Logiciel de copropriété pour un petit immeuble : ce qu’il faut vraiment, de 2 à 20 lots

Ce que la loi demande, même à 4 lots

Une maison divisée en trois appartements vendus à trois ménages est une copropriété au sens du Code civil, exactement comme un immeuble de 150 logements : le régime joue dès qu’un immeuble bâti est divisé en lots qui mêlent du privatif et une part des communs (art. 3.84, al. 1), et ses articles sont impératifs. Le détail, cas par cas, est dans Petite copropriété de 2 à 5 lots. Voici ce qui reste dû quel que soit le nombre de lots :

• Un syndic, bénévole ou non, avec un contrat écrit même si le mandat est gratuit, pour trois ans au plus (art. 3.89, § 1). La loi ne connaît pas de copropriété sans syndic.
• Une assemblée générale par an, convoquée au moins quinze jours à l’avance, qui approuve les comptes, vote le budget et donne décharge au syndic (art. 3.87, § 2 et § 3).
• Un procès-verbal, rédigé pendant la séance et signé avant la levée de la séance par le président, le secrétaire et les copropriétaires encore présents (art. 3.87, § 10). Sans PV, les décisions n’existent pas, et le notaire réclame les PV des trois dernières années le jour où un lot est vendu. Voir Le procès-verbal d’AG.
• Deux comptes bancaires au nom de l’association, un pour le fonds de roulement, un pour le fonds de réserve, jamais le compte personnel de celui qui gère (art. 3.86, § 3).
• Un fonds de réserve alimenté chaque année d’au moins 5 % des charges communes ordinaires de l’exercice précédent, sauf renonciation votée aux quatre cinquièmes (art. 3.86, § 3). Voir Le fonds de réserve.
• Un décompte annuel : les comptes présentés à l’assemblée font apparaître les recettes et dépenses, la trésorerie, les deux fonds et le solde de chaque copropriétaire (art. 3.89, § 5, 15°). Voir Le décompte annuel des charges.
• Un commissaire aux comptes, désigné chaque année, copropriétaire ou non, qui vérifie le travail du syndic (art. 3.91). À deux lots : l’un est syndic, l’autre commissaire.

Ce que la loi allège sous 20 lots

Le seuil est partout le même : vingt lots, caves, garages et parkings non comptés. Quatre appartements, quatre caves et deux garages font quatre lots. En dessous :

• La comptabilité peut être simplifiée (art. 3.89, § 5, 15°). Elle doit tout de même faire apparaître les recettes et dépenses, la situation de trésorerie, le montant du fonds de roulement et du fonds de réserve, et les créances et dettes envers chaque copropriétaire. Le plan comptable normalisé de l’arrêté royal du 12 juillet 2012 ne s’impose qu’à partir de vingt lots. Voir La comptabilité de la copropriété.
• Le conseil de copropriété est facultatif (art. 3.90, § 1) ; l’assemblée peut en créer un, mais à trois ou cinq copropriétaires, elle joue déjà ce rôle. Voir Conseil de copropriété et commissaire aux comptes.

C’est tout. Budget prévisionnel, évaluation des contrats, mise en concurrence : les autres missions du syndic (art. 3.89, § 5) s’appliquent en entier, à 4 lots comme à 40. Une « comptabilité simplifiée » n’est pas un relevé de banque : chaque opération est classée et chaque versement imputé au bon lot.

Ce qui prend du temps chaque trimestre à un bénévole

Le travail ne rétrécit pas avec le nombre de lots. Dans un immeuble de 4 à 20 lots, le syndic bénévole retrouve chaque trimestre les mêmes trois soirées :

• Classer le relevé bancaire. Chaque ligne de l’extrait recopiée dans un tableur, avec sa catégorie (eau, ascenseur, assurance) et sa clé de répartition.
• Pointer les paiements. Des libellés libres (« Dupont 3eme etage 2eme trimestre ») à déchiffrer pour savoir quel lot a payé quel appel de fonds, et retrouver qui est en retard.
• Relancer. Un e-mail par retardataire, avec le montant exact dû à recalculer ; puis, au bout d’un moment, une mise en demeure à rédiger.

Et une fois par an : le décompte lot par lot, la convocation quinze jours avant, le PV le soir de l’assemblée avec les majorités recalculées à la main.

Ce que fait Syndo pour un immeuble de 4 à 20 lots

Syndo est un logiciel de gestion de copropriété pour les syndics non professionnels en Belgique. Il ne vous demande pas de tenir une comptabilité : il la tient à partir de vos relevés bancaires, en trois gestes par trimestre.

1. DéposerLes relevés de votre banque (export CSV ou fichiers CODA), quelle qu’elle soit : les opérations s’ajoutent sans rien recopier. L’acte de base et le dernier décompte : lots, quotités et copropriétaires sont lus, puis relus par vous. Jamais vos codes bancaires.
2. ValiderVos règles, puis l’IA, proposent une catégorie et une clé pour chaque opération. Vous validez une par une, les sûres d’un coup, ou tout d’un coup après confirmation ; une correction devient une règle.
3. EnvoyerLes appels de fonds par quotités, un PDF par copropriétaire avec QR code et communication structurée. Les retards sont repérés dès l’échéance et les relances préparées, envoyées seulement après votre accord.

Le reste de l’année : la convocation d’AG (délai de quinze jours calculé, canal vérifié pour chacun), le PV rédigé pendant la séance à partir des présences et des votes et signé sur place, les relevés d’eau saisis et répartis, le décompte de chauffage collectif vérifié, le fonds de réserve suivi sur son compte à part avec le minimum de 5 % calculé chaque année. La comptabilité produite est la comptabilité simplifiée permise sous 20 lots, chaque montant relié à sa pièce.

L’interface est en français ; la version néerlandaise est en préparation. Rien n’est vendu avant l’ouverture commerciale : à l’ouverture, 30 jours d’essai gratuit, sans carte bancaire.

Le prix pour votre immeuble

Un seul prix par lot : 4 € par lot et par mois en formule annuelle (48 € par lot et par an, payés en une fois), ou 5 € par lot et par mois en formule mensuelle, sans engagement. TVA comprise, pas de frais d’ouverture, pas de facturation à l’acte.

Pour un immeuble de 4 lots, cela revient à 192 € par an pour l’association. Pour comparer avec d’autres logiciels, voir le comparatif des logiciels de syndic.

Questions fréquentes

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