Ce que le syndic n'a pas à faire : les limites de son rôle, situation par situation

Le numéro que tout l'immeuble finit par composer

Un syndic bénévole devient vite la personne qu'on appelle pour tout. La tache au plafond, le chien du deuxième, le locataire qui ne paie plus, parfois la déclaration d'impôts. Ces demandes sont sincères. Les refuser sèchement abîme la confiance dont vous aurez besoin à la prochaine assemblée.

Le Code civil trace pourtant une frontière nette. L'association des copropriétaires (ACP) a pour objet, « exclusivement », la conservation et l'administration de l'immeuble (art. 3.86, § 3). Le syndic est son organe : il la représente et met en œuvre ce que l'assemblée générale a voté (art. 3.89, § 5, 1° et 4°). Une demande qui ne concerne ni les parties communes ni les comptes de l'ACP, et dont aucune décision de l'AG ne vous a chargé, n'est pas pour vous.

Dire non sans fermer la porte fait partie du travail. Pour chaque situation, voici la règle, puis ce que vous pouvez proposer à la place.

Une tache au plafond : d'abord, d'où vient l'eau ?

Le voisin attend du syndic qu'il « s'occupe du dégât des eaux ». Tout dépend pourtant de l'endroit où naît la fuite.

La règle. L'acte de base décrit les parties privatives et communes. Le règlement de copropriété fixe les droits et obligations de chacun à leur égard (art. 3.85, § 1er). Une colonne d'eau commune, la toiture ou la façade relèvent de l'ACP : le syndic agit, seul s'il le faut, au titre des actes conservatoires (art. 3.89, § 5, 2°). Le flexible d'une machine à laver ou le joint d'une baignoire relèvent du copropriétaire du lot d'où vient l'eau, de son occupant et de leurs assureurs.

Ce que vous pouvez faire. Aider à trouver l'origine, donner accès aux gaines, donner le nom de l'assureur de l'immeuble et le numéro de police. Si la police de l'immeuble couvre aussi les parties privatives, déclarer le sinistre reste votre rôle. La franchise se répartit alors selon le contrat d'assurance, les statuts ou la décision de l'AG.

Pour une fuite privative, renvoyez vers le voisin du dessus et son assureur (voir Assurances et dégâts des eaux).

Bruit, odeurs, animaux : une affaire entre voisins

On aimerait que le syndic « fasse cesser » le bruit ou fasse partir le chien qui aboie. Il n'en a pas le pouvoir, et c'est tant mieux pour lui.

La règle. Le Code civil règle les troubles de voisinage entre propriétaires voisins. Aucun ne doit causer à l'autre un trouble qui excède la mesure des inconvénients normaux du voisinage. On tient compte du moment, de la fréquence et de l'intensité du trouble, et celui qui rompt cet équilibre est tenu de le rétablir (art. 3.101, §§ 1er et 2). Dans un immeuble, s'y ajoutent les statuts, qui s'imposent aussi aux locataires (art. 3.93, § 1er), et le ROI, une fois qu'il leur a été communiqué (art. 3.93, § 5). L'action appartient au voisin qui subit le trouble ; l'ACP n'agit que si les parties communes ou le ROI sont en cause.

En cas de litige, le juge de paix du canton, juge de proximité, est la porte d'entrée habituelle des conflits de voisinage. Il est d'ailleurs compétent quel que soit le montant pour les contestations liées à la copropriété.

Ce que vous pouvez faire. Si le règlement d'ordre intérieur (ROI) encadre les horaires ou les animaux, rappelez la règle par écrit, à tous ou au seul lot concerné. Faire respecter le ROI fait partie de votre mission. Vous intervenez aussi quand le trouble déborde sur les communs, comme un hall encombré ou une cour devenue dépôt.

Pour le fond, les voisins se parlent, s'écrivent, puis passent par une médiation ou la conciliation devant le juge de paix. Mon conseil : ne prenez jamais parti dans une dispute de palier. Le syndic qui s'y risque y laisse souvent sa crédibilité pour tout le reste.

Une cuisine à refaire : l'« autorisation du syndic » n'existe pas

Avant de refaire une cuisine ou d'abattre une cloison, beaucoup de copropriétaires demandent l'accord du syndic. Ils n'en ont pas besoin, et vous n'avez pas à le donner.

La règle. Dans son lot, chacun fait ses travaux sans demander la permission, en respectant les statuts et le ROI. Dès que les travaux touchent les parties communes, c'est l'assemblée générale qui décide, à la majorité des deux tiers des voix (art. 3.88, § 1er, 1°, b). Pensez au mur porteur, à la façade, à la toiture, ou aux châssis si les statuts les rangent dans les communs. Le Code civil permet bien à un indivisaire de modifier le bien commun à ses frais. Il ne doit ni en changer la destination ni nuire aux droits des autres. Mais c'est « sous réserve d'autres dispositions » du livre 3 (art. 3.82, § 1er). Dans un immeuble à appartements, c'est donc la majorité de l'article 3.88 qui joue.

Une exception. Le copropriétaire qui veut poser à ses seuls frais des câbles et conduites d'énergie, d'eau ou de télécommunications dans les communs le peut. Il envoie au syndic, par recommandé, une description et un justificatif au moins deux mois avant le début des travaux. L'ACP peut s'y opposer dans les deux mois pour un intérêt légitime (art. 3.82, § 2).

Ce que vous pouvez faire. Inscrire la demande à l'ordre du jour de la prochaine AG et demander que les communs soient protégés pendant le chantier. Voir aussi Droits et obligations des copropriétaires et, pour le vote, Les travaux en copropriété.

