Acte de base, règlement de copropriété et règlement d'ordre intérieur

Trois documents, trois rôles

L'acte de base et le règlement de copropriété forment les statuts de l'immeuble. Ils sont souvent rédigés dans un même acte notarié, mais restent juridiquement distincts.

L'acte de base

Il décrit l'ensemble immobilier et ce qui revient à chacun : la liste des lots, la limite entre parties privatives et communes, la quote-part de chaque lot. Il reprend le rapport motivé d'un notaire, d'un géomètre-expert, d'un architecte ou d'un agent immobilier qui justifie ces quotes-parts.

Pour un ensemble d'au moins 20 lots comportant une séparation physique en éléments clairement distincts, l'acte de base peut aussi créer des associations partielles, chargées des parties communes propres à un bâtiment.

Le règlement de copropriété

La loi lui impose deux contenus minimaux :

• la description des droits et obligations de chaque copropriétaire sur les parties privatives et communes ;
• les critères motivés et le mode de calcul de la répartition des charges, ainsi que, le cas échéant, les clauses et sanctions relatives au paiement des charges.

C'est donc lui qu'il faut lire en premier en cas de doute sur une clé de répartition : charges d'ascenseur réservées aux étages, chauffage selon compteurs, eau selon relevés.

Le règlement d'ordre intérieur

Obligatoire depuis le 1er janvier 2019, le ROI est rédigé sous seing privé. Il doit contenir au minimum :

• les règles de convocation, de fonctionnement et de pouvoirs de l'assemblée générale, dont le montant à partir duquel une mise en concurrence des fournisseurs est obligatoire ;
• le mode de nomination du syndic, l'étendue de ses pouvoirs, la durée de son mandat et la fin de sa mission ;
• la période annuelle de quinze jours pendant laquelle se tient l'assemblée générale ordinaire.

Il contient souvent aussi des règles de vie : animaux, déchets, usage des locaux communs, nuisances sonores. Il est déposé au siège de l'association dans le mois de sa rédaction. Le syndic le met à jour sans délai après chaque décision de l'AG. Il doit aussi l'adapter aux changements de la loi, sans décision préalable de l'assemblée, et en informe la prochaine AG. Tout intéressé peut le consulter gratuitement sur place.

Les modifier : quelle majorité ?

Toute modification de l'acte de base ou du règlement de copropriété doit ensuite être constatée par acte notarié et transcrite : c'est ce qui la rend opposable aux tiers en général. La décision d'AG lie toutefois déjà les copropriétaires, et l'acheteur d'un lot à qui elle a été communiquée.

Jusqu'à la réception provisoire des parties communes concernées, les signataires des statuts initiaux, en pratique le promoteur, peuvent encore les modifier à leurs frais, pour des raisons techniques ou dans l'intérêt légitime de l'association, sans toucher aux droits des autres copropriétaires sur leur partie privative ni alourdir leurs obligations. Le projet est envoyé par recommandé à tous les copropriétaires au moins deux mois avant l'acte ; chacun peut s'y opposer dans les deux mois de sa réception, à peine de déchéance.

Les clauses qui ne valent rien

Certaines clauses sont réputées non écrites, même si elles figurent dans des statuts signés :

• une clause qui empêche un copropriétaire de confier la gestion de son lot à la personne de son choix ;
• une clause qui confie les litiges de copropriété à un arbitre : seul le juge de paix est compétent, la médiation restant possible ;
• plus largement, toute clause contraire aux règles impératives du Code civil, remplacée de plein droit par la règle légale.

Qui est tenu de les respecter ?

Les statuts et le ROI s'imposent à tous les copropriétaires, à leurs successeurs et à toute personne qui a un droit sur un lot : usufruitier, acheteur, locataire, occupant. Pour un locataire, le bailleur doit lui communiquer les règles et les décisions de l'AG qui le concernent ; voir l'article sur la location.

En pratique

• Demandez au syndic une version consolidée des statuts et du ROI, avec les modifications votées depuis l'origine.
• Avant d'inscrire une modification à l'ordre du jour, faites préparer le texte par le notaire : l'AG vote alors une formulation précise.
• Prévoyez le coût de l'acte notarié dans la décision.