rapport d'évaluation des contrats de fournitures régulières : nettoyage, entretien de l'ascenseur, énergie, assurances.
13. Obtenir l'accord préalable de l'AG pour tout contrat avec lui-même, ses préposés, ses parents ou alliés jusqu'au troisième degré, ou une entreprise liée.
14. Tenir à jour la liste des copropriétaires et de leurs coordonnées, et la transmettre sur demande aux copropriétaires et au notaire.
15. Tenir une comptabilité claire, précise et détaillée selon le plan comptable minimum normalisé, ou une comptabilité simplifiée dans les copropriétés de moins de 20 lots (hors caves, garages et parkings).
16. Établir le budget prévisionnel des dépenses courantes et des frais extraordinaires prévisibles, et le soumettre chaque année au vote de l'AG.

Les autres obligations prévues par la loi

Ce que l'affichage doit indiquer

Dans les huit jours de la prise de cours de sa mission, le syndic veille à faire afficher, à l'entrée de l'immeuble, de façon inaltérable et visible en permanence :

• la date de sa désignation ;
• son identité : nom, prénoms, profession et domicile ; pour une société, sa forme, sa dénomination, son siège et son numéro d'entreprise ;
• tout moyen de le contacter sans délai ;
• le lieu où le règlement d'ordre intérieur et le registre des décisions peuvent être consultés.

Ce que le syndic ne peut pas faire

• Déléguer ses pouvoirs sans l'accord de l'assemblée, qui ne peut l'autoriser que pour une durée ou des fins déterminées. Le syndic reste seul responsable de sa gestion.
• Engager l'association au-delà de son mandat, par exemple en signant un contrat de cinq ans alors que son mandat se termine dans un an, sauf décision expresse de l'AG.
• Être mandataire d'un copropriétaire à l'assemblée, ni voter sur ce qui concerne sa propre mission, comme sa décharge.
• Être membre du conseil de copropriété ou commissaire aux comptes de la même copropriété.
• Se payer une prestation qui ne figure pas dans son contrat, sans décision de l'AG.

En cas de manquement

Le syndic répond des fautes commises dans sa gestion, comme tout mandataire. L'assemblée peut le révoquer à tout moment, sauf s'il a été désigné par le juge, seul compétent alors pour le révoquer. En cas de carence, un copropriétaire peut demander au juge de paix de désigner un syndic provisoire. Voir l'article consacré à ces procédures.