Bailleur et locataire : un contrat où l'ACP n'a pas sa place

Un loyer impayé, une caution, un état des lieux de sortie : on le demande parfois au syndic. Tout cela se règle pourtant entre le bailleur et son locataire.

La règle. Le bail est un contrat entre le bailleur et le locataire ; l'ACP n'y est pas partie. Le locataire est tenu de respecter les statuts (art. 3.93, § 1er), ainsi que le ROI et les décisions de l'AG une fois qu'ils lui ont été communiqués, par son bailleur ou par le syndic (art. 3.93, § 5). Les charges de la copropriété sont dues par les copropriétaires. Vous adressez donc les appels de fonds au bailleur. Si le bail met une partie de ces charges à charge du locataire, c'est au bailleur de les récupérer auprès de lui.

Ce que vous pouvez faire. Afficher les dates des assemblées, comme la loi vous y oblige. Les occupants peuvent alors vous adresser par écrit leurs observations sur les parties communes (art. 3.89, § 5, 6°). Rappeler le ROI à un occupant qui ne le respecte pas, avec le bailleur en copie. Le reste se règle avec le bailleur, ou devant le juge de paix en cas de litige locatif (voir Louer son lot).

« Faites-le, on votera après » : la dépense que l'AG n'a pas décidée

La peinture du hall, un nouvel interphone : « tout le monde est d'accord », alors pourquoi attendre ? Je déconseille d'y céder, même pour quelques centaines d'euros.

La règle. Seul, le syndic accomplit les actes conservatoires et d'administration provisoire (art. 3.89, § 5, 2°) : couper une fuite, remplacer une vitre cassée, payer une facture d'énergie. Pour tout le reste, il met en œuvre ce que l'assemblée a voté (art. 3.89, § 5, 1°). Si la dépense dépasse le seuil de mise en concurrence voté par l'AG, il présente plusieurs devis, chacun fondé sur un cahier des charges (art. 3.88, § 1er, 1°, c, et art. 3.89, § 5, 11°). Un accord donné dans le couloir ou dans un groupe de messagerie n'est pas une décision de l'AG.

Ce que vous pouvez faire. Réunir deux ou trois devis, chiffrer la quote-part de chaque lot, inscrire le point à l'ordre du jour. Si la dépense ne peut pas attendre, convoquez une AG extraordinaire. Dépenser sans vote, c'est devoir s'en expliquer devant l'AG, qui peut refuser de ratifier.

Clés, colis, impôts : le syndic n'est pas un concierge

Garder un double des clés, ouvrir à un artisan, relever le courrier, expliquer comment déduire des travaux. Rien de cela ne relève de la conservation ni de l'administration de l'immeuble (art. 3.86, § 3).

Méfiez-vous surtout du conseil fiscal ou juridique : il engage celui qui le donne, et un syndic bénévole n'a ni la formation ni l'assurance pour cela. Renvoyez vers un notaire, un avocat, un comptable ou le SPF Finances.

Le nettoyage des communs ou un gardiennage peuvent exister, mais parce que l'AG les a décidés ou qu'un contrat les prévoit. Si vous voulez les assurer vous-même contre rémunération, il vous faut l'autorisation préalable de l'assemblée (art. 3.89, § 5, 13°).

Rien ne vous empêche de rendre service à titre personnel, comme n'importe quel voisin, en le présentant ainsi. Si le besoin est collectif, proposez à l'AG une boîte à clés sécurisée ou un contrat de nettoyage.

Entre deux copropriétaires, le syndic reste neutre

Écrire au voisin « au nom de la copropriété », témoigner pour l'un, attaquer un autre lot pour un différend privé : c'est la demande à refuser le plus nettement.

La règle. Le syndic représente l'ACP, en justice comme dans la gestion des affaires communes (art. 3.89, § 5, 4°). C'est l'ACP qui a qualité pour agir en justice ; un copropriétaire peut exercer seul les actions relatives à son lot, après en avoir informé le syndic (art. 3.92, § 1er). Mettre la voix de l'ACP au service d'un copropriétaire contre un autre détourne ce mandat.

Ce que vous pouvez faire. Prendre acte de l'information et transmettre un document de l'ACP auquel le copropriétaire a droit. Agir vous-même, aussi, quand l'intérêt de l'ACP est en jeu : un impayé de charges, une atteinte aux parties communes, une violation du ROI. Pour le différend lui-même, le copropriétaire s'adresse à son avocat ou directement au juge de paix.

Joignable, mais pas de garde jour et nuit

La loi demande au syndic de faire afficher, à l'entrée de l'immeuble, de quoi le joindre sans délai (art. 3.89, § 2). Aucun article ne l'oblige à décrocher à trois heures du matin. Un bénévole travaille et dort comme tout le monde : organisez l'urgence pour qu'elle ne dépende pas de vous.

• Affichez dans le hall, à côté de vos coordonnées, les numéros d'urgence de l'immeuble : assistance de l'assureur, ascensoriste, chauffagiste, plombier habituel.
• Indiquez à chaque occupant où se trouvent les vannes d'eau et de gaz et le tableau électrique des communs.
• Demandez à l'AG de désigner un suppléant pour vos absences, par exemple un membre du conseil de copropriété s'il y en a un. Précisez dans la décision ce qu'il peut faire.
• Tenez les contrats d'entretien à jour : un contrat avec dépannage inclus vous épargne bien des appels.

À qui renvoyer, situation par situation

Répondre sans fâcher

Répondre par écrit rend deux services : le voisin repart avec une piste concrète, et vous gardez une trace si la demande revient. Adaptez le modèle, mais gardez la phrase qui propose quelque chose. Vous croiserez ce voisin dans l'escalier demain.

Questions fréquentes