Uw VME beheren in Excel: wat werkt, wat misloopt, en wanneer u overstapt

Wat werkt: 2 of 3 kavels, een eenvoudige vergadering

Veel huizen die in twee of drie appartementen zijn opgesplitst, worden al jaren met een rekenblad beheerd, en dat mag: geen enkele tekst legt software voor mede-eigendom op. Wat de wet eist, is dat de boekhouding, ook de vereenvoudigde, de ontvangsten en uitgaven, de thesaurie, het bedrag van het werkkapitaal en van het reservekapitaal, en de vorderingen en schulden van elke mede-eigenaar weergeeft (art. 3.89, § 5, 15°). Een goed bijgehouden rekenblad kan dat. Zie De boekhouding van de VME.

Met twee of drie zijn de voorwaarden vervuld: één verdeelsleutel (de aandelen uit de basisakte), provisieaanvragen die iedereen op tijd betaalt omdat u elkaar in de inkomhal tegenkomt, één vergadering per jaar zonder volmachten of nipte stemming. Het rekenblad doet dan wat u vraagt: een kolom uitgaven, een rij per kavel, een saldo.

Ook met twee staan drie dingen vast: een aangestelde syndicus met een schriftelijk contract (art. 3.89, § 1), twee bankrekeningen op naam van de vereniging (art. 3.86, § 3) en een ondertekend verslag bij elke vergadering (art. 3.87, § 10). Het rekenblad vervangt die niet. Details in Kleine VME van 2 tot 5 kavels.

Wat misloopt, en wanneer

• De verdeling volgens de aandelen en de afrondingen op de cent. Een factuur van € 1.250 op 1.000 aandelen geeft delen met drie decimalen; een voor een afgerond maken ze geen € 1.250 meer. Met twee sleutels (algemene lasten op 1.000, lift op 880 zonder het gelijkvloers) verdubbelt de formule, en één verschoven cel vervalst de afrekening van iedereen. De tool aandelen berekenen doet die berekening met gecontroleerde som, tot op de cent.
• De betalingen afpunten. Elk kwartaal moet u het uittreksel herlezen, ‘Janssens 3de verdieping 2de kwartaal’ herkennen, en de betaling aan de juiste kavel en de juiste provisieaanvraag toewijzen. Met 8 kavels en 4 aanvragen per jaar zijn dat 32 overschrijvingen om terug te vinden, plus de achterstallen en de gedeeltelijke betalingen. Het saldo in het rekenblad klopt alleen als niets is vergeten.
• Het reservekapitaal vermengd. Het reservekapitaal (reservefonds) hoort op een eigen rekening en wordt elk jaar met minstens 5 % van de gewone lasten van het vorige boekjaar aangevuld (art. 3.86, § 3). In een rekenblad wordt het snel een rij tussen de andere: een voorschot om de ketel te betalen wordt nooit terugbetaald, en op de vergadering klopt het boekhoudkundige bedrag niet meer met het saldo van de rekening. Zie Het reservekapitaal.
• Het verslag ’s avonds herschreven. Het verslag moet tijdens de vergadering worden opgesteld, per beslissing de behaalde meerderheid en de naam van de tegenstemmers en onthouders vermelden, en vóór het einde van de zitting worden ondertekend door de voorzitter, de secretaris en de nog aanwezige mede-eigenaars (art. 3.87, § 10). Meerderheden die op een hoek van de tafel worden herrekend en de dag erna overgetikt, geven notulen die de vrederechter niet kan nakijken. Zie Het verslag van de algemene vergadering.
• De overdracht aan de opvolger. De uittredende syndicus bezorgt het volledige dossier binnen dertig dagen (art. 3.89, § 5, 7°). Een Excel-bestand met persoonlijke formules, facturen in een mailbox en verslagen in een lade zijn niet over te dragen: de nieuwe syndicus begint van nul, en de commissaris van de rekeningen kan niets controleren. Zie Van syndicus veranderen.

Is uw rekenblad in orde? Zes punten

Elk punt gaat terug op een vereiste van het Burgerlijk Wetboek; twee gratis tools helpen u controleren.

1. De som van de aandelen van elke factuur is na afronding op de cent precies gelijk aan de factuur, voor elke verdeelsleutel.Controleren : aandelen berekenen →
2. Elke betaling van een mede-eigenaar is aan een kavel en aan een precieze provisieaanvraag toegewezen; het saldo van elke kavel is op elk moment bekend (art. 3.89, § 5, 15°).
3. Het reservekapitaal heeft een eigen bankrekening, en het bedrag in het rekenblad komt overeen met het saldo van die rekening (art. 3.86, § 3).Controleren : minimum reservefonds →
4. De stortingen in het reservekapitaal van het boekjaar bedragen minstens 5 % van de gewone gemeenschappelijke lasten van het vorige boekjaar (art. 3.86, § 3).Controleren : minimum reservefonds →
5. Elke uitgave is gekoppeld aan een factuur op naam van de vereniging, en de commissaris van de rekeningen kan ze vóór de vergadering inkijken (art. 3.91).Controleren : zelfdiagnose van uw VME →
6. De laatste drie verslagen zijn ondertekend, met per beslissing de behaalde meerderheid en de naam van de tegenstemmers, en opgenomen in het register (art. 3.87, § 10 en § 12).Controleren : zelfdiagnose van uw VME →

Wanneer overstappen op software

Niet om de grootte, wel om de avonden. De tekenen die bij vrijwillige syndici telkens terugkomen:

• Meer dan één verdeelsleutel (lift, water per meter, collectieve verwarming): de formules stapelen zich op, en een fout in de ene werkt door op alle kavels.
• Een mede-eigenaar die te laat, in schijven of helemaal niet betaalt, of zijn saldo betwist: u moet overschrijving per overschrijving kunnen tonen wat hij betaald heeft en wat hij verschuldigd is. Zie Onbetaalde lasten in de VME.
• Een wissel van syndicus in zicht: het dossier moet binnen dertig dagen overgedragen kunnen worden, leesbaar voor iemand die het rekenblad niet heeft gebouwd.
• Een vergadering met volmachten of een stemming die op enkele aandelen na wordt beslist: het verslag moet aan het einde van de zitting klaar en ondertekend zijn.

Syndo doet het werk dat het rekenblad niet doet: de rekeninguittreksels worden opgeladen (CSV-export of CODA), eerst uw regels en daarna de AI stellen voor elke verrichting een categorie en een verdeelsleutel voor, en u keurt goed; de provisieaanvragen worden berekend op de aandelen uit de basisakte met een QR-code per kavel, de betalingen herkend aan hun gestructureerde mededeling, de herinneringen klaargezet met het exacte verschuldigde bedrag; het reservekapitaal wordt op zijn eigen rekening opgevolgd, het verslag wordt tijdens de vergadering geschreven en het volledige dossier kan voor een opvolger worden geëxporteerd. Prijs: € 4 per kavel per maand in de jaarformule (€ 5 in de maandformule), kelders, garages en parkeerplaatsen gratis; voor een gebouw van 8 kavels € 384 per jaar. Zie Software voor een kleine VME.

Wij bieden geen Excel-model aan om te downloaden: een vast model herhaalt net de breekbaarste formule, die van de verdeling volgens de aandelen. De tool aandelen berekenen vervangt ze, gratis en tot op de cent, met een tabel die u in uw afrekening plakt.

Veelgestelde vragen

Lees ook in de gids