Gérer sa copropriété sur Excel : ce qui marche, ce qui casse, et quand changer

Ce qui marche : 2 ou 3 lots, une AG simple

Beaucoup de maisons divisées en deux ou trois appartements se gèrent sur un tableur depuis des années, et c’est légal : aucun texte n’impose un logiciel de copropriété. Ce que la loi exige, c’est que la comptabilité, même simplifiée, fasse apparaître les recettes et les dépenses, la situation de trésorerie, le montant du fonds de roulement et du fonds de réserve, et les créances et dettes de chaque copropriétaire (art. 3.89, § 5, 15°). Un tableur bien tenu peut le faire. Voir La comptabilité de la copropriété.

À deux ou trois, les conditions sont réunies : une seule clé de répartition (les quotités de l’acte de base), des appels de fonds que chacun paie à l’heure parce qu’on se croise dans le hall, une assemblée par an sans procuration ni vote serré. Le tableur fait alors ce qu’on lui demande : une colonne de dépenses, une ligne par lot, un solde.

Même à deux, trois choses ne se négocient pas : un syndic désigné avec un contrat écrit (art. 3.89, § 1), deux comptes bancaires au nom de l’association (art. 3.86, § 3) et un PV signé à chaque assemblée (art. 3.87, § 10). Le tableur ne les remplace pas. Détail dans Petite copropriété de 2 à 5 lots.

Ce qui casse, et à quel moment

• La répartition par quotités et les arrondis au centime. Une facture de 1 250 € sur 1 000 quotités donne des parts à trois décimales ; arrondies une à une, elles ne font plus 1 250 €. Avec deux clés (charges générales sur 1 000, ascenseur sur 880 sans le rez), la formule se dédouble, et une cellule décalée fausse le décompte de tout le monde. Le calculateur de quotes-parts fait ce calcul avec la somme vérifiée, au centime près.
• Les paiements à pointer. Chaque trimestre, il faut relire l’extrait, reconnaître « Dupont 3eme etage 2eme trimestre », l’imputer au bon lot et au bon appel. À 8 lots et 4 appels par an, c’est 32 virements à retrouver, plus les retards et les paiements partiels. Le solde affiché par le tableur n’est juste que si rien n’a été oublié.
• Le fonds de réserve mélangé. Le fonds de réserve doit être sur son propre compte et alimenté chaque année d’au moins 5 % des charges ordinaires de l’exercice précédent (art. 3.86, § 3). Dans un tableur, il devient vite une ligne parmi d’autres : une avance pour payer la chaudière n’est jamais remboursée, et à l’assemblée, le montant comptable ne correspond plus au solde du compte. Voir Le fonds de réserve.
• Le PV refait le soir. Le PV doit être rédigé pendant la séance, mentionner la majorité atteinte pour chaque décision et le nom des opposants et abstentionnistes, et être signé avant la levée de la séance par le président, le secrétaire et les copropriétaires encore présents (art. 3.87, § 10). Les majorités recalculées sur un coin de table, puis recopiées le lendemain, donnent un PV que le juge de paix ne peut pas vérifier. Voir Le procès-verbal d’AG.
• La transmission au successeur. Le syndic sortant remet le dossier complet dans les trente jours (art. 3.89, § 5, 7°). Un classeur Excel aux formules personnelles, des factures dans une boîte mail et des PV dans un tiroir ne se transmettent pas : le nouveau syndic repart de zéro, et le commissaire aux comptes ne peut rien vérifier. Voir Changer de syndic.

Votre tableur est-il en règle ? Six points

Chaque point reprend une exigence du Code civil ; deux outils gratuits vous aident à vérifier.

1. La somme des quotes-parts de chaque facture est exactement égale à la facture, après arrondi au centime, pour chaque clé de répartition.Vérifier : calculateur de quotes-parts →
2. Chaque versement de copropriétaire est imputé à un lot et à un appel de fonds précis ; le solde de chaque lot est connu à tout moment (art. 3.89, § 5, 15°).
3. Le fonds de réserve a son propre compte bancaire, et le montant que porte le tableur correspond au solde de ce compte (art. 3.86, § 3).Vérifier : minimum du fonds de réserve →
4. Les versements au fonds de réserve de l’exercice atteignent au moins 5 % des charges communes ordinaires de l’exercice précédent (art. 3.86, § 3).Vérifier : minimum du fonds de réserve →
5. Chaque dépense est reliée à une facture au nom de l’association, et le commissaire aux comptes peut les consulter avant l’assemblée (art. 3.91).Vérifier : autodiagnostic de la copropriété →
6. Les trois derniers PV sont signés, avec la majorité atteinte et le nom des opposants pour chaque décision, et classés au registre (art. 3.87, § 10 et § 12).Vérifier : autodiagnostic de la copropriété →

Quand passer à un logiciel

Pas à cause de la taille : à cause des soirées. Les signes qui reviennent chez les syndics bénévoles qui franchissent le pas :

• Plus d’une clé de répartition (ascenseur, eau par compteur, chauffage collectif) : les formules se multiplient, et une erreur dans l’une se répercute sur tous les lots.
• Un copropriétaire qui paie en retard, en plusieurs fois, ou qui conteste son solde : il faut pouvoir montrer, virement par virement, ce qu’il a payé et ce qu’il doit. Voir Les impayés de charges.
• Un changement de syndic en vue : le dossier doit pouvoir être remis en trente jours, lisible par quelqu’un qui n’a pas construit le tableur.
• Une assemblée avec des procurations ou un vote qui se joue à quelques quotités : le PV doit être prêt et signé en fin de séance.

Syndo fait le travail que le tableur ne fait pas : les relevés bancaires sont déposés (export CSV ou CODA), vos règles puis l’IA proposent une catégorie et une clé pour chaque opération et vous validez ; les appels de fonds sont calculés sur les quotités de l’acte de base avec un QR code par lot, les paiements reconnus par leur communication structurée, les relances préparées avec le montant exact dû ; le fonds de réserve est suivi sur son compte à part, le PV s’écrit pendant la séance et le dossier complet s’exporte pour un successeur. Prix : 4 € par lot et par mois en annuel (5 € en mensuel), caves, garages et parkings gratuits ; pour un immeuble de 8 lots, 384 € par an. Voir Logiciel de copropriété pour un petit immeuble.

Nous ne proposons pas de modèle Excel à télécharger : un modèle figé reproduit la formule la plus fragile, celle de la répartition par quotités. Le calculateur de quotes-parts la remplace, gratuitement et au centime près, avec un tableau à copier dans votre décompte.

Questions fréquentes

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